Un guide des meilleurs numériseurs de reçus pour les propriétaires de petites entreprises

Votre petite entreprise vous oblige-t-elle à vous déplacer constamment? Pour assurer le suivi de toutes vos dépenses et de tous vos reçus lorsque vous êtes en déplacement, il faut un peu de planification et l’aide d’applications utiles, comme les numériseurs de reçus. En organisant et en suivant vos dépenses, vous pouvez affronter la période des impôts en étant équipé pour demander toutes les déductions fiscales auxquelles vous avez droit.

Les logiciels de numérisation des reçus simplifient le suivi des dépenses dans de nombreux secteurs. Que vous ayez besoin d’un moyen simple et peu coûteux de gérer vos dépenses de pigiste ou d’un système mobile robuste pour organiser vos ventes et vos dépenses liées aux déplacements, voici un guide sur la numérisation des reçus, ainsi que les meilleures applications de numérisation de reçus sur le marché.

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Les avantages des applications de numérisation des reçus

Les applications de numérisation des reçus sur les téléphones intelligents vous permettent de prendre des photos des reçus et d’envoyer ces renseignements directement dans le nuage. L’utilisation de cette technologie sécurisée, pratique et intelligente présente de nombreux avantages :

• L’utilisation d’options mobiles de numérisation des reçus facilite la déclaration des dépenses pour vos travailleurs à distance et ceux qui travaillent hors site avec des clients.
• Les meilleurs numériseurs de reçus s’intègrent parfaitement à votre logiciel de comptabilité, ce qui vous aide à rester organisé.
• Les numériseurs de reçus créent automatiquement des entrées distinctes pour tous les frais détaillés qui apparaissent sur vos reçus.
• Le logiciel de numérisation des reçus réduit l’espace de stockage dont vous avez besoin pour vos documents. De plus, en stockant vos reçus au format numérique, vous pouvez accéder à vos documents en haute résolution, si l’ARC, vos collègues ou votre comptable ont des questions.

Les meilleurs numériseurs de reçus

Plusieurs applications de numérisation de reçus peuvent facilement s’intégrer à QuickBooks, ce qui vous permet d’avoir un aperçu complet de vos finances en coup d’œil.

Les avantages des numériseurs de reçus sont nombreux. Les meilleurs numériseurs de reçus peuvent faire ce qui suit :

• Extraire des données à partir des éléments des comptes fournisseurs, y compris les factures et les reçus;
• Classer les éléments des comptes fournisseurs;
• Archiver et organiser vos reçus pour un stockage simple;
• Disposer d’un tableau de bord qui vous permet de gérer plusieurs comptes;
• Proposer plusieurs méthodes de soumission;
• Vous permettre de soumettre des factures d’achat et des demandes de remboursement des dépenses;
• Fonctionner avec Android et iOS.

Vous trouverez ci-dessous les meilleures applications de numérisation de reçus pour QuickBooks. Notez que les applications tierces que nous allons explorer ci-dessous sont actuellement disponibles uniquement en anglais, tandis que le numériseur de reçus de QuickBooks est disponible en anglais et en français.

QuickBooks en ligne

Et s’il y avait un moyen sûr et efficace de  soumettre vos dépenses manuellement ? Utilisant la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC), le Numériseur de reçus QuickBooks  peut numériser et enregistrer le montant, la date et le lieu de vos opérations.

Outre la numérisation des reçus, l’application peut importer automatiquement vos relevés bancaires et vos opérations par carte de crédit, Square et PayPal. Elle classe ensuite vos opérations dans des catégories fiscales.

La catégorisation de vos dépenses à l’avance facilitera la période des impôts, car la catégorie figure dans le Appli QuickBooks sont identiques à ceux de la liste du formulaire T2125. Vous pouvez également définir des règles d’organisation personnalisées pour vos dépenses.

L’interface de l’application est intuitive et vous permet de trier les dépenses personnelles et professionnelles en une seconde, d’un simple glissement de doigt. L’utilisation de l’application pour faire le suivi des dépenses peut vous éviter de perdre de l’argent. En moyenne, les utilisateurs de L’application QuickBooks a permis de réaliser des économies annuelles de 19 290 $. 

