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Categorizar e corresponder transações bancárias no QuickBooks

Saiba como revisar transações bancárias e de cartão de crédito importadas e colocá-las nas contas corretas.

Depois de você conectar suas contas bancárias e de cartão de crédito, o QuickBooks faz download automaticamente das transações mais recentes. Ele as procura e tenta associá-las às transações que você já inseriu no QuickBooks. Se não for possível encontrar uma correspondência, ele criará um novo registro de transação para você.

Tudo o que você precisa fazer é aprovar a correspondência ou a transação criada recentemente. Veja como começar

Etapa 1: fazer download das transações bancárias e de cartão de crédito mais recentes

No caso de alguns bancos, o QuickBooks faz download das transações mais recentes disponíveis todas as noites por volta das 22h, horário do Pacífico. Alguns podem demorar um pouco mais. Você também pode atualizar manualmente suas contas a qualquer momento para obter as transações mais recentes disponíveis:

  1. Acesse o menu Transações bancárias.
  2. Acesse a guia Transações bancárias. 
  3. Clique em Atualizar.

Assim, todas as contas bancárias e de cartão de crédito serão atualizadas.

Dica: se for exibida uma mensagem sobre autenticação adicional, siga as etapas na tela para continuar a atualização. Nem todos os bancos exigem isso, mas para alguns é uma segurança adicional.

Veja o que fazer se tiver problemas para fazer download das transações.

Etapa 2: revisar e categorizar transações importadas

  1. Acesse o menu Transações bancárias.
  2. Selecione o bloco da conta que deseja revisar.
  3. Clique na guia Para análise para iniciar sua avaliação.

O QuickBooks envia as transações importadas para a guia Para análise. Revise-as uma por uma.

Você tem a opção de associar, adicionar ou ver várias correspondências de cada uma. Siga as etapas na seção para cada opção:

Corresponder significa que o QuickBooks associou a transação importada a uma transação já inserida. Isso as vincula para que não haja duplicatas.

Tudo o que você deve fazer é garantir que a correspondência esteja correta.

  1. Encontre uma transação importada na opção Corresponder da coluna Ação.
  2. Observe a DataDescriçãoBeneficiário e o valor gasto ou recebido.
  3. Clique na transação importada para expandir a exibição.
  4. Revise os Registros correspondentes encontrados no QuickBooks. Esta é a possível transação correspondente que já estava inserida no QuickBooks.
  5. Clique no link ao lado de cada correspondência para obter mais detalhes.
  6. Verifique se essa é a correspondência correta. Revise principalmente os campos Depositar emForma de pagamento, e Conta bancária nos formulários das transações existentes no QuickBooks.
  7. Se esta for a correspondência correta, feche a transação em aberto.
  8. Clique em Corresponder.

O QuickBooks agora sabe que a transação importada é a mesma que você já havia inserido. Ele conecta as duas para que não haja duplicatas. Seu trabalho acabou aqui.

Descubra por que há transações que não têm uma correspondência

Há casos em que algumas das transações não conseguem encontrar a correspondência nos registros existentes. Aqui estão as possíveis razões.

  • Os valores não coincidem
  • As datas não correspondem ou não estão fechadas
  • A conta bancária do pagamento não é a mesma do banco onde a correspondência está localizada
  • O pagamento foi conciliado
  • A transação já está associada a outra coisa
  • Há um problema de multimoeda com as taxas de câmbio

Adicionar significa que o QuickBooks não encontrou uma transação correspondente. Em vez disso, ele iniciou uma nova transação usando as informações do seu banco ou cartão de crédito.

Tudo o que você precisa fazer é garantir que não haja uma correspondência e aprovar:

  1. Encontre uma transação importada na opção Adicionar da coluna Ação.
  2. Clique na transação para expandir a exibição.
  3. Revise a Categoria recomendada. Essa é a conta em que o QuickBooks deseja categorizar a transação. Por exemplo, o QuickBooks pode sugerir categorizar uma despesa de combustível em Despesas de viagem. Você sempre pode alterar a categoria e colocá-la em uma conta diferente.
  4. Altere o fornecedor ou o cliente conforme necessário. Dica: se você acha que já inseriu essa transação no QuickBooks, clique na opção Localizar correspondência. Revise a lista de possíveis correspondências e se encontrar alguma, selecione-a.
  5. Quando estiver tudo certo, clique em Adicionar.

O QuickBooks usa essas informações para criar e adicionar uma nova transação às suas contas.

Observação: às vezes, o QuickBooks categoriza as transações nas contas Receita não categorizada ou Despesa sem categoria. Essas são contas temporárias. Se possível, sempre categorize as transações diretamente em contas de receitas ou despesas.

Exibir significa que o QuickBooks encontrou mais de uma possível correspondência.

Tudo o que você deve fazer é escolher a certa.

  1. Encontre uma transação importada na opção Exibir da coluna Ação.
  2. Clique em Exibir.
  3. Revise os Registros correspondentes encontrados no QuickBooks. Essas são as possíveis transações correspondentes que você já inseriu no QuickBooks.
  4. Clique no link ao lado de cada correspondência para obter mais detalhes.
  5. Verifique se uma delas é uma correspondência. Revise principalmente os campos Depositar emForma de pagamento, e Conta bancária nos formulários das transações existentes no QuickBooks.
  6. Compare as possíveis correspondências.
  7. Quando você encontrar a correspondência correta, feche as transações em aberto.
  8. Selecione a correspondência correta e clique em Corresponder.

Etapa 3: revisar transações correspondidas ou adicionadas

Depois que você corresponde ou adiciona, as transações importadas são registradas no QuickBooks. Você pode revisar seu trabalho e verificar se está tudo correto na guia Importadas.

Sempre é bom verificar isso logo após a revisão:

  1. Acesse o menu Transações bancárias.
  2. Selecione o bloco da conta que deseja revisar.
  3. Acesse a guia Importadas.
  4. Clique no link na coluna Adicionado ou Correspondido para revisar a transação.

Dica: Se você precisar alterar ou mover uma transação para uma conta diferente, siga estas etapas para desfazer ou desassociar isso. Faça todas as alterações antes de conciliações mensais.

Você pode dividir as transações, como uma grande despesa de viagem de negócios, em várias contas para monitorar melhorar.

  1. Acesse a guia Para análise.
  2. Selecione a transação importada para expandir a exibição.
  3. Se a opção na  coluna Ação for Corresponder, altere a opção Localizar para Categorizar.
  4. Clique em Dividir ao lado do botão Adicionar.

A janela Transação dividida é exibida.

  1. Selecione as Categorias (as contas) nas quais você deseja dividir a transação.
  2. Digite um valor para cada divisão.
  3. Selecione um Cliente para cada divisão.
  4. Quando terminar, clique em Aplicar e aceitar.

Exclua transações pessoais ou duplicadas para manter suas contas precisas:

  1. Acesse a guia Para análise.
  2. Marque a caixa de seleção de cada transação que deseja excluir.
  3. Clique em Excluir.

As transações excluídas são movidas para a guia Excluído. Elas não serão adicionadas ao QuickBooks nem importadas novamente.

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