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Registrar o pagamento de faturas no QuickBooks

Saiba como receber e registrar pagamentos de faturas no QuickBooks.

No QuickBooks, você pode registrar transações de vendas de duas maneiras. Se o cliente pagou pelo produto ou serviço no momento da venda, você pode criar um recibo de venda, que conclui a transação e a registra nos seus livros contábeis.

Mas se o cliente planeja pagar você no futuro, você pode criar e enviar uma fatura para eles. Quando o cliente faz um pagamento na fatura, você precisa registrar o pagamento no QuickBooks. Isso conecta a transação de pagamento à fatura original para que suas contas permaneçam equilibradas. Veja como registrar pagamentos de faturas.

Registrar pagamentos de fatura

Depois de processar um pagamento de um cliente, é necessário registrá-lo no QuickBooks para que a fatura seja marcada como paga. Caso contrário, a fatura permanecerá em aberto e não será paga em seus relatórios. Você pode registrar o pagamento total ou parcial em uma fatura. Veja como:

Registrar pagamento de uma única fatura

  1. Clique em + Novo.
  2. Selecione Receber pagamento.
  3. No menu suspenso Cliente, selecione o nome do cliente.
  4. No menu suspenso Forma de pagamento, selecione a forma de pagamento.
  5. No menu suspenso Depositar em, selecione a conta na qual será colocado o pagamento. Dica: Você pode colocar o dinheiro diretamente em uma conta, como sua conta atual, ou selecionar Fundos não depositados se for necessário agrupar o pagamento com outros. 
  6. No Transações pendentes seção, marque a caixa de seleção da fatura para a qual você está registrando o pagamento.
  7. Insira o Nº de referência e Anotação se necessário. Isso é opcional.
  8. Quando terminar, clique em Salvar e fechar.

Registrar o pagamento parcial de uma fatura

Registre os pagamentos, mesmo que você tenha recebido apenas uma parte do que é devido. O QuickBooks monitora o saldo restante da fatura:

  1. Clique em + Novo.
  2. Selecione Receber pagamento.
  3. No menu suspenso Cliente, selecione o nome do cliente.
  4. No menu suspenso Forma de pagamento, selecione a forma de pagamento.
  5. No menu suspenso Depositar em, selecione a conta na qual será colocado o pagamento. Dica: Você pode colocar o dinheiro diretamente em uma conta, como sua conta atual, ou selecionar Fundos não depositados se for necessário agrupar o pagamento com outros.
  6. No Valor recebido campo, digite o valor que seu cliente pagou.
  7. No Transações pendentes seção, marque a caixa de seleção da fatura para a qual você está registrando o pagamento.
  8. Insira o Nº de referência e Anotação se necessário. Isso é opcional.
  9. Quando terminar, clique em Salvar e fechar.

Para ver o saldo restante do cliente:

  1. Acesse o menu Relatórios.
  2. Encontre e abra o Resumo do saldo do cliente relatório.
  3. Clique em Gerar relatório.
  4. Revise o saldo em aberto do cliente no Total coluna.
Observação: Quando você registra pagamentos parciais, o QuickBooks aplica o pagamento ao primeiro item de linha da fatura e, em seguida, a cada linha seguinte até que o pagamento seja usado. Isso ocorre por design, e a ordem não pode ser alterada.

Agrupe vários pagamentos em um único depósito

Se você fizer um depósito bancário com vários cheques em um único depósito, use o Conta de fundos não depositados para registrar os pagamentos no QuickBooks. Isso permite agrupar vários pagamentos em uma transação de depósito no QuickBooks. Faça isso somente se o banco registrou vários pagamentos como um único depósito.

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