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Configurar regras bancárias para categorizar transações bancárias on-line no QuickBooks

Saiba como usar regras bancárias para categorizar as transações do seu banco automaticamente.

Quando você importa transações do seu banco, deve categorizá-las para que sejam colocadas nas contas certas. As regras bancárias aceleram esse processo de análise.

É possível criar regras que categorizam as transações para você automaticamente. Quanto mais o QuickBooks usar suas regras bancárias, melhor será a categorização. Depois de algum tempo, ele conseguirá até digitalizar as transações e adicionar detalhes como beneficiários.

Etapa 1: criar uma regra bancária

  1. Acesse menu Transações bancárias. Depois, clique na guia Regras.
  2. Clique em Nova regra.
  3. Digite um nome no campo Que nome deseja atribuir a esta regra? campo.
  4. No menu suspenso Aplicar a transações que são ▼, selecione Entradas ou Saídas.
  5. Do Em ▼ no menu suspenso, selecione a conta bancária.
  6. Defina as condições da regra. Você pode definir uma regra com até 5 condições. Defina e inclua o seguinte. Depois, clique no link + Adicionar uma condição.
  7. Nos campos Condições, especifique se a regra se aplica a Descrição, Texto do banco, ou Valor. Depois, selecione Contém, Não contém, ou É exatamente para decidir como o QuickBooks aplica as regras.
  8. Selecione as configurações da regra. Escolha o Tipo de transação, a Categoria e o Beneficiário para aplicar.
  9. Clique em Salvar.

O QuickBooks aplicará suas regras às transações automaticamente na guia Para análise. É necessário revisar essas regras todos os dias.

Dica: é possível adicionar rapidamente uma regra de transações na guia Para análise. Basta escolher uma transação e clicar em Criar uma regra para abrir a janela e definir as condições de uma regra.

Se você configurou regras bancárias em um arquivo da empresa do QuickBooks, é possível exportá-las para outro arquivo da empresa.

  1. Acesse o arquivo da empresa do qual você quer exportar as regras bancárias.
  2. Acesse menu Transações bancárias. Depois, clique na guia Regras.
  3. Clique na lista suspensa Nova regra ▼ e em Exportar regras.
  4. Salve o arquivo de exportação no formato Excel.
  5. Feche o arquivo da empresa e acesse o arquivo da empresa para o qual deseja importar as regras.
  6. Acesse menu Transações bancárias. Depois, clique na guia Regras.
  7. Clique na lista suspensa Nova regra ▼ e em Importar regras.
  8. Clique em Procurar e localize o arquivo Excel exportado.
  9. Selecione as regras e os detalhes que você deseja importar.
  10. Siga as instruções para concluir a importação.

Etapa 2: revisar transações reconhecidas

Você pode ver que transações importadas foram reconhecidas por uma regra bancária. Na guia Para análise, clique em Reconhecidas no menu suspenso Todas as transações. Todas as transações reconhecidas por uma regra bancária serão listadas. Você também verá um rótulo "Regra" adicionado à transação.

Se estiver tudo certo, clique em Adicionar para mover a transação diretamente a uma conta no QuickBooks. Também é possível clicar nela e revisá-la antes de movê-la.

Observação: se o QuickBooks não souber como categorizar uma transação, ele usará as contas Receita sem categoria, Despesa sem categoria ou Ativo sem categoria para mantê-la temporariamente.
Não é possível usar essas contas para criar regras bancárias.

Próximas etapas: configurar o recurso de adição automática

Na página de Transações bancárias, é possível criar regras direcionadas para que transações específicas sejam aceitas automaticamente nos seus livros contábeis.
Dica: recomendamos começar com transações fáceis e consistentes, como despesas com aluguel ou gás. Assim que você se familiarizar com o recurso, será possível usá-lo para incluir mais transações.

  1. Siga as etapas para criar uma regra bancária.
  2. Clique em Confirmar automaticamente transações a que esta regra se aplica na janela Regras.
  3. Clique em Salvar.

Depois de criar uma regra Adicionar automaticamente, as transações na guia Para análise que atendem às condições serão adicionadas automaticamente. As regras Adicionar automaticamente são executadas quando você acessa, faz upload de um arquivo e cria ou modifica uma nova regra Adicionar automaticamente.

Se as regras bancárias não se aplicam às transações

Se as regras bancárias não se aplicam, pode ser porque você está usando uma regra com base no texto do banco quando pretendia criar uma regra com base na descrição ou vice-versa. Para explicar a diferença:

  • O texto do banco são exatamente as informações que o QuickBooks recebe do banco. O texto bancário é a transação que você veria listada em sua conta bancária ou em seu extrato bancário
  • O descrição é uma versão simplificada do texto do banco para facilitar a compreensão. Por exemplo, o QuickBooks pode simplificar o texto do banco para dizer apenas o nome de um fornecedor.

Por padrão, o QuickBooks mostra a descrição na sua lista de transações. Para exibir o texto do banco:

  1. Acesse Transações bancárias.
  2. Acima da tabela, acesse Configurações ⚙.
  3. Selecione Exibir detalhes bancários.

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