¿Cuáles son los gastos Operativos y Administrativos?

Llevar la contabilidad de una pequeña y mediana empresa (PyME) puede ser complicado, especialmente cuando no se tienen conocimientos especializados en el área. Sin embargo, es importante saber lo básico, al menos, para llevar los libros de contabilidad en orden y estar en regla con las reglas de tu gobierno local. Es por esto que en este artículo aprenderás a identificar los gastos operativos y administrativos de tu empresa.

En la contabilidad fiscal, los conceptos de gastos son los que más retienen la atención de los tomadores de decisiones de las empresas, ya que puede dar pistas sobre acciones que pueden emprenderse para ahorrar o ser más eficientes.

Recordemos que algunas de las principales funciones de la contabilidad son: llevar el control de ingresos y egresos; determinar las utilidades o pérdidas obtenidas en determinados periodos, llevar un seguimiento del presupuesto, entre otras. De ahí que es muy importante conocer qué tipo de gastos existen.

Diferencia entre gastos y costos

Algo que es básico entender y que puede confundir a quienes no son contadores, es que los gastos y los costos no son lo mismo. El costo siempre va a estar ligado de manera directa con la producción de lo que la empresa vende. Si la compañía vende ropa, por ejemplo, la adquisición de la tela es el costo, así como la luz que se utilizará para producir las prendas.

Gasto se refiere siempre a la administración general de la organización. Es importante saber esta diferencia para registrar las cuentas de manera correcta en la contabilidad, ya que los proveedores se escriben en el registro de los costos, es decir, son empresas que proveen la materia prima para hacer el producto terminado.

Por otro lado, en la cuenta de acreedores se incluye el registro de los gastos, es decir, se registran las cuentas que le deben a la organización o a la empresa de algún tipo de transacción.

La cuenta de acreedores tendrá subcuentas para especificar a quiénes se les debe y el concepto del monto. Por ejemplo, en uno se puede reflejar al acreedor de papelería, que sería la empresa a la que se le compra plumas, papel y otros artículos de oficina que se necesitan en la empresa. También entrarían las empresas de luz y teléfono.

No olvides que, aunque son dos conceptos diferentes, tanto los costos como los gastos son cuentas de pasivo porque son consideradas deudas u obligaciones que la empresa ha adquirido durante su operación.

¿Gastos de administración o gastos operativos?

De acuerdo con el libro Principios de Contabilidad, de Álvaro Javier Romero López, Premio Nacional de Contabilidad, los gastos operativos son el nombre común que reciben los gastos ordinarios o generales.

En ejemplos que cita el libro, los gastos operativos incluyen gastos de venta, de administración, investigación, entre otros. Es decir, dentro de los gastos operativos se contemplan los gastos de administración. No son términos opuestos ni clasifican cosas diferentes, sino que uno abarca al otro.

Los gastos de administración registran los aumentos y las disminuciones relativos a las pagos que la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue establecida, es decir, son los gastos relacionados con las personas y oficinas encargadas de la dirección o administración del negocio.

Durante el ejercicio, los gastos de administración pueden venir del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, realizadas para lograr los objetivos propuestos, es decir, todos los gastos efectuados por el departamento de administración, incluyendo a todas aquellas personas encargadas de tomar decisiones, tales como directores, gerentes, administradores, contadores, etc.

Por lo tanto, los gastos administrativos incluyen: renta de oficinas, teléfonos, luz, sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, IMSS, Infonavit, papelería y útiles, seguros, depreciaciones y amortizaciones del equipo e instalaciones utilizados por el departamento de administración, combustibles, gastos de representación y, en general, todos los gastos efectuados por el departamento administrativo.

La importancia de las subcuentas

Si bien los gastos operativos comprenden muchos conceptos relacionados con los gastos generales, es importante dividirlos en subcuentas para diferenciar desde dónde se hizo el gasto, recomienda César Cervantes, director general de Contador Contado.

