Comment faire le suivi des factures échues (avec modèles de lettre de rappel de paiement)

Vous avez fait votre part en livrant le produit ou le service. Il est maintenant temps pour votre client de faire sa part en payant la facture.

Presque tous les propriétaires de petites entreprises connaissent la frustration causée par une facture échue. Selon une étude réalisée par QuickBooks, en moyenne 23 % des paiements versés aux petites entreprises à travers le monde sont en retard, même si celles-ci affirment qu’elles s’efforcent de réduire les retards à l’aide de mesures incitatives comme des rabais pour paiement anticipé et des pénalités de retard.

Ce guide vous aidera à faire le suivi des paiements en retard et comprend des modèles de lettres de rappel de paiement qui vous aideront à rédiger des rappels professionnels et amicaux.

Qu’est-ce qu’une facture échue?

Une facture échue est une facture qui n’a pas été payée par le client avant la date limite convenue dans les modalités de paiement de facture.

Les retards de paiement représentent un risque pour votre entreprise, car vous ne pouvez pas payer vos factures si votre client ne paie pas les siennes. Lorsque vous devez jongler avec des paiements en retard, l’important est de ne pas paniquer et de rester optimiste, même si vous devez redoubler d’efforts pour vous faire payer.

Voici quelques mesures à prendre si votre client ne respecte pas la date limite de paiement d’une facture.

Comment assurer le suivi des paiements en retard

1. Convenir à l’avance d’un mode de paiement de facture préféré

Pour recevoir vos paiements plus rapidement, discutez de la facture dès le début, avant d’effectuer le travail. S’il est déjà trop tard, ne vous en faites pas. Il suffit de vous reprendre la prochaine fois.

Néanmoins, il peut être plus facile d’obtenir un paiement si vous avez répondu à ces deux questions concernant les attentes et les besoins de votre client en matière de facture :

• Qui doit recevoir la facture? Il se peut que vous deviez envoyer la facture au client lui-même, au service de comptabilité, ou aux deux. Assurez-vous de connaître la procédure à suivre pour obtenir le paiement plus rapidement.
• Comment ils aiment payer : Offrir à vos clients plus d’options de paiement, comme la carte de crédit ou Virement électronique, veille à ce qu’il n’y ait pas de blocage pour une raison facilement évitable.

Il s’agit d’une situation extrêmement courante : un client s’habitue à payer presque tout pour un aller simple, pour ensuite subir des inconvénients lorsque cela se produit .mode de paiement n’est pas disponible. Par exemple, s’il paie tout par carte de crédit et que vous lui demandez un chèque, il risque de ne pas prendre le temps de trouver son carnet de chèques, de se procurer un timbre et de vous envoyer le chèque par la poste.

Si votre client ne vous a pas payé à temps, demandez-lui s’il préfère payer autrement. C’est peut-être la seule chose qui vous sépare d’un paiement à temps à l’avenir.

2. Indiquer clairement sur la facture ce pour quoi le client paie

Les clients sont plus enclins à payer à temps lorsque la facture indique clairement ce pour quoi ils paient. Vous devez donc vous assurer que vous avez inclus tous les renseignements dont le client a besoin.

Cela pourrait inclure :

• Temps de consultation
• Heures consacrées à des tâches en particulier
• Temps de recherche
• Numéros de projet distincts pour des produits livrables prédéfinis
• Coût des matériaux

Si vous n’avez pas encore créé un catalogue de vos produits ou services, sachez que cela en vaut la peine afin de vous permettre d’être plus efficace à l’avenir, que ce soit pour le marketing de votre entreprise ou pour l’envoi de vos factures.

Il est également conseillé de veiller à ce que vos modalités de paiement et la date limite de paiement figurent en évidence sur votre facture. Sans modalités de paiement claires, c’est votre parole contre la leur lorsqu’une facture est « en retard ».

