Adicionar e gerenciar despesas no QuickBooks

Saiba como registrar, editar e excluir despesas no QuickBooks.

Além de monitorar as vendas, o QuickBooks facilita o registro de despesas corporativas. Ao adicionar receita e despesas, você passa a ter um panorama mais completo do seu negócio e da sua lucratividade.

Se você já pagou por uma despesa corporativa, adicione-a como despesa. Por outro lado, se você pretende pagar depois, inclua a despesa como uma despesa a prazo. Esses são tipos específicos de transação que indicam ao QuickBooks como registrar tudo. Veja como adicionar e gerenciar despesas no QuickBooks.

Ou entenda a diferença entre despesa a prazo, cheque e despesa à vista.

Assista a este vídeo rápido para saber mais sobre o registro de despesas:

Registrar uma despesa

Se você já pagou por uma despesa corporativa e precisa registrá-la no QuickBooks, siga os passos abaixo:
Dica: se tiver muitas despesas para registrar, você também pode adicioná-las diretamente ao histórico da conta.

1. Clique em + Novo. Depois, clique em Despesa à vista.
2. Em Beneficiário, selecione o fornecedor. Dica: se a transação abranger várias despesas do caixinha, deixe este campo vazio.
3. Em Conta de pagamento, selecione a conta usada para pagar a despesa.
4. No campo Data do pagamento, digite a data da despesa.
5. Em Forma de pagamento, selecione como você pagou pela despesa.
6. Se desejar um monitoramento detalhado, insira um Nº de referência. É opcional.
7. No campo Tags, adicione o rótulo ideal para categorizar seu dinheiro.
8. Na seção Detalhes da categoria, digite as informações da despesa. No menu suspenso Categoria, selecione a conta de despesas que você usa para monitorar transações de despesas. Depois, insira uma descrição.Dica: você também pode inserir produtos e serviços específicos na seção Detalhes do item para detalhar a despesa.
9. Digite o Valor
10. Se você planeja cobrar de um cliente pela despesa, clique no link Faturável e digite o nome no campo Cliente. Saiba mais sobre despesas faturáveis.
11. Ao terminar, clique em Salvar e fechar.

Você também pode inserir notas no campo Comentário, que são anexadas ao histórico da conta e aos relatórios.

• Se quiser ter uma cópia impressa da despesa, selecione Imprimir.

Gerenciar uma despesa

Edição de despesas

Como você já pagou pelas despesas inseridas no QuickBooks, é possível editá-las a qualquer momento. No entanto, se você decidiu cobrar seu cliente pela despesa, as edições feitas afetarão a fatura que você enviará a esse cliente:

1. Acesse Vendas e despesas e clique em Tudo Despesas (Leve-me lá).
2. Encontre a despesa a ser editada. Na coluna "Ação", clique em Ver/Editar.
3. Edite a transação como quiser.
4. Clique em Salvar e fechar.

Revisão de despesas

Quer ver a receita e as despesas de cada cliente?

1. Acesse Visão geral e clique em Relatórios (Leve-me lá).
2. Gere um relatório Resumo de receita por cliente.

Excluir uma despesa

1. Acesse Vendas e despesas e clique em Tudo Despesas (Leve-me lá).
2. Encontre a despesa que deseja excluir.
3. Selecione Ver/Editar na lista suspensa ▼ da coluna "Ação" e clique em Excluir.
4. Clique em Sim para confirmar que a exclusão.

Após esse processo, a despesa será removida dos relatórios, mas você ainda terá acesso a um registro dela no Registro de auditoria.