¿Cuáles son las notas de crédito y débito en la contabilidad?

En contabilidad existen términos que se deben conocer a detalle para hacer una correcta administración de las finanzas de tu empresa, como es el caso de las notas de crédito y débito. Estos son documentos oficiales dentro de la actividad contable de una organización y tienen diferentes fines dependiendo de los objetivos de cada entidad.

La definición de estas notas se puede asignar dependiendo a las actividades con las que se le relaciona, por ejemplo, a parte de las facturas. Las notas permiten que los compradores conozcan el crédito que posee, o incluso de la manera inversa también les da luz sobre cuál es la cantidad en su adeudo. Estos documentos son importantes cuando se trata del rastreo de un envío, pagos de la deuda o créditos extras que posean los compradores. 

Nota de débito

A este documento también se le llama nota de cargo, y es un comprobante emitido por el vendedor o prestador de un servicio para notificar las obligaciones sobre la deuda recién adquirida. A menudo este documento se hace presente en las transacciones que se llevan a cabo entre las empresas, en el caso de que una suministre o presente prestación de servicios; este documento registra esa transacción. 

Este mismo documento se puede ver cuando una empresa presta un servicio o proporciona un producto a un cliente, usualmente en la devolución de productos adquiridos a crédito. 

Nota de crédito

Este documento es usualmente emitido por la entidad que presta un servicio o proporciona un producto a quien lo adquiere para poder notificar el estado de su cuenta.

La también llamada nota de abono puede ser emitida cuando se necesite cancelar la transacción, por ejemplo: 

• Artículos o servicios devueltos o rechazados.
• Daños durante los artículos en el envío de estos.
• Cambios en el pedido.
• Error en los precios.

¿Cómo se contabiliza una nota de crédito y débito?

En las operaciones contables dentro de una organización, la contabilización de las notas de crédito y débito son personalizables. Cuando se trata de una nota de crédito, el cliente se hace acreedor a una devolución por lo que se debe de indicar la cantidad a devolver y el concepto por el cual se realiza la transacción. 

Los datos que se deben de incorporar en la nota de forma obligatoria son: 

1. Nombre o logo de la empresa que lo emite. 
2. Fecha de la operación.
3. Datos del cliente al que se le está generando.
4. Número de la nota, este debe ser consecutiva.
5. El concepto que deberá explicar los detalles de la operación.
6. Cuenta contable.
7. Nombre de la cuenta a la que se le asignará las operaciones, ejemplo: clientes, IVA, devoluciones, etcétera.
8. Cifra por la que se está realizando la operación.
9. Importe total. 
10. Fecha y nombre de quien recibe.
11. Firma del emisor.

Ejemplos de notas de crédito y débito

A continuación, te mostraremos algunos ejemplos de notas de crédito y débito: 

Nota de Crédito

1. Un cliente compra 10 playeras a un precio de $1000, pero quiere regresar 2 porque no las necesitaba. Como ya se había emitido la nota, ahora se tiene que realizar una que incluya el concepto y el monto a devolver, que en este caso será de $200.
2. Imagina que un cliente recibe un pedido de 20 juguetes, de los cuales tendrá que pagar $2000, pero al recibir el pedido, encuentra que 2 artículos están dañados por lo que pide una devolución y solo pagará los productos en buen estado. En este caso la nota se modifica y se agrega el valor de $1800.

Nota de Débito

1. Si en una empresa se lleva a cabo un error en la facturación al emitir el documento con un monto de $3000 y el correcto era de $3100, al cliente se le puede emitir una nota de débito por $100. 
2. Cuando un cliente compra mercancía por $2000 y tiene planeado liquidarla, por lo que se emite una nota de débito por $2000.

Características de las notas de crédito y débito

Además de incluir en la nota el número de cliente, nombre, referencia de la operación, importe y concepto; las características de las notas de crédito y débito son: 

Nota de crédito: 

Estos documentos anulan total o parcialmente algunas de las operaciones ya realizadas. El monto o dinero que fue manipulado a favor del cliente ya no es parte de la empresa, además de mostrar el monto por el que reembolsa al cliente con el saldo a favor.

Nota de débito:

Este documento contable modifica el valor de la cuenta, además de representar un valor para quien la emite. Esta nota incluye los datos de los involucrados en la transacción, además de los pormenores de la transacción. Además, significan un ingreso para la empresa y se debe asociar a la factura en la que se generó el ajuste.

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