Cómo llevar la contabilidad de un Negocio

Por fin cumpliste el sueño de tener tu propia empresa. Ahorraste lo suficiente, te autorizaron el crédito en el banco, investigaste los impuestos que te tocan pagar. Ya tienes el local, y los insumos para empezar la actividad comercial de tu negocio. Y ahora, ¿cómo le haces para mantener sanas las finanzas de mi negocio?

¿Para qué aprender contabilidad?

Tener noción de los procesos contables de una empresa es la garantía que lleva a muchos negocios a la formalización ante la ley fiscal, y a la consolidación en el mercado. Pero, como casi todas las actividades que incluyen números, la contabilidad queda de lado por la creencia popular (e injusta), de que es aburrida o demasiado compleja para aprenderla.

Los procesos contables son un universo de administración, finanzas, economía y leyes, que son vitales para comprender cómo funciona una empresa en un sistema económico. Un negocio no se levanta y ya; las pequeñas y medianas empresas están sujetas a la ley fiscal, al desempeño económico coyuntural del país, los indicadores macroeconómicos de las tasas de interés, la promoción de la competitividad nacional, los acuerdos de comercio internacional, entre otros. La contabilidad es vital para que una empresa funcione, y se mantenga saludable ante la coyuntura económica.

Aprender contabilidad es necesario, y no es una tarea tan compleja como llevar una nave espacial a la luna. Simplemente se trata de ser disciplinado con las cuentas que se registran, no perder la pista de los flujos de dinero, y pensar de manera ordenada. Si estos pasos aún parecen difíciles para empezar, aquí te diremos cómo llevar la contabilidad de tu empresa, desde las cuentas más básicas de la contabilidad, hasta los consejos oportunos para familiarizarte con los procesos contables de tu negocio.

Primero lo primero: activos, pasivos y balance general

El balance general es, técnicamente, el estado de salud financiera de tu negocio. En este documento contable, puedes saber el equilibrio entre los recursos que tiene la empresa, y las deudas que se contrajeron para que la actividad comercial este en marcha. Es decir, es el dinero que se invierte, para qué se usó ese capital, y el flujo financiero de la empresa que paga las cuentas y obligaciones.

Primero, necesitas reconocer qué cuentas corren en tu negocio. Estas son las principales:

• Activos (lo que le pertenece a la empresa)
• Activo circulante: Es el dinero que tiene la empresa en circulación. Los pagos en efectivo ya están casi de salida, por lo que es más común que el negocio tenga una cuenta bancaria en la que reciba los pagos, además de ser rastreable para la autoridad fiscal.
• Caja: es el dinero en efectivo con el que cuenta la empresa.
• Bancos: los depósitos que le hacen la empresa por su actividad comercial.
• Inversiones temporales: son las inversiones que tiene la empresa a su nombre, como acciones y valores de inmediata realización. Es decir, que se puedan vender y ese capital regrese a la empresa.
• Mercancías, inventarios o almacén: son todos los productos e insumos que tiene la empresa para realizar su actividad comercial. Esta cuenta disminuye cuando se hace una venta, y ese monto se va a la cuenta de caja o bancos.
• Clientes: son las entidades que tienen una relación formal con la empresa, y adquieren mercancías y/o servicios de manera regular. Por lo regular, representa ventas hechas a crédito, y cada vez que se liquida parcial o totalmente la deuda, esta cuenta disminuye y aumenta la cantidad en Caja o Bancos.
• Documentos o cuentas por cobrar: son títulos de crédito a favor de la entidad. Esta cuenta es diferente de Clientes, porque el monto acordado en el documento debe pagarse en su totalidad. Podrían ser cuentas de servicios que todavía no se liquidan, hasta el momento de la exhibición, evento o realización del servicio.
• Deudores diversos: se entiende como un préstamo que la empresa hace a otra persono física o moral. En esta cuenta, las entidades le deben al negocio por un concepto giro distinto al de la venta de sus mercancías, o el tipo de servicio que prestan.
• Anticipo a proveedores: es una parte del monto acordado que se entrega a los proveedores, antes de liquidar el costo total de los insumos que adquiere la empresa. Este anticipo es una garantía para asegurar que los proveedores entreguen en tiempo y forma los pedidos que se realizan.

