Se as finanças da sua empresa parecem voláteis, não está sozinho. Eis algumas formas como os empresários podem assegurar que as suas perdas financeiras são mínimas:

Desenvolva um plano de continuidade dos negócios: imagine os piores cenários e as potenciais dificuldades comerciais. Em seguida, elabore um plano para lidar com esses problemas antes de os mesmos ocorrerem. Este é o seu guia para avançar com rapidez e confiança.

Desenvolva um plano de continuidade do abastecimento: este plano foca-se em obter todos os bens e recursos de que necessita a partir de fontes alternativas, caso um fornecedor cesse a produção.

Crie uma estratégia de comunicação: a comunicação deve ser interna e externa, para reduzir a confusão. Determine o que tem a dizer aos investidores, aos empregados e aos contratantes, e crie uma cadeia de comando para que as mensagens sigam pelas vias corretas.

Explore opções virtuais e de comércio eletrónico: se a sua empresa depende do contacto direto ou das compras na loja física, agora é o momento de pensar fora da caixa. Considere utilizar salas de reunião virtuais para consultas e serviços, e espaços de retalho online para as mercadorias.

Nem todos os empresários podem enviar os empregados para casa. Se a sua empresa tem empregados que têm de permanecer no local de trabalho, temos algumas sugestões para manter a segurança das pessoas.

As pessoas doentes devem ficar em casa: se um empregado manifestar sintomas de constipação, gripe ou COVID-19, não hesite em dizer-lhe para ficar em casa.

Cumpra as orientações da OMS e do CDC sobre a desinfeção e lavagem das mãos: o gel hidroalcoólico tem de conter pelo menos 60% de álcool para ser eficaz e pode fazer o seu próprio gel. Afixe sinais no local de trabalho para lembrar os empregados de que devem lavar as mãos frequentemente.

Desinfete tudo: isto inclui superfícies, puxadores de portas e ferramentas habitualmente utilizadas, tais como teclados, canetas ou até leitores de cartões. Se o seu local de trabalho tem pratos comuns lavados à mão, submeta-os a um banho com lixívia depois de os esfregar.

Mantenha uma distância de segurança: a COVID-19 pode ser transmitida através da saliva e do muco transportado quando se tosse ou espirra. Os peritos recomendam que mantenhamos um distanciamento de 2 metros em relação às outras pessoas para reduzir o risco de contaminação.

Promova uma boa noite de sono: pode não conseguir implementar uma hora de deitar para toda a equipa, mas os supervisores devem fazer horários que permitam que todos tenham um tempo de descanso adequado entre turnos.

Para a maioria dos empresários, um vírus tão generalizado como este é uma experiência sem precedentes. Seguem-se alguns primeiros passos para se preparar.

Identifique um grupo de trabalho: tem de tomar algumas decisões. Os empregados querem saber que está a pensar na saúde e segurança deles. Os investidores querem saber que tem um plano de contingência implementado. Identifique pessoas na sua equipa para pesquisar cada problema e criar uma proposta para avançar.

Antes de enviar os empregados para casa, faça um plano: este deve incluir uma plataforma de comunicação acordada e expetativas de teletrabalho documentadas. Certifique-se de que os empregados têm todas as ferramentas de que necessitam para serem bem-sucedidos e que têm à sua disposição recursos para problemas relativos às TI. Se não for possível aos empregados trabalhar ou se a sua empresa encerrar temporariamente por causa do coronavírus,consulte as ajudas estatais disponíveis através da segurança social.

Foque-se nas finanças: mantenha os investidores ou os acionistas informados sobre os planos futuros que possam afetar as receitas. Investigue a origem dos fluxos de caixa da sua empresa e crie planos para fornecedores alternativos. Um contabilista poderá ajudar nesta tarefa, realizando uma avaliação de risco às suas contas. Uma avaliação de risco irá ajudá-lo a preparar-se melhor para os ganhos ou para as perdas.

A forma mais simples de reduzir o risco de infeção e contaminação é restringir todas as deslocações profissionais não essenciais. Nas deslocações profissionais inevitáveis, siga estas sugestões para manter a sua segurança e a dos outros.

Desloque-se com cautela: não se desloque a cidades com surtos conhecidos de COVID-19 nem a países em Estado de emergência.

Evite os contactos após as deslocações: o CDC recomenda que todas as pessoas que possam ter estado em contacto com uma pessoa infetada evitem o contacto com outros durante, pelo menos, 14 dias. Vigie a sua temperatura durante esses 14 dias para assegurar que está em bom estado de saúde antes de regressar ao local de trabalho.