Veryfi

Veryfi offre un logiciel de reçus facile à utiliser et comportant de nombreuses fonctions. Les utilisateurs peuvent envoyer leurs reçus par la poste, les numériser, les envoyer par courriel ou les téléverser pour qu’ils soient traités, ou encore transmettre les renseignements par le biais de leur Apple Watch. Veryfi utilise une technologie reposant sur l’IA pour extraire les données nécessaires des fichiers numériques et analogiques afin d’assurer une saisie précise et automatisée des données. L’entreprise propose des mises à jour régulières pour assurer que leur technologie automatisée reste compétitive.

Vous pouvez choisir parmi différentes applications Veryfi en fonction de vos besoins. L’application Core gère vos dépenses et vos reçus, tandis que l’application Logbook permet de suivre vos déplacements facilement. L’application Timesheets vous permet de suivre les heures de travail de vos employés travaillant sur différents projets.

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Dépenses de Nexiona

Nexiona vous permet de faire le suivi des dépenses dans un programme infonuagique pour faciliter le téléversement des reçus et des dépenses. Vous pouvez personnaliser les flux de travaux de configuration et d’approbation afin de les adapter aux politiques et règles de votre entreprise en matière de traitement des dépenses et lier l’application à votre banque ou à votre fournisseur de carte de crédit pour téléverser automatiquement les relevés et les dépenses de catalogue.

Si vous devez vous déplacer pour le travail, vous pouvez intégrer Google Maps à cette application pour effectuer le suivi du kilométrage et synchroniser l’application avec QuickBooks afin qu’elle note toutes vos dépenses dans vos documents comptables. L’intégration vous permet de synchroniser vos clients, articles, comptes, projets et autres détails entre les deux systèmes pour améliorer l’automatisation et la précision. Vous pouvez également ajouter l’application Nexiona Timesheets pour rapporter facilement les heures travaillées.

Suivi du temps et des dépenses avec Minute7

Le numériseur de reçus Minute7 assure le suivi des heures et des dépenses pour vous aider à gérer efficacement votre équipe. Vous ou vos employés pouvez facilement ajouter des dépenses à l’aide de l’application mobile, et vous n’aurez jamais à craindre que vos employés achètent des pièces ou des fournitures pendant un projet et oublient d’en noter les coûts. Ensuite, vous pouvez téléverser les dépenses et les feuilles de temps dans QuickBooks en appuyant sur un bouton ou exporter les données brutes dans une feuille de calcul.

La gestion des dépenses joue un rôle important dans la réussite de votre entreprise. Lorsque vous faites le suivi de toutes vos dépenses, vous savez où va votre argent, vous vous assurez que vous ne dépensez pas trop, et vous obtenez les bonnes déductions fiscales lorsque vous remplissez votre déclaration. Pour simplifier la tenue de vos registres, utilisez l’une des nombreuses applications de gestion des dépenses qui s’intègrent parfaitement à QuickBooks.

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AutoEntry

Évitez de saisir manuellement vos dépenses professionnelles et consacrez votre temps à des tâches plus importantes grâce à l’application AutoEntry qui vous permet de ne pas encombrer votre bureau avec vos reçus et vos factures. Cette application simplifie la saisie de vos données et maintient un dossier numérique, ce qui vous permet de réduire le volume des documents que vous conservez.

AutoEntry vous permet d’enregistrer vos dépenses en prenant une photo du reçu avec votre appareil mobile, et il fonctionne avec n’importe quel document, y compris les reçus, les relevés bancaires et les factures. Vous pouvez également enregistrer les dépenses ou, si elles sont numériques, les envoyer par courriel.

Après avoir enregistré une dépense, cette application recueille les données et les prépare pour la saisie dans QuickBooks, en attendant votre approbation. Vous pouvez gagner du temps en configurant certaines dépenses pour qu’elles soient approuvées automatiquement. AutoEntry conserve une copie de l’image des dépenses que vous pouvez consulter à tout moment, ce qui permet d’examiner facilement les dépenses lors d’un contrôle fiscal.

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BigTime

BigTime est une application de gestion des projets et des dépenses. Que vous soyez un pigiste qui enregistre ses propres heures ou que vous ayez des employés qui enregistrent les heures travaillées pour vous, BigTime vous facilite la tâche grâce à ses feuilles de temps personnalisables. Il suffit de quelques secondes pour se connecter et enregistrer les heures à l’aide d’un appareil mobile. Vous pouvez également enregistrer des dépenses et les associer aux projets correspondants, ce qui vous aide à faire le suivi des coûts des projets. Lorsque vous terminez une tâche pour un client, vous pouvez soumettre vos heures en utilisant BigTime.

