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Como categorizar e corresponder transações bancárias no QuickBooks

RESOLVIDOpelo QuickBooksQuickBooks Online3Atualizado 7 dias atrás

Saiba como revisar transações bancárias e de cartão de crédito importadas e colocá-las nas contas corretas.

Depois de você conectar suas contas bancárias e de cartão de crédito, o QuickBooks faz download automaticamente das transações mais recentes. Ele as procura e tenta associá-las às transações que você já inseriu no QuickBooks. Se não for possível encontrar uma correspondência, ele criará um novo registro de transação para você.

Etapa 1: fazer download das transações bancárias e de cartão de crédito mais recentes

No caso de alguns bancos, o QuickBooks faz download das transações mais recentes disponíveis todas as noites por volta das 22h, horário do Pacífico. Alguns podem levar um pouco mais tempo que outros. Você também pode atualizar manualmente suas contas a qualquer momento para obter as transações mais recentes disponíveis:

  1. Acesse Financeiro, selecione Transações bancárias e clique em Transações bancárias (acesse aqui).
  2. Clique em Atualizar.

Assim, todas as contas bancárias e de cartão de crédito serão atualizadas.

Dica: se for exibida uma mensagem sobre autenticação adicional, siga as etapas na tela para continuar a atualização. Nem todos os bancos exigem isso, mas alguns o fazem para aumentar a segurança.

Veja o que fazer se tiver problemas para fazer download das transações.

Etapa 2: revisar e categorizar transações importadas

  1. Acesse Financeiro, selecione Transações bancárias e clique em Transações bancárias (acesse aqui).
  2. Selecione o bloco da conta que deseja revisar.
  3. Clique na guia Para revisão para iniciar sua avaliação.

O QuickBooks envia as transações importadas para a guia Para análise.Revise-os um por um.

Você tem a opção de associar, adicionar ou ver várias correspondências de cada uma. Siga as etapas na seção para cada opção:

Corresponder significa que o QuickBooks associou a transação importada àquela que você já inseriu. Isso as vincula para que não haja duplicatas.

Tudo o que você deve fazer é garantir que a correspondência esteja correta.

  1. Encontre uma transação importada com a opção Corresponder na coluna Ação.
  2. Observe a Data, a Descrição, o Beneficiário e o valor gasto ou recebido.
  3. Clique na transação importada para expandir a exibição.
  4. Revise os Registros correspondentes encontrados no QuickBooks. Esta é a possível transação correspondente que já estava inserida no QuickBooks.
  5. Clique no link ao lado de cada correspondência para obter mais detalhes.
  6. Verifique se essa é a correspondência correta. Em particular, revise o Depositar emForma de pagamento, ou Conta bancária campos em formulários para a transação existente no QuickBooks.
    Observação: Os campos exibidos podem ser diferentes dependendo da transação correspondente.
  7. Se esta for a correspondência correta, feche a transação em aberto.
  8. Clique em Corresponder.

O QuickBooks agora sabe que a transação importada é a mesma que você já havia inserido. Ele conecta as duas para que não haja duplicatas. Seu trabalho acabou aqui.

Descubra por que há transações que não têm uma correspondência

Há casos em que algumas das transações não conseguem encontrar a correspondência nos registros existentes. Aqui estão as possíveis razões.

  • Os beneficiários não correspondem
  • Os valores não coincidem
  • As datas não correspondem ou não estão fechadas
  • A transação tem mais de 6 meses
    Dica: Você ainda pode encontrar uma correspondência ao selecionar a seção Localizar correspondência .
  • A conta bancária do pagamento não é a mesma do banco onde a correspondência está localizada
  • O pagamento foi conciliado
  • A transação já está associada a outra coisa
  • Há um problema de multimoeda com as taxas de câmbio

Adicionar significa que o QuickBooks não encontrou uma transação correspondente. Em vez disso, ele iniciou uma nova transação usando as informações do seu banco ou cartão de crédito.