Proteja os outros: ao regressar, mantenha-se afastado dos idosos, de pessoas com o sistema imunitário debilitado e de pessoas com doenças crónicas ou graves.

Repense os transportes públicos: considere as suas opções de transporte. Há alguma forma de minimizar o número de pessoas que encontra com alguma proximidade nas suas deslocações? Desinfete as mãos após tocar em puxadores de portas ou outras superfícies de utilização comum.

Mantenha uma distância de segurança: o CDC recomenda que seja mantida uma distância de, pelo menos, 2 metros.

O CDC tem as recomendações mais atualizadas sobre ajuntamentos. Seguem-se algumas sugestões caso decida avançar com um evento virtual:

Misture vários meios. Ao organizar uma conferência virtual, ajuda manter os participantes motivados com desafios periódicos e oportunidades de participação. As redes sociais constituem uma excelente via de envolver as pessoas a partir de qualquer localização.

Coloque oradores dinâmicos em frente à câmara. Uma pessoa não tem de estar na sala para impor a sua presença, mas tem de se sentir confortável a falar para a câmara. Tente contratar oradores com experiência de câmara ou peça uma amostra gravada antes de os contratar para falar.

Grave previamente sempre que possível. É menos divertido do que um direto, mas ao gravar previamente pode ajudar a minimizar o risco de falhas técnicas a meio do discurso. Se a gravação prévia não for uma opção, experimente uma ferramenta como o Facebook Live, que suporta mais tráfego em simultâneo. Primeiro, não se esqueça de garantir que o orador tem uma boa ligação à Internet.

Crie espaços de conversação. Uma das melhores partes de participar numa conferência é a possibilidade de estabelecer contactos. Ofereça aos participantes oportunidades de contacto ao convidá-los para uma plataforma de mensagens como o Slack ou o Teams. Configure canais nessas ferramentas baseados em tópicos de discussão.

Diversas empresas adotaram políticas de teletrabalho para que os respetivos empregados pudessem abrandar a propagação do vírus. Seguem-se algumas sugestões para uma transição sem problemas para uma equipa de trabalho remota:

Certifique-se de que os empregados têm as ferramentas e o equipamento necessário para um trabalho eficiente: isto inclui aplicações de mensagens instantâneas, ferramentas de videoconferência e acesso fiável à Internet. Em muitos casos, o equipamento necessário inclui um monitor, teclado e rato para o computador.

Incentive os empregados a designarem um espaço de trabalho em casa: separar o trabalho da vida privada ajuda os empregados a concentrarem-se e manterem-se organizados ao longo do dia.

Comunique claramente as expetativas para a equipa: os empregados devem saber quando é que devem trabalhar, como comunicar a sua disponibilidade e quais são as reuniões a que devem assistir virtualmente.

Adote precauções para manter a segurança dos seus dados comerciais e dos seus empregados: evite a utilização de redes públicas. Trabalhe num espaço privado, como o escritório de casa, e não num café ou num espaço de cotrabalho.

O teletrabalho pode fazer com que os empregados se sintam desligados das equipas e dos colegas. No entanto, o trabalho de equipa continua a ser um importante ingrediente da produtividade. Seguem-se algumas sugestões para ajudar a promover as ligações entre os empregados:

Agende e dê prioridade aos encontros virtuais com os membros da equipa: reserve algum tempo no calendário para falar com os colegas e manter relações pessoais.

Considere criar um ponto de encontro virtual: inicie um canal de conversação ou uma ligação de videoconferência dedicado e aberto durante todo o dia. Os empregados podem entrar e sair de acordo com a sua disponibilidade, tal como na copa da empresa.

Incentive a interação dos empregados através de desafios virtuais: peça aos empregados para publicarem uma fotografia do colega de quatro patas, partilharem as melhores dicas de teletrabalho ou colaborarem na elaboração de uma lista de músicas para a equipa. Desafie a sua equipa a apresentar novas ideias a cada semana.

Descubra novas formas de consolidar a equipa: lembre-se de que o objetivo é limitar o contacto com os outros, pelo que a formação de um aglomerado humano não é uma boa ideia. Ao invés, procure oportunidades de desenvolvimento do espírito de equipa online. Extensões do Slack, como a Donut, podem formar pares entre os membros da equipa para conversas individuais.

Seja transparente e paciente: estão todos juntos neste desafio. À medida que trabalha na sua nova realidade, lembre os empregados para serem pacientes e simpáticos uns com os outros.