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Adicionar e gerenciar clientes no QuickBooks

RESOLVIDOpelo QuickBooksQuickBooks Online9Atualizado 5 dias atrás

Saiba como adicionar, editar, excluir ou mesclar clientes no QuickBooks.

Conforme seu negócio cresce, é importante manter a organização e monitorar seus clientes. No QuickBooks, você pode adicionar perfis de clientes para adicioná-los a transações ou faturas. Veja como adicionar clientes e manter sua lista de clientes atualizada.

Adicionar um novo cliente

Adicione seus clientes à lista de clientes para que você possa monitorar suas transações futuras no QuickBooks.

Veja como:

  1. Acesse Vendas e despesas e clique em Clientes (Leve-me lá).
  2. Clique em Novo cliente.
  3. No Nome de exibição do cliente ,digite o que deseja exibir para o cliente. (este é um campo obrigatório)
  4. Em seguida, revise cada seção e insira outras informações importantes do cliente.
  5. Clique em Salvar.

Importar clientes de um arquivo do Excel

Se você tem uma planilha com informações de clientes, é possível importar tudo para o QuickBooks de uma vez só.

Quando a planilha do Excel estiver pronta, siga os passos abaixo para importá-la para o QuickBooks:

  1. Acesse Vendas e despesas e clique em Clientes (Leve-me lá).
  2. Clique no menu suspenso ▼ ao lado de Novo cliente, então Importar clientes.
  3. Selecione Navegar.
  4. Siga as etapas para fazer upload do arquivo do Excel e clique em Próximo.
  5. Associe os campos do arquivo aos campos correspondentes no QuickBooks e clique em Avançar.
  6. Selecione os clientes a serem importados e clique em Importar.

Adicionar um cliente secundário

Você tem a opção de criar clientes secundários nos seus clientes de nível superior (também conhecidos como clientes principais). Isso é útil se você deseja monitorar clientes individuais que também fazem parte de um grupo ou de uma grande organização.

Embora você possa ter clientes secundários ilimitados, as contas principais só podem ter clientes secundários em até quatro níveis.

Se você ainda não adicionou o cliente principal, adicione-o primeiro como um novo cliente (consulte as etapas acima). Em seguida, adicione cada cliente secundário da seguinte maneira:

  1. Acesse Vendas e despesas e clique em Clientes (Leve-me lá).
  2. Clique em Novo cliente.
  3. Insira o nome e as informações de contato do cliente secundário.
  4. Selecione o É um cliente secundário caixa de seleção.
  5. No Principal cliente ▼ no menu suspenso, selecione a conta principal.
  6. Selecione Faturar cliente principal se desejar cobrar o cliente com o principal. Deixe essa opção desmarcada se desejar cobrar o cliente secundário por conta própria.
  7. Revise cada seção e insira as informações necessárias para o cliente secundário.
  8. Clique em Salvar.

Observação: Se você precisar transformar um cliente secundário em um cliente de nível superior no futuro, basta editar o perfil do cliente secundário e desmarcar a caixa de seleção É um cliente secundário caixa de seleção.

Editar um cliente

Quando você editar informações do cliente, as alterações serão refletidas em outras áreas do arquivo da sua empresa, inclusive nas faturas enviadas anteriormente. O QuickBooks também atualiza todos os modelos recorrentes que usam informações anteriores, como endereços de cobrança, envio e e-mail, além da forma e condições de pagamento preferenciais. 

Veja como editar as informações de um cliente:

  1. Acessar ​Vendas e despesas e selecione Clientes (Leve-me lá).
  2. Selecione o cliente que deseja atualizar.
  3. Clique em Editar.
  4. Faça as alterações.
  5. Clique em Salvar.

Excluir um cliente

Para remover um cliente, você pode desativá-lo, o que o ocultará das listas e dos menus. Mesmo que um cliente esteja inativo, todas as suas transações ainda estarão disponíveis nos relatórios.

Importante: ao excluir um cliente principal, os clientes secundários também serão excluídos.

  1. Acesse Vendas e despesas e clique em Clientes (Leve-me lá).
  2. Clique no nome do cliente para abrir seu perfil.
  3. Clique no menu suspenso ▼ ao lado de Editar.
  4. Selecione Desativar e Sim, desativar para confirmar.

Observação: Se for exibida uma transação para um cliente inativo, ela será exibida como "Nome (excluído)".

  1. Acesse Vendas e despesas e clique em Clientes (Leve-me lá).
  2. Selecione o Configurações ⚙ ícone acima da coluna de ação. Depois, marque a caixa de seleção Incluir inativos.
  3. Procure o cliente inativo na lista.
  4. Na coluna Ação, clique em Ativar.

Mesclar clientes duplicados

Se você tiver clientes duplicados, poderá mesclar os perfis. Assim, um dos perfis é apagado e transfere os dados para o perfil que será mantido.

Observação: Verifique se nenhum dos clientes tem clientes secundários. Se o fizerem, será necessário primeiro transformar os clientes secundários em clientes regulares.

  1. Acesse Vendas e despesas e clique em Clientes (Leve-me lá).
  2. Clique e abra o perfil do cliente que você quer remover.
  3. Clique em Editar.
  4. No Razão social ,digite o nome do perfil de cliente duplicado que deseja manter. Os nomes devem ser iguais.
  5. Clique em Salvar.
  6. Quando perguntado se deseja mesclar os dois perfis, clique em Sim.

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