Tudo o que você precisa fazer é garantir que não haja uma correspondência e aprovar:

  1. Encontre uma transação importada com a opção Adicionar na coluna Ação.
  2. Clique na transação para expandir a exibição.
  3. Revise a Categoria recomendada. Essa é a conta em que o QuickBooks deseja categorizar a transação. Por exemplo, para uma despesa de combustível, o QuickBooks pode sugerir categorizá-la em despesas relacionadas a viagens. Você sempre pode alterar a categoria e colocá-la em uma conta diferente.
  4. Altere o fornecedor ou o cliente conforme necessário.
    Dica: Se você acha que já inseriu esta transação no QuickBooks, selecione o Localizar correspondência opção. Revise a lista de possíveis correspondências e se encontrar alguma, selecione-a.
  5. Revise e adicione outras informações obrigatórias ou ausentes.
  6. Quando estiver tudo certo, clique em Adicionar.

O QuickBooks usa essas informações para criar e adicionar uma nova transação às suas contas.

Observação: o QuickBooks às vezes categoriza as transações nas contas Receita sem categoria ou Despesa sem categoria. Essas são contas temporárias. Se possível, sempre categorize as transações diretamente em contas de receitas ou despesas.

Exibir significa que o QuickBooks encontrou mais de uma possível correspondência.

Tudo o que você deve fazer é escolher a certa.

  1. Encontre uma transação importada com a opção Exibir na coluna Ação.
  2. Selecione Exibir.
  3. Revise os Registros correspondentes encontrados no QuickBooks. Essas são as possíveis transações correspondentes que você já inseriu no QuickBooks.
  4. Clique no link ao lado de cada correspondência para obter mais detalhes.
  5. Verifique se uma delas é uma correspondência. Em particular, revise o Depositar emForma de pagamento, ou Conta bancária campos em formulários para as transações existentes no QuickBooks.
    Observação: os campos exibidos podem ser diferentes dependendo da transação correspondente.
  6. Compare as possíveis correspondências.
  7. Quando você encontrar a correspondência correta, feche as transações em aberto.
  8. Selecione a correspondência correta e clique em Corresponder.

Etapa 3: revisar transações correspondidas ou adicionadas

Depois que você corresponde ou adiciona, as transações importadas são registradas no QuickBooks. Você pode revisar seu trabalho e verificar se está tudo correto nas guias Categorizado ou Revisado.

Sempre é bom verificar isso logo após a revisão:

  1. Acesse Financeiro, selecione Transações bancárias e clique em Transações bancárias (acesse aqui).
  2. Selecione o bloco da conta que deseja revisar.
  3. Acesse as guias Categorizado ou Revisado.
  4. Selecione o link na coluna Adicionado ou correspondido para revisar a transação.

Dica: se você precisar alterar ou mover uma transação para uma conta diferente, siga estas etapas para desfazer ou desassociar. Faça todas as alterações antes de realizar suas conciliações mensais.

Você pode dividir as transações, como uma grande despesa de viagem de negócios em várias contas para monitorar melhor.

  1. Acesse a guia Para revisãoguia Para revisão.
  2. Selecione a transação importada para expandir a exibição.
  3. Se a opção no Ação coluna é Corresponder, altere o Localizar correspondência para Categorizar.
  4. Selecione Dividir ao lado do botão Adicionar.

Isso abre a janela Dividir transação.

  1. No menu suspenso Categoria, selecione as categorias (contas) que deseja dividir a transação.
  2. Insira um Valor para cada divisão.
  3. Selecione um Cliente para cada divisão.
  4. Quando terminar, selecione Aplicar e aceitar.

Exclua transações pessoais ou duplicadas para manter suas contas precisas:

  1. Acesse a guia Para revisãoguia Para revisão.
  2. Marque a caixa de seleção de cada transação que deseja excluir.
  3. Clique em Excluir.

As transações excluídas são movidas para a guia Excluído. Elas não serão adicionadas ao QuickBooks nem importadas novamente.

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