Si vous êtes un professionnel de la comptabilité qui envisage d’étendre ses services et d’offrir des services de paie à ses clients, le temps est venu de passer à l’acte. Puisque vous prenez déjà soin des finances de vos clients, il est sensé de grouper les services de paie pour soutenir d’autres volets de leur entreprise.
Si vous commencez à offrir des services de paie à vos clients actuels et à vos nouveaux clients, vous devrez connaître exactement ce qu’englobe la gestion de la paie, y compris tous les renseignements supplémentaires qu’il vous faudra recueillir et la démarche à suivre pour commencer.
Vous souhaitez offrir des services de paie à vos clients? Les articles suivants vous aideront à mieux comprendre les dessous d’une telle offre :
- Comment obtenir une certification de paie au Canada?
- Comment choisir un logiciel de paie pour vos clients?
- Comment proposer vos services de paie à vos clients?
Quel rôle les services de la paie occupent-ils dans mon cabinet comptable?
Étant donné que les services de la paie d’une entreprise concernent la gestion financière, ils font partie intégrante du processus comptable. Peu importe si vous offrez ou non des services de paie, vous continuerez à utiliser ces données à des fins comptables et fiscales. Pour cette raison, il est sensé d’exécuter la paie de vos petites entreprises clientes, car vous traitez déjà ces renseignements dans le cadre de la gestion de leurs documents comptables.
Si vous décidez de promouvoir des services de paie et de tenue de comptes auprès de vos clients, vous devez alors comprendre comment gérer efficacement leurs activités de paie.
Questions à poser à vos clients au moment de leur offrir des services de paie
Lorsque vous consultez vos clients actuels à propos de l’ajout de services de paie, vous devez en premier lieu comprendre leur processus en place. Réfléchissez à une série de questions à leur poser en vue de déterminer la meilleure façon de passer leur service de paie interne à celui de votre entreprise.
Nous avons dressé ci-dessous une liste de questions à poser à vos petites entreprises clientes avant d’en assumer la responsabilité :
- Comment gérez-vous actuellement la paie?
- Combien de temps consacrez-vous au traitement de la paie à chaque période de paie?
- Quelle est votre fréquence de paie?
- Avez-vous éprouvé des problèmes impliquant des erreurs de paie auparavant et, dans l’affirmative, quelles rectifications avez-vous apportées pour y remédier?
- À quel point est-il difficile de recueillir les données nécessaires, y compris les feuilles de temps des employés, pour votre système de paie?
- Combien dépensez-vous actuellement pour vos services de paie?
- Faites-vous confiance à votre gestion de la paie?
- Quel genre de soutien recherchez-vous en ce qui a trait au traitement de la paie?
Lorsque vous consultez vos clients, prenez des notes détaillées pour vous assurer de disposer des renseignements vous permettant d’adapter vos processus de gestion de la paie à leurs besoins particuliers. Une fois que vous disposez des renseignements nécessaires, vous pouvez commencer l’intégration mutuelle de vos services de comptabilité et de traitement de la paie respectifs.
La gestion de la paie des clients en 8 étapes
Quand les clients autoriseront l’intégration de leurs processus de la paie actuels à votre service de comptabilité et de tenue des livres, vous devrez mettre au point vos propres processus.
Inspirez-vous des conseils en matière de paie présentés en huit étapes pour vous aider à tracer les grandes lignes de votre plan d’action pour aller de l’avant.
1. Déterminez si vos clients ont besoin de l’ensemble des solutions de traitement de la paie (y compris le paiement des retenues et la production des déclarations).
La première étape dans la gestion de la paie de vos clients consiste à déterminer lesquels de vos services ils veulent utiliser. Par exemple, il se pourrait que certains clients aient recours à votre cabinet comptable afin de traiter leur paie, payer leurs employés et produire des rapports sur la paie, tout en s’occupant eux-mêmes du versement des retenues à l’ARC et des cotisations sociales. D’autres clients pourraient vouloir vous confier le traitement de la paie au complet, du début à la fin, y compris le versement de leurs retenues et de leurs impôts à l’ARC et à des tiers pour les cotisations au REER et aux assurances collectives.