Les heures et autres données des projets enregistrées dans BigTime sont automatiquement synchronisées avec QuickBooks, et vous pouvez utiliser n’importe laquelle de vos données pour configurer des rapports de dépenses personnalisés exactement comme vous le souhaitez, et les exporter vers Excel ou les convertir au format PDF.

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Neat

La gamme des produits Neat offre des solutions pour les entreprises de toutes tailles. En tant que fournisseur de premier ordre de numériseurs de reçus autonomes, Neat vous permet de numériser facilement vos reçus, où que vous soyez. Vous pouvez également utiliser l’application mobile offerte par abonnement pour numériser vos reçus, que vous soyez au bureau ou en déplacement. Le logiciel avancé de Neat pour PC s’occupe du reste.

Utilisez ce programme pour organiser vos reçus, cartes de visite et documents numérisés dans des dossiers et sous-dossiers, pour rechercher leurs données par des filtres ou des mots-clés, et pour créer une variété de rapports et de budgets.

Les numériseurs Neat et les forfaits de services mensuels sont proposés à différents prix, et le service s’intègre aux logiciels de comptabilité les plus courants, dont QuickBooks.

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Remarque : *Selon les souscripteurs canadiens de l’année d’imposition 2017 qui ont déclaré des revenus de plus de 10 000 $ et des dépenses d’entreprise de plus de 0 $.

Numériser vos reçus en temps voulu

Il est facile de laisser la paperasse quotidienne s’accumuler lorsque l’on dirige une petite entreprise, mais tout fonctionne mieux lorsque l’on s’occupe de numériser et de faire le suivi de ses factures et de ses reçus. Lorsque vous prenez le temps, chaque semaine, de vous occuper des tâches comptables essentielles, vous avez une vision plus précise de votre flux de trésorerie de sorte qu’il est plus facile de payer toutes vos factures et dépenses à temps.

Pour ce faire, le plus simple est de rassembler les reçus de dépenses quotidiennes, les factures des clients et les factures des commerçants dans un bac tout au long de la semaine, puis de prendre quelques minutes pour saisir les opérations avant la fin de semaine. Vous devez également prévoir du temps pour payer les factures, assurer le suivi des factures des clients et examiner votre flux de trésorerie.

Enregistrer vos reçus numérisés

Une fois que vous avez converti vos documents au format numérique, votre prochaine tâche consiste à trouver un moyen de les organiser. Si vous n’avez que quelques documents, vous pouvez facilement les numériser et organiser les fichiers dans des dossiers. Par exemple, vous pourriez avoir un dossier pour toutes les dépenses professionnelles d’une certaine année, un dossier relatif aux renseignements au sujet de la TPS, et ainsi de suite. Il existe également des applications et des programmes qui peuvent vous aider à organiser vos documents.

Soumettre vos reçus enregistrés en tant que registres

Si l’ARC a besoin de plus de renseignements sur votre déclaration de revenus, vous pouvez soumettre les documents par voie électronique en utilisant Mon dossier, Mon dossier d’entreprise ou Représenter un client. Sélectionnez Soumettre des documents et suivez les directives. L’ARC effectue la plupart des vérifications sur place, sur votre lieu d’activité. Si vous faites l’objet d’un contrôle, vous pouvez montrer ou imprimer les documents électroniques demandés.

Raisons pour lesquelles les propriétaires d’entreprises prospères utilisent des applications de numérisation de reçus

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous êtes toujours à la recherche de moyens de gagner du temps et de simplifier vos procédures de tenue de dossiers. Les meilleurs numériseurs de reçus s’intègrent de manière transparente à votre logiciel de comptabilité, ce qui vous aide à rester organisé.

Pour ce faire, envisagez d’utiliser l’application mobile de comptabilité de QuickBooks, qui permet aux pigistes, aux entrepreneurs et aux propriétaires uniques de faire le suivi et de gérer leurs entreprises en déplacement. Les services infonuagiques comme QuickBooks offrent des avantages impressionnants en matière de sécurité et de commodité par rapport aux méthodes traditionnelles. Essayez QuickBooks dès aujourd’hui.

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