إذا تعرضت الشؤون المالية في أعمالك التجارية للتقلبات، فتذكّر أنك لست وحدك. فيما يلي بعض الطرق الأخرى التي يستطيع أصحاب الأعمال التجارية بفضلها ضمان حدوث أقل قدر ممكن من الخسائر المالية:

إعداد خطة استمرارية الأعمال التجارية:: دوِّن أسوأ السيناريوهات ومشقات الأعمال التجارية المحتملة. ثم ضع الصيغة النهائية للخطة التي ستمكّنك من التعامل مع تلك المشكلات قبل ظهورها. هذا هو دليلك للمضي قدمًا بسرعة وثقة.

إعداد خطة استمرارية التوريد: تتمحور هذه الخطة حول الحصول على جميع البضائع والموارد التي تحتاج إليها من مصادر بديلة، في حالة توقف التاجر عن الإنتاج.

وضع استراتيجية التواصل: يلزم أن يكون هذا التواصل داخليًا وخارجيًا، للحد من اللبس. حدد ما تريد إخباره للمستثمرين والموظفين والمقاولين، وأنشئ سلسلة من الأوامر بحيث تصلهم الرسائل عبر القنوات المناسبة.

استكشاف الخيارات الافتراضية وخيارات التجارة الإلكترونية: إذا كانت أعمالك التجارية تعتمد على التواصل وجهًا لوجه أو الشراء داخل المتجر، فقد حان الوقت للتخلي عن الأفكار التقليدية والبدء في التفكير بإبداع. انظر في إنشاء غرف اجتماعات افتراضية لتقديم الاستشارات والخدمات ومساحات لبيع البضائع بالتجزئة عبر الإنترنت.

لا يمكن لجميع أصحاب الأعمال التجارية السماح لموظفيهم بالعمل من المنزل. وإذا كان لزامًا على العمال أن يعملوا في مكان العمل، فإنه يوجد لدينا بعض الاقتراحات للحفاظ على سلامتهم.

منح المرضى من الموظفين إجازة: إذا كان موظف يشعر بأعراض الإنفلونزا أو البرد أو كوفيد-19، فلا تتردد في منحه إجازة.

اتباع إرشادات منظمة الصحة العالمية ومركز السيطرة على الأمراض بشأن غسل اليدين وتعقيمهما: يجب أن يحتوي معقم اليدين على الكحول بنسبة 60%على الأقل ليكون فعالاً، ويمكنك صنعه بنفسك. ضع لافتات في كافة أرجاء مكان العمل، لتذكير الموظفين بغسل أيديهم باستمرار.

تعقيم كل شيء: يتضمن ذلك الأسطح ومقابض الأبواب والأدوات شائعة الاستخدام مثل، لوحات المفاتيح أو الأقلام أو حتى قارئات البطاقات. إذا كان مكان عملك به أطباق مشتركة مغسولة يدويًا، فاغسل الأطباق في حوض يحتوي على مادة مبيضة بعد تنظيفها بسائل التنظيف.

الالتزام بالمسافات الآمنة: يمكن أن ينتشر فيروس كوفيد-19 عن طريق اللعاب والمخاط المتناثر عند السعال والعطس. يُوصي الخبراء بالابتعاد عن الآخرين مسافة 6 أقدام (مترين) لتقليل خطر الإصابة بالعدوى.

الحث على نيل قسط جيد من النوم ليلاً: ربما لا يمكنك إجبار فريقك على النوم في وقت معين، ولكن يجب على المديرين وضع جداول زمنية تتيح أوقات استراحة كافية بين نوبات العمل.

بالنسبة إلى معظم أصحاب الأعمال التجارية، يمثل التعامل مع فيروس واسع الانتشار كذلك تحديًا جديدًا. فيما يلي بعض الخطوات الأولى لمساعدتك على البدء.

تعيين فريق عمل: توجد بعض القرارات التي عليك اتخاذها. يود الموظفون التأكد من أنك تضع صحتهم وسلامتهم في الاعتبار. بينما يود المستثمرون التأكد من أن لديك خطة طوارئ جاهزة. عيّن بعض الأشخاص ضمن فريقك للبحث في كل مشكلة وتقديم اقتراح لتخطيها.

