Cómo hacer el Balance General de tu empresa

Un balance general es el resultado del estado financiero de una empresa en determinado período, este proceso es de suma importancia porque muestra lo que se posee, lo que se debe y el patrimonio del propietario y sus socios, es decir, la inversión de cada una de las partes involucradas en el negocio. A este balance también se le conoce como balance de situación, balance contable o estado de situación patrimonial.

Este balance general puede ser muy útil al momento de cumplir con las obligaciones financieras, pues nos brinda un panorama amplio de todos los ingresos que se tuvieron durante un lapso determinado. Dicho balance también puede contener información de años anteriores. El objetivo: realizar una comparativa para dar un seguimiento al desempeño financiero de la empresa y, posteriormente, encontrar oportunidades de crecimiento y mejora.

Además, este balance general puede ser muy útil al momento de cumplir con las obligaciones tributarias, pues nos ayuda a conocer con detalle todos los ingresos y egresos, y de este modo, sabremos cuánto pagaremos de impuestos.

Por otro lado, este documento es uno de los tres estados financieros más importantes que se necesitan para visualizar correctamente la situación financiera de una empresa, junto con el estado de resultados y el flujo de caja.

• Estado de resultados: Muestra el ingreso neto de la empresa por un período específico de tiempo, que puede ser mensual, trimestral o anual. Este ingreso neto se refiere a la totalidad de los ingresos menos los gastos del período.
• Flujo de caja: Se refiere a todos los movimientos con efectivo realizados por la empresa. Los flujos de efectivo negativos hablan de importantes problemas financieros.

Las empresas que se encuentran debidamente constituidas incluyen el balance general, el estado de resultados y el flujo de caja en los informes financieros internos, y también en los de las autoridades fiscales.

El balance general actualizado de la forma debida es una herramienta muy importante para aquellas personas que buscan un nuevo financiamiento o desean poner en venta el negocio, pues de esta manera se conocerá el patrimonio neto y el posible precio de venta.

Para comenzar con este reporte financiero se necesita tener conocimiento de los 3 elementos base: los activos, los pasivos y el patrimonio. Aunque estos elementos se utilizan con frecuencia, pueden variar dependiendo del negocio.

¿Cómo hacerlo?

Al realizar un balance general, primeramente necesitas tomar en cuenta los siguientes conceptos:

Activos

Este concepto se refiere a todos los bienes que una empresa posee y se divide en dos categorías activos corrientes y activos fijos.

• Activos corrientes:  Alude a todos los bienes que son efectivo o son susceptibles de convertirse en efectivo en al menos un año o al cierre del ejercicio, ya sea a través de venta o intercambio. Por ejemplo, dinero en efectivo o cheques al día, dinero almacenado en cuentas corrientes bancarias, cuentas por cobrar e inventario, el cual es el valor de la mercancía y materia prima disponible en ese momento para su venta.
• Activos fijos:  Son los bienes de la empresa que no representan un flujo inmediato o cambios constantes. Ejemplos de activos fijos son: maquinaria o equipo de la empresa, terrenos, inmuebles, vehículos, etc. Cabe destacar que el valor de cada uno de estos activos es determinado por su valor comercial y, debido a esto, los activos fijos pueden perder parte de su valor debido al desgaste generado por el uso. En cuanto a productos de reciente adquisición, se puede mantener el precio de compra.

Existe una tercera categoría de activos, los activos diferidos, los cuales hacen referencia a bienes por los que se paga de forma anticipada y no necesariamente son utilizados. Por ejemplo, el arrendamiento y las patentes.

Pasivos

Otra de las categorías importantes que debemos tomar en cuenta son los pasivos. Estos se refieren a las deudas que tiene la empresa con terceros, pueden ser con proveedores, bancos o personas, y se clasifican en pasivos corrientes y pasivos fijos o a largo plazo.

• Pasivos corrientes: Estos pasivos se refieren a deudas y obligaciones que la empresa tiene que pagar en menos de un año. Por ejemplo, crédito o préstamos a corto plazo, facturas a proveedores, salarios, deducción de impuestos, etc.
• Pasivos fijos o a largo plazo: Por lo que se refiere a estas categorías, son deudas que vencen después de un año. Por ejemplo, créditos o préstamos a mediano y largo plazo o bonos.

