Les factures offrent une façon à votre petite ou moyenne entreprise de percevoir l’argent des clients après avoir fourni un produit ou service. Deux des principaux types de programmes informatiques pour créer des factures sont Excel, et les logiciels comptables comme QuickBooks en ligne, qui inclut toutes les fonctions d’un logiciel de facturation.
Chaque modèle de facture Excel devrait comprendre certains renseignements de base : le nom de votre entreprise, le nom du client, tous les services fournis, le montant que le client vous doit, toute taxe de vente canadienne, le numéro de la facture et la date d’échéance du paiement. Une fois que vous avez recueilli tous ces renseignements, le reste est simple, car vous n’avez qu’à inscrire les données au bon endroit dans le modèle de feuille de calcul Excel. À cet égard, voici comment créer un modèle de facture Excel.
Comment personnaliser un modèle de facture de base dans Excel
Microsoft Office comporte des modèles de facture de base gratuits que vous pouvez télécharger pour Excel à partir du site Web d’Office. La conception de ce modèle de facture gratuit est simple, et vous pouvez modifier différents éléments comme bon vous semble en les mettant en gras, en modifiant les couleurs pour qu’elles correspondent aux couleurs de votre entreprise ou en modifiant la taille de la police pour attirer l’attention sur les éléments que vous voulez mettre en évidence. En général, le fait d’avoir un modèle Excel prêt pour la facturation des petites entreprises facilitera grandement le processus de facturation.
Vous pouvez également supprimer des éléments du modèle Excel qui ne correspondent pas aux besoins de votre entreprise. Par exemple, si vous n’utilisez pas la section « Expédier à » du modèle, vous pouvez laisser plus d’espace au logo de votre entreprise ou à une autre image qui représente votre entreprise. Si le logo de votre entreprise est trop gros ou trop petit, vous pourriez devoir le redimensionner manuellement, sinon il pourrait avoir une apparence déformée ou étrange.
Vous pouvez également modifier les formules dans les cellules pour correspondre à chaque situation, comme l’envoi de factures de services ou de factures de ventes. Par exemple, vous pouvez définir des coûts horaires pour la main-d’œuvre avec une formule de multiplication, puis ajouter des cellules du côté droit pour calculer un total partiel. N’oubliez pas d’ajouter une formule pour les taxes de vente canadiennes sur certains articles pour les factures de plus de 30 $. Une fois que vous créez votre modèle de facture, enregistrez le format de base pour une utilisation ultérieure.
Malheureusement, une facture sous forme de feuille de calcul Excel peut s’avérer un peu déroutante, en particulier lorsque vous utilisez des formules. Par exemple, si le taux de la TPS ou de la TVH change, Excel ne le met pas automatiquement à jour. De plus, si vous avez besoin d’ajouter plusieurs lignes de texte, vous pourriez devoir copier de façon répétée jusqu’à ce que vous trouviez le nombre dont vous avez besoin.
Comment créer un modèle de facture dans Excel
Lorsqu’il s’agit de la création de modèles Excel pour petites entreprises pour la facturation, voici les étapes que vous devez suivre :
- Lancez Microsoft Excel sur votre bureau, et cliquez sur « Nouveau classeur » dans la barre de menus pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul sur votre bureau. Maintenant, il est temps de commencer à personnaliser cette nouvelle facture.
- Créez un en-tête de facture en haut de la feuille de calcul, ainsi que des cellules comportant par exemple, le nom de votre entreprise, le type de facture, la date de facturation et le numéro unique de la facture. Par exemple, « Facture de ventes Briques Acme, 9 sept. 2022, No 1000981. »
- Sous votre en-tête, saisissez les adresses de l’expéditeur et du destinataire. Les coordonnées de votre entreprise incluent le nom de l’entreprise, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse courriel. Les coordonnées du client incluent les mêmes renseignements, à l’exception du nom de la personne qui paie la facture. Par exemple, « Jean Gagnon, comptes clients » irait sous le nom de l’entreprise dans la section du destinataire.
- Ensuite, saisissez les colonnes et les lignes qui identifient le produit ou le service, la quantité ou le prix unitaire de chaque ligne, et les heures travaillées, que ce soit une rémunération horaire ou un taux fixe. Dans la colonne à l’extrême droite, créez un total partiel pour ces services. Lors de la création de cette liste détaillée, vous pouvez épargner temps et effort en utilisant la formule suivante pour ces cellules. Comme exemple, vous avez une rangée intitulée « Main-d’œuvre » et ensuite le nombre 3 pour les heures à 50 $ de l’heure. La multiplication du nombre 3 par le taux de main-d’œuvre horaire produit un total partiel de 150 $.
- Au bas de la facture dans la feuille de calcul se trouve le montant total dû par le client. Utilisez la fonction SOMME d’Excel pour additionner tous les totaux partiels dans les colonnes de droite, puis ajoutez toute taxe de vente pour obtenir le total général.
- Incluez les modalités de paiement de facture à côté du total, comme « Payable dans les 30 jours » ou « Date d’échéance le 9 octobre 2022 ». Assurez-vous d’inclure aussi l’information sur la facturation pour votre entreprise, et les modes de paiement acceptables que les clients peuvent utiliser pour régler leur facture. Assurez-vous d’enregistrer vos modalités de paiement en cours de route; cliquez sur « Fichier » et ensuite « Enregistrer » tout au long du processus de création.