L’idée d’indiquer « Paiement immédiat » sur la facture peut être alléchante, mais ce type de mention peut être source de confusion pour certains clients. L’ajout d’une date leur permet de se fixer un objectif concret à atteindre. La modalité de paiement la plus courante est « Net dans 30 jours », ce qui signifie que le destinataire doit payer sa facture dans un délai de 30 jours à compter de la date de facturation.

Faites preuve de proactivité et rappelez à vos clients les paiements dus. L’envoi d’un rappel indiquant que leur paiement est dû la semaine suivante leur permet de se préparer et pourrait vous aider à recevoir plus rapidement l’argent qui vous est dû.

3.  Établir une procédure de suivi pour les factures échues

Le fait de devoir discuter des paiements en retard est une source d’anxiété considérable, surtout lorsque le paiement de vos propres factures dépend du flux de trésorerie que représente ce montant en souffrance.

Cependant, comme pour tout ce que nous avons évoqué, avoir un système permettant de faire le suivi des paiements en retard peut vous aider à garder votre calme et à continuer votre travail.

Un logiciel de comptabilité facilite le suivi des paiements en retard, car contrairement aux systèmes manuels comme Word ou Excel, il vous permet de trier les factures par nom de client ou par date limite de paiement et de configurer des rappels automatiques pour les paiements en retard.

Comment rédiger une lettre de rappel de paiement

Lorsque vous rédigez une lettre concernant une facture échue, il est important d’inclure les détails suivants :

1. Le numéro de la facture
2. La date à laquelle la facture a été émise
3. La date limite de paiement
4. Les modalités de paiement
5. Le montant dû, y compris les pénalités de retard, le cas échéant
6. Les directives pour effectuer le paiement
7. Votre numéro de téléphone et vos coordonnées

Vous veillez ainsi à ce que votre client dispose de tous les renseignements nécessaires pour payer la facture échue.

Pour faciliter l’envoi de ces rappels, QuickBooks vous permet de créer des messages automatisés que vous pouvez envoyer à vos clients. Si vous n’automatisez pas les rappels avec QuickBooks, un modèle de rappel de paiement peut vous aider à rédiger un courriel professionnel et amical.

Modèles de courriels pour les factures échues

Jour 1 : date limite de paiement

Si, à la date limite de paiement, vous n’avez toujours pas reçu le montant dû, vérifiez si le client a bel et bien reçu la facture. QuickBooks vous permet de voir si votre client a consulté la facture, ce qui peut vous indiquer qu’il n’a peut-être pas vu le courriel.

Dans tous les cas, envoyez un courriel de rappel poli mentionnant la possibilité que la facture ait simplement été égarée. Cela pourrait suffire à lui rappeler d’envoyer le paiement. La personne pourrait aussi vous dire que le chèque a été envoyé par la poste, ce qui vous indique que vous recevrez bientôt le montant dû.

Pour vous faciliter la tâche, voici quelques modèles de courriel pour un premier rappel de facture à envoyer à vos clients. Assurez-vous de les personnaliser pour votre entreprise et veillez à respecter le ton de la relation que vous entretenez avec le client concerné. Ces modèles sont conçus pour vous donner un point de départ.

Modèle de courriel pour les rappels de paiement

Objet : [Nom de votre entreprise] : suivi concernant la facture XXXXX pour [produit/service]

Corps :

Bonjour [Nom du client],

J’espère que vous allez bien. Je vous envoie ce courriel pour vous rappeler que le paiement de la facture XXXXX, envoyée le [date d’envoi], est dû le [date limite de paiement].

Je profite de cette occasion pour vérifier si vous avez eu le temps de passer en revue la facture et de confirmer que tout est en ordre et pour confirmer que le paiement sera effectué d’ici le [date limite de paiement]. Vous trouverez ci-joint la facture.

N’hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez des questions.

Merci,

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

Modèle de courriel pour les factures échues

Objet : [Nom de votre entreprise] : la facture XXXXX pour [produit/service] est due aujourd’hui

Corps :

Bonjour [Nom du client],

J’espère que vous vous portez bien.

