Comment associer un compte client personnalisé, ne débutant par 411, pour etre identique au plan comptable de l'expert comptable ? Merci

celine-gardie · ‎avril 21, 2020

Steve_68 · ‎avril 21, 2020

Bonjour @celine.gardie,

avec votre question vous touchez à un point fondamentale du logiciel. Vous ne pouvez pas vraiement changer la racine de vos comptes clients. Quickbooks est programmé pour fonctionner avec la racine 411.

De façon partique je ne vois qu'une solution pour vous: Vous pouvez créer vos clients comme vous avez l'habitude de faire et vous laissez simplement le "411" devant.

Exemple:

Si vos clients se nomment par ex. "07_boulangerie_Asterix", alors utilisez peut-être le compte Quickbooks "41107_boulangerie_Asterix", comme ça vous vous retrouvez facilement. Le 411 n'est pas vraiement une contrainte. Après le 411 il reste encore beaucoup de place pour bien nommer vos clients.

De plus dans le plan comptable le compte des créances clients est le 411 et une compta auxiliaire utilse ce compte comme sa racine des comptes clients. Il est donc préferable de dire plutôt à votre expert-comptable d'adapter sa façon de nommer les comptes clients que de demander à Quickbooks de déroger au plan comptable.

Il existe une fonctionalité ici dans le plan comptable Quickbooks "le compte rattaché" qui permets de définir des sous-comptes pour un compte du plan comptable, mais cette fonctionalité est plus orienté "centres de coût" ou une séparation plus fini d'une charge selon des critères secondaires.

A très bientôt

Steve68

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Steve_68 · ‎avril 21, 2020

Bonjour @celine.gardie,

avec votre question vous touchez à un point fondamentale du logiciel. Vous ne pouvez pas vraiement changer la racine de vos comptes clients. Quickbooks est programmé pour fonctionner avec la racine 411.

De façon partique je ne vois qu'une solution pour vous: Vous pouvez créer vos clients comme vous avez l'habitude de faire et vous laissez simplement le "411" devant.

Exemple:

Si vos clients se nomment par ex. "07_boulangerie_Asterix", alors utilisez peut-être le compte Quickbooks "41107_boulangerie_Asterix", comme ça vous vous retrouvez facilement. Le 411 n'est pas vraiement une contrainte. Après le 411 il reste encore beaucoup de place pour bien nommer vos clients.

De plus dans le plan comptable le compte des créances clients est le 411 et une compta auxiliaire utilse ce compte comme sa racine des comptes clients. Il est donc préferable de dire plutôt à votre expert-comptable d'adapter sa façon de nommer les comptes clients que de demander à Quickbooks de déroger au plan comptable.

Il existe une fonctionalité ici dans le plan comptable Quickbooks "le compte rattaché" qui permets de définir des sous-comptes pour un compte du plan comptable, mais cette fonctionalité est plus orienté "centres de coût" ou une séparation plus fini d'une charge selon des critères secondaires.

A très bientôt

Steve68

Soraia · ‎avril 21, 2020

Bonjour celine.gardie !

Merci d'avoir contacté la communauté QuickBooks France.

Comme @STEVE68 vous l'a bien expliqué, vous pouvez créer les comptes du plan comptable pour vos clients, mais vous devez mettre le "411" devant.

QuickBooks France ne vous permet pas de faire autrement.

Cordialement.

Soraia

Jacques3 · ‎juin 08, 2021

Bonjour,

J'ai une question un peu similaire et j'ai beaucoup de mal à trouver une réponse claire où un article qui explique le fonctionnement de QB sur le sujet des comptes clients / fournisseurs et des comptes auxiliaires.

De manière générale: quel est le fonctionnement par défaut de la gestion des comptes auxiliaires dans quickbooks ?

Dans le FEC, j'ai l'impression que le compte 411 est systématiquement ventilé dans des comptes auxiliaires, c'est la colonne "CompAuxNum", ces comptes sont sous le format 411XXX alors que je n'ai rien a priori rien paramétré dans la fiche client.

Cela étant dis, il m'est impossible de retrouver cette liste exhaustive de comptes auxiliaires (automatiquement créé par QB) à d'autres endroits dans QB que dans le FEC:

la balance auxiliaire
le plan comptable
grand livre auxiliaire
je ne retrouve pas le compte 411XXX en le tapant dans la barre de recherche
impossible également d'avoir un état du compte auxiliaire en question

Du coup j'ai plusieurs questions:

- quelle est la règle que suit QB pour créer ces comptes automatiquement ? qu'est ce qu'il concatène ?

- est ce que lors de la clôture, j'ai la certitude que mes reports de créance seront bien ventilés dans les comptes auxiliaires ?

- Comment puis-je obtenir facilement cette liste de comptes auxiliaires nativement créés dans QB sans avoir à télécharger le FEC ?