Il est fort probable que, si vous fournissez des services de production des déclarations de revenus à vos clients, ils choisiront de retenir l’ensemble des solutions de traitement de la paie, car vous transmettez déjà pour leur compte leurs retenues de l’employeur par l’entremise de l’ARC. L’ajout des formulaires de cotisations sociales en même temps que les déclarations de revenus optimisera l’efficience de vos déclarations de revenus. Dans le cadre de votre concertation avec le client, vous devez lui poser des questions à propos du niveau de service qu’il recherche; cette question doit figurer dans la liste, en portant une attention particulière aux processus en place dans son entreprise.
2. Créer des comptes clients distincts dans le logiciel de gestion de la paie de votre entreprise
Une fois que vous connaissez les activités de la paie à prendre en charge pour chaque client, vous devrez conserver toutes les données de l’entreprise à un seul endroit, distinct de celui de vos autres clients. Ces comptes clients individuels faciliteront l’exécution de la paie et la gestion d’autres services consultatifs que vos divers clients pourraient retenir.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité et de paie, vous avez donc déjà en place divers profils de clients pour gérer facilement plusieurs clients à la fois. Votre prochaine priorité devrait consister à ajouter des données de paie dans chacun de ces comptes.
3. Recueillir les documents et les renseignements nécessaires auprès de vos clients
Pour traiter la paie de vos clients, vous devez disposer de renseignements précis sur leur entreprise et leurs employés. Avant d’entreprendre l’exécution de la paie, il est judicieux de créer une liste de vérification avec tous les documents nécessaires que vous devez obtenir de vos clients.
À l’aide de la liste ci-dessous, vous pouvez dresser votre propre liste de vérification pour vous assurer de recueillir et de saisir l’ensemble des données sur la paie de ces petites entreprises clientes et des documents de leurs employés, dont vous avez besoin, ce qui comprend :
- Le numéro d’entreprise du client
- Toutes les données des employés, y compris leur numéro d’assurance sociale respectif, leur traitement salarial ou horaire, leurs primes, leur adresse et leurs coordonnées à jour, leur régime de soumission des déclarations de revenus, les détails de leurs comptes bancaires et le formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels
- Les données des feuilles de temps de chaque période de paie
- Une liste indiquant les avantages sociaux des employés, comme les cotisations au RPC, les régimes d’assurance-maladie et d’assurance vie, en ce qui a trait aux retenues et aux versements, y compris les documents attestant des retenues supplémentaires prélevées auprès des employés au titre des REER et d’autres régimes
- Le numéro de TPS/TVH de l’entreprise auprès de l’ARC
- Les renseignements du compte de programme de l’ARC détenu par l’entreprise
4. Synchronisation des logiciels, y compris le logiciel de suivi des heures travaillées
Lorsque vous recevez les renseignements nécessaires de vos clients, ils peuvent communiquer les données par voie électronique, ce qui vous permet de les télécharger dans votre logiciel ou de synchroniser leurs outils à votre logiciel. Un des principaux avantages à utiliser un logiciel de paie est la capacité de synchroniser les données entre applications, y compris tout logiciel de suivi des heures travaillées utilisé par vos clients pour faire le suivi des feuilles de temps des employés.
Un logiciel de comptabilité et de paie de qualité peut facilement se synchroniser avec un logiciel de suivi des heures travaillées afin d’optimiser l’efficience du processus comptable et de traitement de la paie. Cela s’avère particulièrement pratique pour faire le suivi des heures chômées et rémunérées et des autres congés ou absences rémunérés des employés.
La synchronisation des données d’un outil à l’autre peut vous faire économiser du temps, de l’argent et des efforts chaque mois, car vous n’aurez pas besoin de demander constamment aux clients de vous envoyer ce dont vous avez besoin. La paie en ligne est simplifiée lorsque vous utilisez le logiciel dans le nuage en vue de synchroniser automatiquement les données dans un seul emplacement.
5. Configuration des dépôts directs avec les clients et leurs employés
Une partie des services comptables et de traitement de la paie que vous offrez à vos clients consistera à payer les employés. Vous devrez configurer des dépôts directs avec tous les employés de vos clients afin de leur verser la rémunération exacte pour leur travail. Il faut donc rechercher un fournisseur de services de dépôts directs. Habituellement, les entreprises peuvent configurer des dépôts directs par l’entremise de leurs comptes bancaires commerciaux ou à même le logiciel de paie.