قبل السماح لموظفيك بالعمل من المنزل، تأكد من وضع خطة: يجب أن تشمل هذه الخطة الاتفاق على منصة تواصل معينة وتوثيق توقعات العمل عن بُعد. تأكد من إتاحة كافة الأدوات التي يحتاج إليها الموظفون لتحقيق النجاح وكذلك إتاحة كافة الموارد تحت تصرفهم لحل المشكلات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات. وإذا تعذر على موظفيك العمل أو أُغلقت شركة أعمالك التجارية مؤقتًا بسبب فيروس كورونا، فإنه يمكنك تفقّد برامج التأمين ضد البطالة في ولايتك.

التركيز على الأمور المالية: أبقِ المستثمرين أو حاملي الأسهم على اطلاع بالخطط المستقبلية التي قد تؤثر في الأرباح. تحقق من مصادر السيولة النقدية لأعمالك التجارية وضع خططًا لمقدمي الخدمات البديلة. قد يستطيع المحاسب مساعدتك عن طريق استكمال تقييم المخاطر في دفاترك. وسيساعدك تقييم المخاطر على الاستعداد بشكل أفضل لتحقيق المكاسب أو التأهب لمواجهة الخسائر.

تتمثل أبسط طريقة لتقليل مخاطر الإصابة والعدوى في تقييد جميع رحلات العمل غير الضرورية. ولكن بالنسبة إلى رحلات العمل التي لا مناص منها، إليك بعض النصائح للحفاظ على سلامتك وسلامة الآخرين.

السفر بحكمة: لا تسافر إلى المدن الأكثر تأثرًا بتفشي مرض كوفيد-19، أو إلى ولايات مُعلن بها حالة الطوارئ.

تجنب المخالطة بعد السفر: يُوصي مركز السيطرة على الأمراض جميع الأشخاص الذين يُحتمل أنهم خالطوا شخصًا مصابًا بتجنب مخالطة الآخرين لمدة 14 يومًا على الأقل. راقب درجة حرارتك لمدة 14 يومًا للتأكد من تمتعك بصحة جيدة قبل العودة إلى العمل.

حماية الآخرين: عند عودتك إلى العمل، تأكد من الابتعاد عن كبار السن والأفراد المصابين بضعف في جهاز المناعة والأشخاص المصابين بحالات صحية مزمنة أو شديدة.

إعادة النظر في وسائل النقل العام: انظر في خيارات النقل المتاحة أمامك. هل توجد طريقة لتقليل عدد الأشخاص الذين تقابلهم بالجوار عند السفر؟ تأكد من تعقيم يديك بعد لمس مقابض الأبواب أو غيرها من الأسطح شائعة الاستخدام.

الالتزام بالمسافات الآمنة: يُوصي مركز السيطرة على الأمراض الأشخاص بالابتعاد عن الآخرين مسافة 6 أقدام (مترين) على الأقل.

يتوفر لدى مركز السيطرة على الأمراض أحدث التوصيات بشأن التجمعات. إليك بعض النصائح في حال قررت تنظيم حدث افتراضي:

مزج الوسائط المتعددة. سيساعدك ذلك عند استضافة مؤتمر افتراضي في الحفاظ على تفاعل المشاركين مع التحديات الدورية وفرص المشاركة. وتوفر وسائل التواصل الاجتماعي طرقًا ممتازة للمشاركة من أي مكان.

السماح للمتحدثين الفعالين بالحديث أمام الكاميرا. لا يحتاج الشخص إلى التصرف بطريقة معينة ليجذب الانتباه إليه، بل عليه أن يشعر بالراحة عند التحدث أمام الكاميرا. حاول التعاقد مع المتحدثين ذوي الخبرة في الإلقاء أمام الكاميرا، أو اطلب عينة مسجلة قبل التعاقد معهم للتحدث.

التسجيل مسبقًا كلما أمكن. ربما يتسم التسجيل المسبق بقدر أقل من المتعة مقارنة بالتسجيل المباشر، ولكن يمكن أن يساعد التسجيل المسبق على تقليل مخاطر حدوث أخطاء تقنية في أثناء الحديث. إذا لم يكن التسجيل المسبق خيارًا متاحًا أمامك، فجرب أداة، مثل Facebook Live، والتي يمكنها استيعاب المزيد من حركة البيانات في آن واحد. لكن تأكد أولاً من أن المتحدث لديه اتصال قوي بالإنترنت.

