Liquidación de sueldo: qué es y cómo calcularla

Una empresa que lleve el reporte completo de las liquidaciones de sueldo garantiza el orden y la legalidad de los procesos en una empresa. Además, un contrato de trabajo implica que exista una remuneración por el trabajo efectuado. Por ello, es una de las tareas más importantes del departamento de recursos humanos. 

En esta nota te explicaremos qué es una liquidación de sueldo, los haberes imponibles o no imponibles de un recibo de nómina, datos claves que se deben incluir, la fórmula para calcular una liquidación de sueldo y las herramientas que QuickBooks tiene para ti.

Te explicamos qué es una liquidación de sueldo

Una liquidación de sueldo, también conocido como recibo de sueldo, recibo de nómina o desprendible de nómina, es un documento que consta del pago que recibe un empleado por parte de una organización, por la prestación de un servicio laboral. 

Una característica de la liquidación de sueldo radica en que es personal y debe tener los datos personales del empleado. Su validez depende de la firma del trabajador, la cual garantiza que el pago se realizó de forma efectiva y que el trabajador está conforme. 

La importancia de la liquidación de sueldo o recibo de salario consiste en que es una constancia del pago de salarios a los trabajadores. También, funciona como notificación para el empleado de la deducción de un crédito o de la cantidad que ha sido retenida por pago de impuestos. 

Datos claves en una liquidación de sueldo

Para realizar el documento de liquidación de sueldo o recibo de nómina se debe tener como mínimo los siguientes datos:

• Nombre del trabajador. 
• El mecanismo de identificación del trabajador en sus obligaciones administrativas. Por ejemplo: RUN, RUC o CI (según el país donde te encuentres). 
• Datos de la empreza como su razón social.
• Tipo de contrato, jornada laboral, días trabajados y no trabajados, así como el sueldo base. 
• Régimen y número del trabajador.
• Periodicidad del pago. 
• Importe neto percibido, en número y letras.
• Lugar y fecha correspondiente al pago real y efectivo de la remuneración del empleado. 
• Firma y sello de las partes.

En forma general, estos son los elementos que debes tener presentes si tienes una pyme, ya que con el recibo de liquidación de sueldo cumplirás con la norma laboral vigente en países como Chile. 

En otros países, como es el caso de Colombia, entregar un desprendible de nómina no es exigido por la ley, pero es una práctica aconsejable y sana. De esta manera, los empleados pueden saber exactamente cuánto están recibiendo y se evitan malos entendidos. Por otro lado, sí es obligatorio informar al empleado, por escrito, el estado de pago a los aportes de seguridad social.

Cómo calcular una liquidación de sueldos

Para realizar el cálculo de la liquidación de sueldo, primero debes comprender en qué consisten los conceptos de haberes, descuentos legales y otros descuentos.

Los haberes son un monto de dinero que le corresponde a una persona por la prestación de un servicio o trabajo. Está dividido en haberes imponibles y no imponibles, los cuales explicaremos a continuación:

Haberes imponibles 

El Banco Santander define los haberes imponibles como el ingreso que recibe un trabajador como una manera de remuneración. Los haberes imponibles son:

• Sueldo: remuneración base que recibe el trabajador y que está estipulada en el contrato de trabajo. 
• Horas extra: es el pago que recibe el empleado por las actividades laborales que realiza más allá de su jornada laboral establecida. 
• Las comisiones: son los beneficios que tiene un trabajador por el porcentaje de ventas realizadas o servicios prestados. 
• Los bonos: remuneración otorgada por la empresa al empleado ante el cumplimiento de metas establecidas. 

Haberes no imponibles 

La característica principal es que no son consideradas remuneraciones. En otras palabras, no son obligatorios y responden a los gastos que hace un trabajador en el desempeño de sus actividades laborales. Estos son;

• Compensaciones: son un reembolso de los gastos que hace un empleado en su jornada laboral, un ejemplo de estos son los viáticos y el transporte. 
• Indemnizaciones: es la compensación económica que recibe un trabajador cuando un beneficio o derecho se ve afectado.
• Seguridad social: hace referencia a las prestaciones que recibe el trabajador para reparar situaciones infortunadas que representan una pérdida de ingreso. Estas son dictadas por la ley. 

Adicionalmente, en la generación de la liquidación de sueldo debes tener en cuenta:

Los descuentos legales

Son descuentos legales y obligatorios, sobre la base de los haberes imponibles como cotización a un plan de salud, seguro de cesantía, entre otros.

Otros descuentos 

Son acuerdos que hace el trabajador con la empresa y son autorizados por él mismo. Por ejemplo, préstamos, seguros, anticipos, entre otros.

Cálculo de una liquidación de sueldo

Los 3 pasos principales que debes tener presente para calcular una liquidación de sueldo o recibo de nómina, son:

• Iniciar con el cálculo: se realiza la suma de los haberes imponibles y no imponibles del empleado. Es decir, se suma el pago del salario por el trabajo ejecutado y el pago de los gastos que el colaborador incurrió en la realización del trabajo. 
• Restar los descuentos legales: en este paso, se debe restar los descuentos legales, entre estos se encuentra salud, seguros de cesantías e impuestos. 
• Aplicar la fórmula: 

Sueldo líquido= Haberes Imponibles + Haberes no imponibles - Descuentos legales - Otros descuentos. 

Ahora que sabes cómo calcular una liquidación de sueldo y conoces la fórmula, te recomendamos consultar la legislación vigente en tu país para que tengas mayor claridad al momento de realizar este proceso para tus empleados.

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Ahora que sabes la importancia de la liquidación de sueldo, esperamos que la puedes implementar dentro de tu organización. Por último, no olvides darle un vistazo a los planes que QuickBooks tiene para los negocios en crecimiento.