Toutes les données des employés que vous avez recueillies auprès de votre client seront maintenant utilisées pour relier vos comptes aux comptes bancaires des employés. Parmi les données des comptes bancaires, pour chaque employé, on compte les suivantes :
- Numéro de compte bancaire
- Type de compte bancaire
- Nom de l’institution financière
- Numéro d’acheminement bancaire
Une fois les comptes reliés, vous pouvez effectuer les dépôts directs de ces employés conformément au calendrier de paie du client.
6. Calculer la paie et effectuer les retenues et les versements
En tant que comptable chevronné, vous devriez déjà avoir une bonne connaissance de la comptabilité de la paie et des écritures de journal, ainsi que des retenues sur la paie et des versements qui s’imposent. Cela étant dit, il est toujours judicieux de rafraîchir ces notions pour s’assurer que toutes les retenues sont effectuées correctement. Vous devriez également bien connaître les règles en matière d’heures supplémentaires pour le Canada, afin de vous assurer d’observer l’ensemble des lois et des règlements applicables.
Vous devrez garder un registre détaillé des avantages sociaux et des cotisations de retraite de vos diverses petites entreprises clientes à titre d’employeur, ainsi que les cotisations des employés eux-mêmes. Cela comprend les cotisations au RPC, de l’assurance-emploi (AE) et les avantages sociaux supplémentaires comme l’assurance maladie, l’assurance vie, les régimes de pension, sans oublier évidemment les cotisations sociales.
Il importe de noter que vous devez aussi intégrer toute autre cotisation choisie par l’employé du client dans le cadre d’autres régimes d’avantages sociaux, comme les cotisations à un REER. Normalement, on fournira une confirmation écrite de ces cotisations — car seuls certains employés versent des cotisations accrues comparativement à d’autres qui ont recours uniquement au régime de retraite prévu par l’État.
Une fois que vous avez déterminé l’ensemble des retenues nécessaires de chaque client et employé, vous pouvez calculer chaque paie brute individuelle et apporter les rajustements nécessaires.
7. Effectuer un rapprochement des éléments de la paie pour s’assurer que les renseignements sont exacts
Une fois tous les calculs de la paie terminés, il est toujours avantageux d’effectuer un rapprochement des éléments de la paie. Un tel rapprochement permet de s’assurer que les registres de paie et les entrées dans le grand livre général correspondent pour chacun des comptes-client. Le rapprochement de ces deux éléments contribue à l’élimination d’erreurs et garantit à chaque employé une rémunération exacte pour son travail.
Cette étape contribuera à diminuer le nombre d’erreurs dans le cadre de la rémunération avant que celles-ci posent problème. Par contre, une rectification d’erreurs liées à un versement déjà déposé dans le compte des employés peut avoir des répercussions sur l’entreprise du client, sur sa relation avec ses employés et sur votre propre relation avec le client. Par conséquent, vous devriez toujours rapprocher les comptes de paie des clients avant d’autoriser les paiements des employés.
8. Tenir à jour et conserver les registres de paie
Chaque fois que vous traitez la paie du client, vous voudrez mettre à jour vos registres pour tenir compte des périodes de paie les plus récentes. La conservation des registres de paie est une tâche essentielle qui incombe aux cabinets comptables et, en tant que comptable du service de la paie, il vous faudra ces données lors de la prochaine saison de l’impôt, lorsque vous déclarerez l’impôt d’employeur de votre client ou produirez des déclarations de revenus des particuliers. En outre, vos clients devront disposer de dossiers complets, si l’ARC décide de vérifier leur entreprise.
En utilisant le logiciel de paie QuickBooks pour gérer les documents comptables et de la paie de vos clients, vous pouvez accéder à toutes leurs données à un seul endroit et procéder à une synchronisation des données en temps réel, ce qui permet de porter plus facilement un regard avisé sur la gestion financière de vos clients. Grâce aux capacités d’automatisation et aux données centralisées du logiciel, vous pouvez rationaliser votre charge de travail et réduire le risque d’erreur dans les calculs. Apprenez-en plus sur les avantages que vous procure QuickBooks Paie pour la gestion de la paie de vos clients.