Je vous envoie ce courriel pour vous rappeler que le paiement de la facture XXXXX d’une somme de [montant de la facture], envoyée le [date d’envoi], est dû aujourd’hui.

Je n’ai pas encore reçu le paiement de cette facture et je vous demande de bien vouloir me confirmer l’heure prévue du paiement. Si le paiement n’est pas effectué avant le [date de début de la pénalité de retard], une pénalité de retard sera appliquée.

Dans l’espoir d’éviter des pénalités de retard, si vous avez des questions concernant cette facture, n’hésitez pas à m’en faire part et je vous répondrai avec plaisir.

Merci,

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

Jour 15 : deux semaines de retard

Si le paiement est en retard de deux semaines, un sentiment de panique peut monter en vous.

Si vous n’avez pas reçu le paiement après votre premier rappel, le moment est bien choisi pour appeler votre client afin de confirmer qu’il a bien reçu la facture et lui demander s’il a des questions. Il arrive que le client oublie de vous dire qu’il a besoin de certains renseignements pour son propre système, comme un numéro de bon de commande. Il se peut aussi que votre facture ait été oubliée parce que l’un des employés de votre client est absent. Il existe presque toujours une bonne raison pour laquelle votre facture n’a pas été payée, alors n’hésitez pas à poser la question.

Voici un modèle de courriel pour les factures échues que vous pouvez simplement copier, coller, modifier et envoyer à votre client :

Modèle de courriel pour les factures échues

Objet : [Nom de votre entreprise] : la facture XXXXX pour [produit/service] est échue

Corps :

Bonjour [Nom du client],

J’espère que tout va bien de votre côté depuis notre dernière conversation.

Mes dossiers indiquent que je n’ai pas encore reçu le paiement de la facture XXXXX d’une somme de [montant de la facture], qui était dû le [date limite de paiement].

Le montant de la facture impayée s’élève à [montant de la facture, plus les frais de retard, le cas échéant] et est en retard de [nombre de jours de retard]. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture, au cas où vous ne retrouveriez plus l’original. Vous pouvez effectuer un paiement ici en toute simplicité : [lien vers un mode de paiement en ligne ou d’autres modes de paiement].

Si vous avez déjà envoyé le paiement, vous pouvez ignorer cet avis. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec moi au [numéro de téléphone].

Merci,

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

Jour 30 : un mois de retard

Un paiement aussi en retard peut sembler impoli, mais cela ne veut pas dire que vous devez aussi l’être. Gardez votre calme et restez professionnel dans vos communications de suivi.

Si vous avez déjà discuté avec le client, renvoyez-lui la facture, en y indiquant les éventuels nouveaux frais, et évoquez la conversation que vous avez eue et les intentions concrètes qu’il a exprimées concernant l’envoi du paiement. En plus du courriel, vous pouvez envoyer la facture par la poste, ce qui pourrait attirer l’attention du client.

Vous pouvez également commencer à ajouter des frais pour paiement en retard, mais seulement si vous avez informé le client de ces frais dès le début de votre relation d’affaires.

Le fait d’imposer à un client des frais de retard inattendus peut provoquer plus d’animosité que nécessaire. Cependant, il est tout à fait acceptable de mentionner clairement vos modalités concernant les paiements en retard, puis de les indiquer de manière détaillée sur la prochaine facture.

À ce stade, vous pouvez faire preuve de plus de persistance. Expliquez clairement que vous devez recevoir le paiement et assurez-vous que vous vous adressez à la bonne personne. Si vous avez affaire au service comptable, il est peut-être temps de relancer votre client directement, car il a tout intérêt à ce que vous receviez votre paiement en temps voulu pour que le travail puisse se poursuivre.

La raison en est qu’il s’agit du moment idéal pour cesser le travail en cours et à venir. Informez poliment votre client par courriel que vous devrez cesser de travailler sur les projets en cours jusqu’à ce que les factures soient payées.

