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Como criar regras bancárias para categorizar transações bancárias on-line no QuickBooks

RESOLVIDOpelo QuickBooksQuickBooks Online27Atualizado julho 14, 2022

Saiba como usar regras bancárias para categorizar as transações do seu banco automaticamente.

Ao importar transações do seu banco, você precisa categorizá-las para direcioná-las às contas certas. As regras bancárias aceleram esse processo.

É possível criar regras que categorizem as transações para você automaticamente. Quanto mais o QuickBooks usar suas regras bancárias, melhor será a categorização. Depois de algum tempo, o sistema conseguirá até detectar transações e adicionar informações, como beneficiários.

Etapa 1: criar uma regra bancária

  1. Acesse Financeiro e clique em Regras (Leve-me lá).
  2. Clique em Nova regra.
  3. Digite um nome no campo Que nome deseja atribuir a esta regra?
  4. No menu suspenso Aplicar a transações que são ▼, selecione Entradas ou Saídas.
  5. No menu suspenso Em ▼, selecione a conta bancária.
  6. Configure as condições da regra. Você pode definir uma única regra com até cinco condições. Defina o campo e incluir o seguinte. Depois, clique no link + Adicionar uma condição.
  7. Nos campos de condição, especifique se a regra se aplica a Descrição, Texto do banco ou Valor. Depois, determine se Contém, Não contém ou É exatamente para definir como o QuickBooks aplica as regras.
  8. Selecione as configurações da regra. Escolha o Tipo de transação, a Categoria e o Beneficiário.
  9. Clique em Salvar.

O QuickBooks aplicará suas regras às transações automaticamente na guia Para análise. É necessário revisar essas regras todos os dias.

Dica: você pode adicionar uma regra para transações na guia Para revisão sem complicação. Basta escolher uma transação e clicar em Criar uma regra para abrir a janela e definir as condições da regra.

Se você configurou regras bancárias em um arquivo de empresa do QuickBooks, é possível exportá-las para outro arquivo de empresa:

  1. Acesse o arquivo de empresa do qual você quer exportar as regras bancárias.
  2. Acesse Financeiro e clique em Regras (Leve-me lá).
  3. Clique na lista suspensa Nova regra ▼ e em Exportar regras.
  4. Salve o arquivo de exportação no formato Excel.
  5. Feche o arquivo de empresa e acesse o arquivo de empresa ao qual as regras serão importadas.
  6. Acesse Financeiro e clique em Regras (Leve-me lá).
  7. Clique na lista suspensa Nova regra ▼ e em Importar regras.
  8. Clique em Procurar e localize o arquivo Excel exportado.
  9. Selecione as regras e os dados que você quer importar.
  10. Siga as instruções para concluir a importação.

Etapa 2: revisar transações reconhecidas

Você pode ver quais transações importadas foram reconhecidas em uma regra bancária. Na guia Para análise, clique em Reconhecidas no menu suspenso Todas as transações ▼. Todas as transações reconhecidas por uma regra bancária serão exibidas. Você também verá um rótulo "Regra" adicionado à transação.

Se estiver tudo certo, clique em Adicionar para mover a transação diretamente para uma conta no QuickBooks. Se quiser, você também pode clicar nela e revisá-la antes.

Observação: se o QuickBooks não souber como categorizar uma transação, ele usará as contas "Receita sem categoria", "Despesa sem categoria" ou "Ativo sem categoria" para armazená-la temporariamente.
Não é possível usar essas contas para criar regras bancárias.

Próximas etapas: configurar o recurso de adição automática

Você pode criar regras direcionadas para que transações específicas sejam automaticamente lançadas nos seus livros contábeis na página Transações bancárias (acesse aqui).

Dica: recomendamos começar com transações simples e constantes, como despesas com aluguel ou gás. Assim que você se sentir confortável com o recurso, pode usá-lo para mais transações.

  1. Siga o procedimento abaixo para criar uma regra bancária.
  2. Selecione Confirmar automaticamente transações a que esta regra se aplica na janela "Regras".
  3. Clique em Salvar.

Depois de criar uma regra de adição automática, todas as transações na guia Para revisão que atendem às condições são adicionadas automaticamente. As regras de adição automática são executadas quando você acessa sua conta, carrega um arquivo ou cria ou modifica uma regra de adição automática.

As regras bancárias não se aplicam às transações

Se as regras bancárias não se aplicam, pode ser que você esteja usando uma regra com base na mensagem do banco quando pretendia criar uma regra com base na descrição ou vice-versa. A diferença é a seguinte:

  • A mensagem do banco é exatamente a informação que o QuickBooks recebe do banco. Essa mensagem é a transação que você veria listada na sua conta bancária ou no seu extrato bancário.
  • A descrição é uma versão simplificada da mensagem do banco para facilitar a compreensão. Por exemplo, o QuickBooks pode simplificar a mensagem do banco para se limitar a informar apenas o nome de um fornecedor.

Por padrão, o QuickBooks mostra a descrição na sua lista de transações. Para exibir a mensagem do banco:

  1. Acesse Financeiro, selecione Transações bancárias e clique em Transações bancárias (acesse aqui).
  2. Acima da tabela, acesse as configurações ⚙.
  3. Selecione Exibir detalhes bancários.

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