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Glossário de termos comuns de contabilidade

Não é necessário ter um diploma de contabilidade para fazer a escrituração no QuickBooks. Porém, é bom saber o básico. Use este glossário para aprender mais sobre o que acontece nos bastidores do QuickBooks.

A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z

A

Ativos

Ativos são itens que você possui e usa para gerenciar seu negócio. Normalmente, valor deles é mantido por um ano ou mais. Existem alguns tipos de ativos:

  • Ativos imobilizados: são itens físicos que você tem e usa somente para criar ou oferecer produtos e serviços. Ativos imobilizados têm uma "vida útil" de um ano ou mais. Propriedade e equipamentos são exemplos de ativos imobilizados. Embora possam não ser relacionados diretamente às operações, móveis de escritório são um ativo imobilizado. Produtos que você vende não são ativos imobilizados. Aluguel não é um ativo porque você não é dono da propriedade. Na verdade, é um passivo.
  • Ativos circulantes: são ativos físicos que você tem e espera vender ou usar em até um ano. Isso inclui itens como estoque, caixinha, pré-pagamentos para despesas e depósitos de segurança.

Exemplo: um caminhão que você comprou para usar em entregas na sua pizzaria. O caminhão é um ativo imobilizado. Uma máquina de fabricação de massa que você também comprou. Ela é um ativo imobilizado. (Veja também passivos)

B

Balancete

O balancete é um relatório usado por contadores para garantir que as contas estejam equilibradas ao final do ano fiscal. Ele lista todas as contas em um plano de contas, bem como os totais delas em débitos ou créditos. Isso permite que os contadores comparem tudo lado a lado e detectem erros rapidamente. Quando os créditos de uma conta não correspondem aos débitos de uma conta relacionada, eles sabem que há algum problema.
Diferentemente do balanço patrimonial, o balancete não agrupa as contas por tipo, mas exibe os totais em débitos e créditos.
(Veja também balanço patrimonial)

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial é um resumo do seu negócio em um determinado momento. Ele exibe o que você tem (ativos), o que deve (passivos) e investiu no seu negócio (capital). Incluindo vendas, despesas e itens como móveis de escritório e empréstimos.
Diferentemente do balancete, o balanço patrimonial agrupa as contas por tipo: ativos, passivos e capital. Também resume os saldos da conta como totais em dinheiro.
É o relatório mais usado por contadores para medir a integridade de um negócio. Eles analisam o valor do que o negócio tem e no que investiu, e o subtrai do valor que deve. Isso indica o valor real de um negócio.
Exemplo: se você desejar solicitar um empréstimo, necessitará de um balanço patrimonial. Este é um dos vários relatórios que ajudam o banco a decidir se você está qualificado.

C

Contas a pagar (C/P)

Contas a pagar é uma conta que monitora dinheiro que seu negócio deve a outros. Normalmente, são contas dos fornecedores que ainda devem ser pagas. Também representado como C/P. O QuickBooks monitora as contas não pagas na conta Contas a pagar.
Exemplo: você comprou 100 kg de café de diferentes fornecedores na semana passada. Agora, você tem várias contas não pagas. Essas contas são parte das contas a pagar.

Contas a receber (C/R)

Contas a receber é uma conta que monitora o dinheiro devido ao seu negócio. Normalmente, isso significa faturas de clientes não pagas. Também representado como C/R. O QuickBooks monitora as faturas não pagas na conta Contas a receber.
Exemplo: você enviou dez faturas na última semana. Mas ainda não recebeu, então elas são parte das contas a receber.

Custo de mercadorias vendidas

O custo de mercadorias vendidas é o custo total de produção de um produto ou serviço que você vende. Também é chamado de CMV, custo das vendas e CV. É uma despesa para seu negócio.
Se você criar um item, o custo das mercadorias vendidas inclui os materiais, a mão de obra de produção e as despesas incorridas ao vendê-lo. Isso afeta diretamente o quanto você recebe por item vendido.
[Receita de vendas] - [ CMV ] = O valor real que você recebe por item
O custo das mercadorias vendidas inclui apenas os custos diretos. Despesas indiretas como aluguel, marketing ou publicidade não devem ser incluídas.
Exemplo: se um copo que você vende por $ 5 custa $ 2 para ser feito, o custo das mercadorias vendidas é de $ 2.

D

Depreciação

A depreciação é a perda do valor de ativo em relação ao preço de compra original. Todos os seus ativos físicos (carros, computadores, equipamentos, maquinário etc.) perdem valor ao longo do tempo. A perda é a depreciação.
Os ativos depreciam devido ao desgaste normal, ao valor atual de negociação, aos pagamentos iniciais, às taxas pendentes, etc. Como há muitos fatores, a depreciação pode ser difícil de ser calculada. Fale com seu contador sobre a melhor forma de monitorá-la.
Exemplo: você deseja vender seu violão. Você o comprou há 5 anos para tocar na cidade. Ele está bem usado e necessita de reparos. Se o vender por menos do que o preço original, a perda do valor é a depreciação.
(Veja também ativos)

Despesa

As despesas são os custos das coisas que você usa para seu negócio. Isso inclui produtos e serviços que usa para gerenciar seu negócio, além de itens como serviços públicos. No QuickBooks, você categoriza suas despesas em diferentes contas de despesas para um monitoramento melhor.
Exemplo: seu telefone comercial é um ativo. Suas contas de energia e telefone são despesas.