Por ejemplo, aunque la papelería sea considerada como un gasto operativo y a la empresa proveedora un acreedor, este egreso puede ir en una subcuenta diferente dependiendo del área al que esté destinado. Si la papelería se va al área de ventas, se registrará en la subcuenta de gastos de ventas, si se va al área de administración de la empresa, se registra como gasto administrativo.

Esto puede ser útil para los tomadores de decisiones cuando quieran recortar gastos, ya que se puede identificar qué área gasta más en qué concepto y evaluar si se pueden ahorrar gastos y cómo.

Por ejemplo, el área se ventas puede necesitar demasiado papel para proveer de información a sus clientes, así como grapas, plumas, clips y otros artículos; sin embargo el área administrativa puede generar reportes y acuses digitales, por lo que puede prescindir de este gasto.

Lo mismo sucede con el pago de las nóminas. Si se va a pagar a los empleados del área adminsitrativa, es decir, aquellas personas que se dedican a la gestión del negocio, se registrará como gasto de administración y se especificará como sueldos y salarios.

Sin embargo, si se va a pagar a los empleados de producción, la cuenta se registra como costo de operación y se especifica como sueldos y salarios, ya que, como explicamos más arriba, este egreso está relacionado directamente con la fabricación del producto final.

Toma en cuenta los impuestos

En el registro de gastos debes enlistar los asientos, o conceptos, de este tipo de egresos, así como los impuestos correspondientes a cada uno. Por ejemplo, una empresa gastó 50 mil pesos en papelería, al cuál debe sumarse el 16% del Impuesto de Valor Agregado (IVA), que son 8 mil pesos. El total de este gasto administrativo es 58 mil pesos.

Algo que debes tomar en cuenta es si se liquidó o no el pago, tanto del concepto como del IVA, ya que si no se ha pagado se registra como IVA por acreeditar, pero si ya se pagó se registra como IVA Acreditable.

En el caso de la papelería, por ejemplo, cuando se registró el IVA, se escribe como por acreeditar, cuando se liquida la deuda se cancela el pasivo en el registro de gastos usando las cuentas de acreedores diversos, bancos y el IVA acreditable.

Es diferente si el gasto es de sueldos y salarios, ya que en este caso lo que debe pagarse es el Impuesto Sobre la Renta (ISR). En este caso el porcentaje de impuesto varía según el pago a cada empleado, pero la operación es algo parecido que con el IVA.

¿Para qué sirve identificar los gastos operativos y gastos administrativos?

Como se mencionó más arriba, una de las principales funciones de la contabilidad es conocer las utilidades que está generando la empresa y la salud financiera de esta. Para ello es que se formulan todos los documentos y conceptos que existen en esta materia.

Uno de los documentos contables en los que más se usan los conceptos de gastos operativos y administrativos es en el estado de resultados, en el cual se deben sumar todos los ingresos y restarle todos los egresos, tomando en cuenta los costos de venta y los gastos operativos, así como los impuestos.

El balance de comprobación es otro documento contable en el que se utilizan estos conceptos. Este informe muestra los movimientos en ingresos y egresos de la empresa, los cuales se identifican en cuentas de activo (capital, ingresos, bienes, derechos) y las cuentas de pasivo, que son los costos y todos los gastos ya sumados, pero bien identificados.

Apóyate de la tecnología

Si bien es necesario que conozcas la diferencia entre gastos y costos, así como las clasificaciones de cada rubro, es más fácil y eficiente usar software de contabilidad en lugar de manejar tus cuentas en una base de datos.

Quickbooks tiene varias funciones, entre ellas la de gastos, que te permite gestionar las facturas de tus proveedores y acreedores para saber de manera clara cuánto debes y lo que has pagado.

Te permite consultar y categorizar tus gastos en tiempo real, cargar tus comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) y tener los gastos en un solo lugar, así como importar la información bancaria para automatizar la creación de tus gastos.

Lleva un mejor control de las cuentas y facturas de tu empresa en cualquier lugar y a cualquier hora con un software en la nube.