- Comment je fais pour un avoir un état des soldes rapide des comptes clients avec le bon numéro de compte auxiliaire ?

Et enfin, quelle est la bonne pratique ? Est-ce que je laisse QB créer automatiquement les comptes auxiliaires ou bien je prends le pli de créer systématiquement un nouveau comptes 411 pour chaque nouveau client ?

J'espère avoir été clair, merci pour votre réponse.

Jacques

Steve_68a · ‎juin 09, 2021

Bonjour @Jacques3 ,

avec le temps je me suis rendu compte que QuickBooks est une solution formidable qui fonctionne pas toujours comme fonctionnent "les comptables". Donc lire les écritures dans un FEC est très loin de la préoccupation première de QuickBooks. J'utilise QB depuis pas mal de temps et j'ai suivi l'évolution autour de la création du FEC. Les développeurs l'ont programmé pour les experts-comptables. Bon je parle sous réserve, mais à mon avis, c'est directement dans l'interface qui crée le FEC que le programme ajoute les comptes auxiliaires et le 411. Ce n'est que ma théorie mais cela expliquerait vos observations.

Mais, il y a un grand avantage avec QuickBooks: Vous n'avez justement pas besoin de vous assurer que les reports de créance seront bien ventilés dans les comptes auxiliaires, car QB ne connais pas le report à nouveau pour son outil de facturation (bien entendu il y a l'écriture AN). Justement vous pouvez continuer à rapprocher les factures de 2020 en 2021 sans manipulation. Elles sont toutes encore là.

A mon avis pour bien profiter des fonctionnalités, il faut lâcher certains réflexes comptables (que nous avons tous, moi aussi) et penser comme des informaticiens.

En fin de compte, sur la majorité de mes dossiers, je suis passé au compte de tiers unique. J'utilise le 411000xx pour tous les clients. Après tout QB gère le dispatching sur les bon comptes clients et le lettrage se fait par le rapprochement bancaire. Au fond je n'ai plus besoin des comptes auxiliaires pour mon lettrage. Oui mon FEC contient un énorme 411000 avec tous les factures et paiements, mais il est "propre" et lettré, pas de souci à ce niveau.

A très bientôt

Steve68

tanuki · ‎juin 09, 2021

Bonjour @Jacques3,

Merci d’avoir contacté la Communauté Intuit QuickBooks Online France.

J'espère que vos questions ont été répondues. Merci @Steve_68a.

Je vous invite à consulter les articles suivants pour mieux comprendre le Plan comptable dans QuickBooks :

J'espère que ces informations vous seront utiles.

N’hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d’autres questions à propos de QuickBooks.

Je vous remercie et vous souhaite une bonne journée !

Cordialement,

Tânia

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

Jacques3 · ‎juin 09, 2021

Merci @Steve_68a pour votre retour qui clarifie certains points et m'indique certaines bonnes pratiques.

@tanuki est-ce que ce serait possible d'avoir un retour précis de Quickbooks sur mes questions ? De votre réponse va dépendre ma manière d'utiliser ou non des comptes auxiliaires.

A vous lire,

Merci beaucoup,

tanuki · ‎juin 09, 2021

Rebonjour @Jacques3,

Merci pour votre retour.

Les comptes auxiliaires dans QuickBooks doivent avoir la même racine pour que le logiciel les place dans les bonnes opérations.

Si vous voulez créer des comptes auxiliaires clients, vous pouvez le faire à partir du module Plan comptable, mais toujours avec la même racine du compte principal par défaut pour les clients : le

41100001.

Donc, vous pouvez ajouter des lettres ou chiffres à la racine 411, par exemple 411CLIENT OU 41100002.

À la création d'un client, vous pouvez ajouter le compte auxiliaire correspondant :

QuickBooks ajoute automatiquement le compte associé au client à toutes les opérations relationnées, et vous et votre expert-comptable peuvent faire le suivi à partir des rapports disponibles.

Vous pouvez consulter les comptes dans le Plan comptable de QuickBooks, sur le menu de gauche.

Si vous écrivez les trois premiers chiffres (racine) sur la barre de recherche, les comptes avec cette racine vont s'afficher.

Encore sur le module Plan comptable, vous pouvez cliquer sur Exécuter le rapport pour avoir un rapport avec les soldes de tous les comptes du Plan comptable.

N'hésitez pas à utiliser le bouton Personnaliser et à utiliser les filtres disponibles si vous voulez modifier le rapport pour des comptes spécifiques.

Dans le module Rapports, vous trouvez aussi d'autres possibilités d'avoir des rapports à propos des ventes et des comptes client. Voir les articles :

J’espère avoir répondu à l’ensemble de vos questions.

N’hésitez pas à revenir vers nous et à consulter nos articles d’aide disponibles sur la communauté QuickBooks.

Cordialement,

Tânia

Modératrice de la Communauté QuickBooks France