Avec une facture remplie en main, vous pouvez maintenant envoyer ces relevés de facturation aux clients. Excel vous permet de joindre un fichier à votre système de messagerie électronique. Vous pouvez envoyer une facture personnalisée comme fichier Excel si le client à qui vous l’envoyez utilise Microsoft Office, ou vous pouvez la convertir en un fichier PDF. Excel se synchronise également avec QuickBooks pour fournir une façon facile de mettre vos contacts à jour.
Est-ce qu’Excel satisfait à vos besoins?
Excel est un logiciel touche-à-tout, mais pourrait ne pas être la meilleure solution pour vous. Bien que sa puissance computationnelle soit incroyable, des programmes comme QuickBooks peuvent créer et envoyer des factures plus rapidement et disposent de meilleures fonctions.
Voici les trois points faibles d’Excel sur le plan pratique :
- Clics supplémentaires – vous devez suivre plusieurs étapes supplémentaires pour créer et envoyer des factures personnalisées. Lorsque vous ajoutez un bien ou un service différent, vous devez mettre à jour chaque modèle individuellement. Quelques clics sont également nécessaires pour envoyer une facture par courriel. Ces clics s’additionnent au fil du temps pour représenter une perte de productivité et de profits.
- Données perdues – vous pourriez devoir chercher considérablement pour trouver la bonne entrée de client dans Excel, simplement pour déterminer qui devrait recevoir la facture. Si quelqu’un supprime accidentellement le modèle de feuille de calcul Excel ou que votre ordinateur tombe en panne, vous pourriez perdre le fichier pour de bon.
- Manque de mobilité – lorsque vous créez un modèle pour une facture, vous voulez y avoir accès en tout temps et de n’importe où. Cela fonctionne particulièrement bien si vous êtes sur le terrain et travaillez sur place. Les modèles de Microsoft Excel n’ont pas automatiquement la capacité de s’intégrer à votre appareil mobile. Un manque de mobilité se traduit par une perte de temps encore plus importante.
Heureusement, il existe un programme informatique qui résout tous les problèmes liés au modèle Excel.
Modèles de factures gratuits de Microsoft Excel
N’importe qui peut utiliser ce modèle Excel pour la facturation de petite entreprise afin de l’aider à envoyer des factures aux clients et à faire le suivi des comptes de revenus. Vous cherchez d’autres modèles Excel pour petite entreprise? Quel que soit le secteur d’activité dans lequel œuvre votre petite entreprise, accédez à des documents de facturation liés à votre secteur d’activité grâce à notre Centre de modèles de facture.
Le fait d’avoir des modèles de facture à portée de main permettra à votre entreprise de suivre plus facilement le processus de facturation pour les clients. Plus rapidement vous personnalisez chaque document en fonction du compte et envoyez la facture aux clients, plus rapidement vous serez payé!
Ceci étant dit, pour gagner encore plus de temps et ménager les efforts, envisagez d’utiliser d’autres logiciels pour créer des factures et ajouter automatiquement des détails de facture en un seul clic.
Comment faire un modèle de facture avec QuickBooks
QuickBooks en ligne dispose d’un générateur de modèles de facture en ligne gratuit qui est simple et rapide à utiliser. Vous pouvez choisir entre quatre styles modernes de factures et modifier les couleurs de ces styles. L’utilisation de QuickBooks est intuitive et vous pouvez enregistrer le modèle sur votre ordinateur pour une utilisation ultérieure.
Commencez avec les coordonnées de votre entreprise. Lorsque vous téléversez votre logo, le programme le dimensionne automatiquement pour vous, et chaque point de donnée apparaît à la droite sous forme d’aperçu avant l’enregistrement. Ensuite, saisissez les coordonnées du client dans un espace vide, ajoutez des renseignements sur les biens et les services rendus et indiquez les taxes correspondantes. Plutôt que de modifier les cellules avec différentes formules pour faire en sorte qu’elles sont exactes comme vous le feriez pour une facture sous forme de feuille de calcul, tout ce que vous avez à faire est de saisir l’information et le tour est joué.
Toute personnalisation s’effectue en trois étapes faciles. Il n’est pas nécessaire de redimensionner, de modifier les polices ou de faire en sorte que les cellules soient formatées correctement. Vous pouvez également synchroniser votre facture QuickBooks avec vos feuilles de calcul Excel, au besoin.
QuickBooks en ligne rend la facturation encore plus facile
Non seulement est-il plus facile de concevoir un modèle de facture professionnelle avec QuickBooks, mais vous pouvez même tirer parti de cette fonction en déplacement. Contrairement à l’utilisation d’un modèle de feuille de calcul Excel, vous pouvez simplement synchroniser votre appareil mobile avec un programme infonuagique pour vous permettre, à vous et à votre personnel, de créer et d’envoyer des factures de ventes même lorsque vous n’êtes pas au bureau.
Si vous recevez un appel de client lorsque vous êtes en pause le midi, vous pouvez ouvrir votre fichier client moyennant quelques manipulations sur votre téléphone et envoyer une facture en quelques instants.
Après avoir donné une belle allure à votre facture QuickBooks avec un logo magnifique, ajoutez une option de paiement en ligne qui vous permet de recevoir votre argent plus rapidement et de façon plus sécuritaire. Cela signifie que vous n’attendez plus de chèques envoyés par la poste, car QuickBooks offre la fonction de paiement par carte de crédit ou débit sans nécessiter de logiciel supplémentaire.
QuickBooks vous donne le choix d’envoyer des factures aux clients depuis un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un téléphone cellulaire pour être payé rapidement. Et le logiciel est compatible avec des ordinateurs de bureau ou portables Windows et Mac. Apprenez-en davantage sur toutes les fonctions que QuickBooks offre pour faciliter la facturation.