Patrimonio

Este tercer elemento se refiere a los recursos que se invirtieron en la empresa, y que fueron dados por socios y accionistas. Del mismo modo, representa los beneficios y utilidades que se han generado. Esta categoría contiene 4 valores importantes, los cuales son:

• Capital: Se refiere a los recursos que posee una empresa y que son obtenidos mediante la inversión hecha por accionistas o socios, con el fin de generar beneficios o ganancias.
• Utilidad retenida: Este valor se refiere a las ganancias generadas por las inversiones hechas por accionistas o socios, y que son nuevamente reinvertidas para lograr un beneficio aun mayor.
• Utilidad del período anterior: Son las ganancias de la empresa que se generaron a partir del capital de los socios. En el balance general es representada con las cifras del período anterior, por ejemplo, si el reporte financiero se realiza en el 2020, las utilidades del período anterior serían las del año 2019.
• Reserva: Son las utilidades generadas pero retenidas, con el fin de utilizarse en alguna situación específica o para fortalecer el capital y permitir el crecimiento de la empresa. Estas reservas están respaldadas por el artículo 20 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, el cual menciona que: “de las utilidades netas de toda sociedad, deberá separarse anualmente el 5%, como mínimo, para formar el fondo de reserva, hasta que represente la quinta parte del capital social.”

En conclusión, los pasivos más el capital deben de ser iguales que los activos. Si existen hay resultados negativos, significa que hay una disminución del patrimonio o capital. Este concepto nos muestra rápidamente si nuestra empresa se sostiene o no por sí misma. 

Estructura del balance general

Una vez que se han entendido los diferentes conceptos utilizados para elaborar el balance general, será posible pasar a la estructura de dicho documento contable. Para comenzar debemos de realizar una tabla con dos columnas, en la parte de la izquierda se ponen los activos y en la derecha los pasivos.

Comenzando por los activos, estos se ordenan de forma descendente, dependiendo de su liquidez, es decir, de la cualidad que tienen para convertirse en dinero en efectivo. Por ejemplo, en primer lugar, ubicaremos el dinero de caja.

En la segunda columna irán los pasivos, estos los ordenamos según el nivel de exigencia en el que se deben de pagar, es decir, primero irán las deudas corrientes y después los pasivos a largo plazo.

Si al final de este ejercicio los pasivos son mayores que los activos, significa que la empresa tiene un problema financiero y hay que poner énfasis en él. De ser mayor la cifra de activos, significa que esa es la cantidad que corresponde al patrimonio de la empresa.

En la actualidad, existen plantillas predeterminadas que te permitirán conocer el orden recomendado para hacer el balance general. Aunque esto puede ayudar, es recomendable utilizar otro tipo de herramientas, como softwares contables o de gestión empresarial. Una de ellas es QuickBooks.

¿Cuándo hacerlo?

Por lo general, este ejercicio se realiza una vez al año, después de que se hace el balance final. Es muy importante que se haga de manera correcta, ya que muchas veces se hace público para el conocimiento del accionista y los inversores. Además, como lo mencionamos antes, este balance nos ayudará a realizar una comparativa con años anteriores para visualizar el crecimiento de la empresa.

Aunque el balance se aplica cada año, por lo común, también es recomendable que se haga en otras periodicidades, por ejemplo, al inicio del ejercicio (balance de apertura), o de manera mensual, bimestral o semestral (balances parciales). Esto se hace para minimizar errores, pues tendremos datos e información específica de cada una de las partes, además segurará que tu empresa esté en condiciones saludables.

Esto es muy importante para tomar decisiones que estén basadas en datos reales y saber si es un buen momento para invertir, expandirse o, por el contrario, de solicitar un financiamiento.

Muchos ejemplifican al balance general como una fotografía financiera de un momento específico de la empresa, ya que puede cambiar incluso al día siguiente que se realizó. En pocas palabras, el balance general muestra qué tan eficiente ha sido la administración de los recursos y qué se puede hacer para optimizar procesos.

Por otro lado, al ser un documento de tal importancia, es recomendable que el balance general sea realizado por un contador, sobre todo si se es nuevo en contabilidad de empresas. La realización correcta de este balance nos evitará problemas con las autoridades fiscales; asimismo, es recomendable volver a revisar el balance general después de cualquier cambio significativo.

También es posible realizar el balance general con herramientas digitales que nos permitirán conocer los números más recientes de la empresa en tiempo real, una de estas herramientas es Quickbooks, pues además de ayudarnos con la facturación electrónica, la generación de reportes personalizados y el control de inventario, también nos permite tener el control de los ingresos y egresos de nuestro negocio, con el fin de simplificar la administración y mantener la contabilidad saludable y en un solo lugar.