توفير المساحات لإجراء المحادثات. يُعد تكوين شبكات العلاقات واحدًا من أفضل جوانب حضور المؤتمر. امنح الحاضرين فرصة للتواصل من خلال دعوتهم إلى إحدى منصات المراسلة مثل Slack أو Teams. أنشئ قنوات داخل تلك الأدوات، وصنفها بناءً على موضوعات المناقشة.

أصدرت العديد من شركات الأعمال التجارية سياسات للعمل من المنزل، ما يساعد الموظفين على إبطاء انتشار الفيروس. فيما يلي بعض النصائح لتحقيق الانتقال السلس إلى عمل الموظفين عن بُعد:

التأكد من إتاحة الأدوات والمعدات التي يحتاج إليها الموظفون للعمل بفعالية: يتضمن ذلك تطبيقات المراسلة الفورية وأدوات مؤتمرات الفيديو واتصالاً موثوقًا به بالإنترنت. وتشمل المعدات اللازمة، بالنسبة إلى الكثيرين، شاشة جهاز الكمبيوتر ولوحة المفاتيح والماوس.

حثّ الموظفين على تخصيص مساحة للعمل في منازلهم: يساعد فصل أمور العمل عن الحياة الموظفين على الحفاظ على تركيزهم ونظامهم طوال اليوم.

إخطار الموظفين بوضوح بالتوقعات المرجوة منهم كفريق في ظل ظروف العمل عن بُعد: يجب اطلاع الموظفين على مواعيد الحضور والعمل، ووسائل الإبلاغ بمواعيدهم المتاحة، والاجتماعات التي عليهم حضورها افتراضيًا.

اتخاذ الاحتياطات اللازمة للحفاظ على أمان بيانات أعمالك التجارية وسلامة موظفيك: تجنب استخدام الشبكات العامة. اعمل في مساحة خاصة، مثل مكتب منزلي بدلاً من المقاهي أو مساحات العمل المشتركة.

يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى شعور الموظفين بالانعزال عن فرقهم وزملائهم في العمل. يُعد العمل بروح الفريق عنصرًا مهمًا للإنتاجية. فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في الحفاظ على ازدهار التواصل بين الموظفين:

تحديد موعد للقيام بنزهات افتراضية مع أعضاء الفريق وإعطائها الأولوية: حدد الوقت على التقويم وخصِّصه فقط للتواصل مع زملاء العمل والحفاظ على علاقات شخصية معهم.

فكِّر في تهيئة مناخ ودي للتواصل الافتراضي بين الموظفين: أنشئ قناة دردشة مخصصة أو شارك رابط مؤتمر فيديو للتواصل المباشر طوال اليوم. يمكن للموظفين الدخول إليه والخروج منه كلما سنحت الفرصة، ليكون الأمر على غرار الالتقاء في غرفة الاستراحة.

حثّ الموظفين على التفاعل مع بعضهم من خلال التحديات الافتراضية: اطلب من الموظفين نشر صور حيواناتهم الأليفة، أو مشاركة أفضل نصائحهم المتعلقة بتهيئة مكتب منزلي، أو التعاون في إعداد قائمة جماعية لتشغيل الأغاني. تحدَّ فريقك لابتكار أفكار جديدة كل أسبوع.

اكتشاف طرق جديدة لبناء الفرق: تذكر أن الهدف هو الحد من مخالطة الآخرين، لذا لا تُعد الألعاب التي تتضمن تشابك الأيدي فكرة جيدة. بدلاً من ذلك، ابحث عن فرص بناء الفرق عبر الإنترنت. يمكن لملحقات Slack، مثل Donut تقسيم أعضاء الفريق إلى فرق مكونة من اثنين لإجراء محادثات فردية افتراضية.

التحلي بالشفافية والصبر: تذكروا أنكم جميعًا تمرون بهذه التجربة معًا. مع انتقالك للعمل في الظروف التي فرضها الواقع الجديد، ذكّر موظفيك بنشر ثقافة الصبر والامتنان فيما بينهم.