Dinheiro em caixa/caixinha

Dinheiro em caixa é o dinheiro que você mantém para uso geral. Ele serve para fazer pequenas e imediatas compras para o negócio. Também é comumente chamado de caixinha. Por exemplo, em vez de emitir um cheque de $ 1,50, você pode usar o dinheiro do caixinha. Pense nele como um fundo para emergências.
No QuickBooks, você categoriza o caixinha separadamente das receita de vendas. Designe uma pessoa na sua equipe para monitorar o caixinha.
Exemplo: o dinheiro que você guarda no cofre para comprar mais papel para a impressora quando acaba é o caixinha.

F

Fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o movimento de dinheiro entrando e saindo do seu negócio. O dinheiro que entra é receita, e o ganho ou perda cambial é uma despesa.
O ideal é ter um fluxo de caixa positivo. Isso significa que você está recebendo mais dinheiro do que gasta. No entanto, é normal que novos negócios passem por períodos de fluxo de caixa negativo, especialmente quando estão crescendo.
Exemplo: você tem uma loja de tortas. A receita das vendas de tortas é parte do dinheiro que entra. O custo dos ingredientes das tortas é parte de sua saída de caixa.

P

Passivos Um passivo é o dinheiro que você deve a outras pessoas. É basicamente suas dívidas. Incluindo aluguel, contas pendentes, débito de cartão de crédito, impostos devidos e dívida de empréstimos. Também inclui coisas que você paga frequentemente, como retenções de funcionários.
No QuickBooks, há dois tipos de passivos:

  • Outros passivos circulantes: são dívidas de curto prazo que vencerão nos próximos 12 meses.
  • Passivos de longo prazo (também conhecido como passivo não circulante): dívidas que você espera pagar por mais de um ano. Empréstimos grandes e hipotecas entram nessa categoria.

Exemplo: digamos que você faça um empréstimo de $ 2.000 para pagar por uma câmera. Você usa essa câmera somente para trabalho. Esse empréstimo é um passivo. A câmera, por outro lado, é um ativo do seu negócio.
(Veja também ativos)

Patrimônio líquido

Patrimônio líquido é o possível valor do seu negócio. O patrimônio líquido inclui investimentos no negócio e contas para todo o resultado do exercício. É basicamente o valor líquido do seu negócio.
Para calcular o patrimônio líquido, subtraia o que o negócio deve (passivos) do que ele tem (ativos).
Muitas pessoas usam o patrimônio líquido para medir a integridade de um negócio. Um negócio íntegro recebe mais do que gasta. Lembre-se, não é necessário vender algo para ter patrimônio líquido.
Exemplo: você tem o equivalente a $ 5.000 de ativos corporativos. Você deve ao banco um empréstimo de $ 2.000. Neste mês, seu negócio recebeu $ 1.000. Seu patrimônio líquido é de $ 4.000 ($ 5.000 – 2.000 + 1.000 = $ 4.000).

Patrimônio líquido do proprietário

O capital do proprietário é o dinheiro ou os ativos pessoais que um proprietário investiu diretamente no seu negócio. Quando um proprietário tira dinheiro do negócio, isso é conhecido como pró-labore.
Há muitas maneiras de contabilizar o capital do proprietário. Depende principalmente de como você configurou seu negócio (sociedade anônima, sociedade limitada).

R

Receita (também conhecido como rendimentos)

A receita é o dinheiro que você recebe da venda de produtos e serviços. No QuickBooks, você usa contas de receitas para monitorar a receita. Use várias contas de receitas separadas para monitorar diferentes fluxos de receita.
Dica: use conta Outras receitas ou Outros lucros para monitorar o que você recebe fora das suas operações de negócios normais. Juros são um exemplo de outra receita (outros lucros).

Regime de caixa

Se você usar o regime de caixa, o seu o negócio reporta apenas a receita e as despesas de transações concluídas. Você não reporta transações pendentes nas suas contas a pagar (C/P) ou contas a receber (C/R).
Se você usar o regime de caixa no QuickBooks, somente transações concluídas serão exibidas nos relatórios financeiros. Só será possível ver as transações depois que os clientes pagarem a você e você pagar suas contas.
Algumas pessoas preferem o regime de caixa porque é simples. Ele monitora o dinheiro apenas quando entra ou sai do seu negócio. Porém, pode ser mais difícil fazer planos a longo prazo, por que a receita e as despesas futuras não são contabilizadas.
Exemplo: seu negócio usa o regime de caixa. Você depositou um pagamento de fatura de $ 100. Você também tem uma fatura não paga de $ 100. Se você gerar um relatório Resultado do exercício, verá apenas os $ 100 depositados, e não o pagamento pendente.
(Veja também o regime de competência)
Dica: quando iniciar seu negócio, escolha um regime contábil e continue com ele.

Regime de competência

Se você usar o regime de competência, a empresa reporta receita e despesas de transações concluídas e pendentes. Isso significa que você também reportará transações em contas a pagar (C/P) e contas a receber (C/R).
Se você usar o regime de competência no QuickBooks, as transações concluídas e pendentes serão exibidas nos relatórios financeiros. Você vê transações de cliente, mesmo que ainda não tenha recebido, e contas que ainda não pagou.
O regime de competência oferece uma visão completa das suas finanças, pois você monitora transações atuais e futuras. Porém, fique atento ao que realmente tem no banco. Como você também contabiliza as transações não pagas como receita, pode parecer que você tem mais dinheiro do que realmente tem.
Exemplo: seu negócio usa o regime de competência. Você recebeu um pagamento de fatura de $ 100, mas não o depositou. Você também tem uma fatura não paga de $ 100. Se você gerar um relatório Resultado do exercício, verá as duas transações.
(Veja também o regime de caixa)

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