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Como eu faço para cadastrar esses contratos de serviços no sistema para emissão dos boletos mensais? Os contratos são anuais, o sistema avisa sobre a correçao?

Eu tenho 400 clientes com contratos anuais, emito faturas mensais para eles com um valor fixo de honorários + despesas variáveis. Tem como cadastrar esses contratos no sistema? O sistema me avisa quando for mês de correção dos honorários? Obrigado

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Equipe QuickBooks

Como eu faço para cadastrar esses contratos de serviços no sistema para emissão dos boletos mensais? Os contratos são anuais, o sistema avisa sobre a correçao?

Olá @rogerio 

 

Como você esta? Esperamos que esteja tudo bem :)

 

Seja bem vindo á nossa Comunidade!!!

 

Pensando no fluxo que você precisa, minha principal recomendação, logo de inicio, é que configure a sua emissão de Boletos. Eu separei o artigo abaixo para que você possa entender como registrar sua empresa para as emissões :)

 

Feita, então, esta configuração para emissões; vamos partir para o registro dos contratos de forma recorrente, onde o sistema criará, automaticamente, as faturas mensais dos seus contratos.

 

  1. Clique no ícone de engrenagem (canto superior direito da tela).
  2. Em seguida, clique em Transações recorrentes.
  3. Clique agora no botão Novo e, em Tipo de transação, escolha "Fatura". Avance com Ok.
  4. Dê um nome para o contrato no campo Nome do modelo.
  5. Em Tipo, deixe como "Programado".
  6. No campo Criar _ dias antes, você deve informar com quantos dias de antecedência, você deseja visualizar a mensalidade deste contrato (Exemplo: cada mensalidade se inicia no 5º dia de cada mês, mas preciso visualiza-las sempre no inicio do mês, então marco Criar 5 dias antes).
  7. Abaixo, no campo Cliente, selecione o cliente deste contrato. Caso ainda não o tenha criado, basta clicar em +Adicionar novo neste mesmo campo.
  8. Em Intervalo deixe a opção "Uma vez por mês".
  9. Nos campos ao lado (Em_ , _ de cada _ mês) você deve informar em qual dia do mês a fatura deve ser criada automaticamente (Exemplo: Em dia de cada 1 mês).
  10. Em Data de inicio você pode colocar a própria data em que esta criando a recorrência, ou uma data futura, onde o contrato se iniciará (não é possível marcar datas retroativas).
  11. Em Final, marque "Depois" e, então, digite 12 ocorrências. Estas "12 ocorrências" referem-se a todas as mensalidades de 1 ano, visto que seus contratos são anuais. Elas serão criadas obedecendo exatamente as configurações feitas até então, mas depois das 12 ocorrências, você poderá abrir este formulário de recorrência novamente, e alterar valores e até mesmo datas. 
  12. Agora, desça um pouco mais a página até o local onde é possível informar os Produtos/Serviços. Nesta etapa, selecione os serviços que serão cobrados mensalmente neste contrato. As "Despesas fixas" que você mencionou, por exemplo, podem ser criadas como um "Serviço" em seu estoque, pois você deve, primeiro, receber o valor que ira cobrir as despesas com este contrato. Caso ainda não tenha criado os "serviços" a serem cobrados, basta clicar em +Adicionar novo, no campo de Produto/Serviço.
  13. Salve o modelo no fim da página.

 

Caso tenha ficado com alguma dúvida sobre a criação das recorrências, utilize este artigo para compreender um pouquinho mais sobre o funcionamento deste recurso :)

 

Agora que criou e salvou a recorrência do contrato, basta aguardar até a data de criação de uma das ocorrências. Lembrando que o sistema antecipará a visualização das mensalidades, de acordo com o que configurou no campo "Criar _ dias antes".

 

Quando o sistema antecipar a visualização, sera possível localizar as faturas na tela de VendasTodas as vendas

 

Para emitir o boleto referente a mensalidade criada, sera preciso acessar a fatura criada e clicar em Emitir boleto registrado, localizado no fim da página da fatura.

 

Ressaltamos que a emissão dos boletos não ocorre de forma automática, sendo necessária a emissão manual em cada fatura criada.

 

Seguindo, então, todas as etapas acima; seus contratos deverão ficar registrados no QuickBooks como recorrentes, o que facilitara bastante a criação das mensalidades que precisa controlar. Depois é só gerenciar a emissão de boletos para cada contrato. São permitidas 100 emissões de boletos por mês, mas já estamos trabalhando para ampliar este limite.

 

Espero ter lhe ajudado!! Conte sempre conosco :)

Tudo de bom para você!!