Voici un modèle de courriel pour les factures échues depuis 30 jours que vous pouvez simplement copier, coller, modifier et envoyer à votre client :

Modèle de courriel pour les factures échues depuis 30 jours

Objet : [Nom de votre entreprise] : la facture XXXXX pour [produit/service] est échue depuis 30 jours

Corps :

Bonjour [Nom du client],

Je vous envoie ce courriel pour vous rappeler que le paiement de votre facture est maintenant 30 jours en retard, ce qui nécessite une intervention immédiate de votre part.

Mes dossiers indiquent que je n’ai pas encore reçu le paiement de la facture XXXXX d’une somme de [montant de la facture], qui était dû le [date limite de paiement].

[Facultatif, s’il y a lieu] Votre facture étant impayée, une pénalité de retard de [montant] vous a été imposée.

Le montant de la facture impayée s’élève à [montant de la facture, plus les frais de retard, le cas échéant] et est en retard de [nombre de jours de retard]. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture. Vous pouvez effectuer un paiement ici : [lien vers un mode de paiement en ligne ou d’autres modes de paiement].

Veuillez m’informer de l’état de votre paiement.

Si vous avez déjà envoyé le paiement, vous pouvez ignorer cet avis. Si vous avez des questions, ou si vous souhaitez discuter des options de paiement, veuillez communiquer avec moi au [numéro de téléphone].

Je vous remercie de bien vouloir me répondre dans les plus brefs délais afin que nous puissions résoudre ce problème.

Merci,

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

Jour 60 : deux mois de retard

Si 60 jours représentent un délai nettement supérieur à vos modalités de facturation, vous pouvez envisager les solutions suivantes :

• Faire appel à une agence d’affacturage
• Envoyer la facture à une agence de recouvrement
• Déclarer la facture comme une créance irrécouvrable et passer à autre chose

Voici un modèle de courriel pour les factures échues depuis 60 jours que vous pouvez simplement copier, coller, modifier et envoyer à votre client :

Modèle de courriel pour les factures échues depuis 60 jours

Objet : [Nom de votre entreprise] : la facture XXXXX pour [produit/service] est échue depuis 60 jours – veuillez envoyer le paiement dès que possible

Corps :

Bonjour [Nom du client],

Ce message important requiert votre attention immédiate. J’ai communiqué avec vous à plusieurs reprises au sujet d’un paiement maintenant en retard de 60 jours.

Je n’ai pas encore reçu votre paiement pour la facture XXXXX ci-jointe qui s’élève à [montant]. Le paiement était dû le [date limite de paiement]. Veuillez noter que, comme indiqué dans mes modalités de paiement, des frais de retard ou intérêts supplémentaires de [frais de retard ou intérêts] peuvent vous être facturés pour les paiements reçus plus de [nombre de jours] après la date limite de paiement.

Si je n’ai pas reçu votre paiement au plus tard le [date finale], votre compte sera confié à une agence de recouvrement. Vous pouvez éviter cette situation en effectuant votre paiement le plus tôt possible.

Encore une fois, si vous avez des questions au sujet de ce paiement, veuillez communiquer avec moi au [numéro de téléphone]. J’espère que nous pourrons régler ce problème le plus rapidement possible.

Cordialement,

[Votre nom]

[Nom de votre entreprise]

À retenir : les rappels amicaux peuvent vous aider à recevoir vos paiements

Aucun propriétaire d’entreprise ne souhaite être confronté à des factures impayées, mais il est fort probable que la plupart d’entre eux auront à vivre une telle situation à un moment ou à un autre. En mettant en place de manière proactive des systèmes et des processus qui assurent la clarté de vos comptes clients et vous protègent, vous pourrez vous concentrer davantage sur votre travail et sur la croissance de votre entreprise, et moins sur le fardeau administratif que constituent les paiements en retard.

Évidemment, les exemples mentionnés dans ce guide représentent le pire des scénarios; dans la plupart des cas, il vous suffira d’envoyer un simple courriel de rappel, voire de proposer d’autres options de paiement, et votre paiement sera en route.