Activo Fijo

Son las propiedades con las que cuenta la empresa, que son indispensables para la actividad comercial de la empresa. Estos activos se aprecian o se amortizan con el paso del tiempo, y no son sujetos a la venta al público, porque representan parte de la riqueza de la empresa.

• Terrenos y Edificios: son los locales comerciales, propiedades, bienes raíces, espacios y predios que pertenecen a nombre de la empresa. Se registran con el precio de transacción, aunque su valor cambie en el tiempo.
• Mobiliario y equipo: son los muebles, mesas, estanterías, y otro equipo (como la iluminación de un local), que le pertenecen a la empresa. Son esenciales para prestar el servicio de la empresa, o realizar la actividad comercial del negocio.
• Equipo de cómputo: son las computadoras y dispositivos digitales que tiene la empresa en propiedad, para realizar la actividad comercial. Se registran con el precio de venta que absorbió el negocio.
• Equipo de entrega o reparto: si es el caso, se registran los vehículos que son propiedad de la empresa, no los equipos con los que cuentan los repartidores antes de contratarse
• Depósitos en garantía: Son contratos que hace la empresa en anticipo, para adquirir otros activos o inversiones que aportan valor o capital a la empresa.
• Inversiones permanentes: son acciones y otras inversiones financieras que tienen un plazo de vencimiento mayor a un año.

Activo diferido

Son compras, adquisiciones o inversiones que se pagan por anticipado, de manera periódica, que representan un beneficio mayor en el futuro. Por ejemplo:

• Gastos de investigación
• Gastos de publicidad
• Primas de seguros
• Intereses pagados por anticipado

Pasivo

Son las cuentas que representan una obligación de pago para la empresa.

Pasivo circulante

Son las cuentas que la empresa debe pagar con recursos financieros en el corto plazo. Las cuentas son casi las mismas que se presentan en los activos, pero en lugar de ser derechos, los pasivos son obligaciones que también representan parte del valor del capital contable

• Proveedores
• Documentos por pagar
• Acreedores diversos
• Anticipo a clientes
• Gastos pendientes de pago
• Impuestos pendientes de pago: en esta cuenta, es importante que sepas qué tipo de impuestos debe pagar tu empresa, así como la periodicidad en la que deben de ser cubiertos

Pasivo fijo

Son las obligaciones que la empresa no ha liquidado por adquirir inmuebles, o que representan una posición material o financiera que debe pagarse en periodos de tiempo mayores a un año.

• Hipotecas por pagar
• Documentos por pagar
• Cuentas por pagar

Pasivos diferidos

Estas cuentas se transforman en utilidades en el transcurso del tiempo.

Rentas cobradas por anticipado

Intereses cobrados por anticipado

El Balance General se divide en dos columnas: activos y pasivos. Si tienes una plataforma como Quickbooks, es suficiente conocer qué tipo de cuentas maneja tu empresa, y las cantidades que representan. Cada que exista un cambio, debes registrarlo en los libros de contabilidad. Seguirle la pista a cada cuenta, y localizarla en el “cajón” contable que corresponde, es una tarea meticulosa, pero muy importante.

Si eres nuevo en temas de contabilidad, es recomendable que busques asesoría profesional, a la medida de las necesidades de tu negocio. También considera que debes ser ordenado cuando hagas cada registro contable, y guardes todos los comprobantes y facturas.

Sí todo este proceso es abrumador para una persona que recién comienza una negocio, lo ideal es adquirir una herramienta contable como Quickbooks. Esta plataforma te ayudará de manera intuitiva a llevar cada operación contable de tu negocio, y registrar asertivamente los movimientos que realice tu empresa.