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Emprendedor enviando una factura de ventas a su comprador
Facturación

Factura de venta: definición y características

¿Sabías que la factura de venta es un factor esencial para una empresa? Tanto si tienes tu primer negocio, como si eres un consumidor, este documento es un aval de las operaciones que se ejecutan. La implementación de la factura de venta permite reducir costos y favorece el cumplimiento de los estándares requeridos a nivel nacional. 

Sabemos que este tema puede resultar retador cuando se está iniciando un negocio. Por eso, queremos ayudarte a comprender mejor este proceso. Conoce aquí qué es la factura de venta, la diferencia entre factura de venta y factura de compra, cuándo expedirla y sus requisitos. 

¿Qué es una factura de venta?

Para el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, la factura de venta es un título de valor que el vendedor o prestador de servicios puede entregar o remitir al comprador de un servicio. En palabras simples, es un documento que brinda un soporte y lo entrega el vendedor al comprador. Su importancia radica en que: 

  • Permite documentar, por medio de soportes con fecha y autorización, los hechos económicos. 
  • Ofrece información relevante al consumidor; registra la compra realizada.
  • Es un soporte para el adecuado registro en el sistema contable de una empresa. 
  • Posibilita que las autoridades respectivas hagan el correcto control tributario sobre la empresa. 

¿Cúal es la diferencia entre factura de venta y factura de compra?

Existen diferentes clasificaciones de factura, por este motivo la factura de venta y la factura de compra tienen algunas diferencias. A continuación te presentamos las principales:

  • Factura de venta: es una de las más utilizadas por las empresas, debido a que su objetivo es validar la compra y venta de un bien o servicio. Incluye el uso del IVA como crédito fiscal al receptor.

  • Se caracteriza por emitir varias copias. Dos de ellas se entregan al comprador para ejecutar los trámites necesarios. Las otras copias son para el vendedor y los trámites fiscales.
  • Factura de compra: se parece a la factura de venta, pero desde la perspectiva del comprador. Se le añade elementos como el RUT del emisor y el nombre del documento se llama “factura de compra”. 
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¿Cuándo expedir una factura de venta?

La expedición de factura de venta debe hacerse cuando el vendedor está obligado desde el punto de vista tributario. Por otro lado, las personas que no están obligadas pueden expedir la factura de venta cuando realizan una venta o prestación de un servicio, pero deben seguir los mismos parámetros de quien está obligado a facturar. 

Características de una factura de venta

Independientemente del formato, las facturas de venta deben cumplir con los siguientes factores:

  • Debe tener como título factura de venta y es un requisito que debes identificar expresamente en el documento. 
  • Incluir apellidos, nombre o razón social y la identificación tributaria, dependiendo de la región de América Latina en que te encuentres. 
  • Si lo emite una persona natural, debe incluir los nombres y la identificación tributaria. 
  • Si lo emite una empresa, la factura de venta debe tener registro de su razón social y número de identificación tributaria.

Elementos de una factura de venta

Los elementos clave de una factura de venta son:

  • Información fiscal de tu negocio: datos de contacto, si eres independiente debes mencionar nombres y apellidos, si es una empresa la que emite la factura debes poner la razón social junto con dirección y número de identificación fiscal. 
  • Información relativa a la factura: indica la denominación factura de venta dentro del documento, asignar el número de factura y fecha de expedición. 
  • Información relativa al cliente: es decir, los datos fiscales del cliente, nombre o razón social, dirección de la empresa y número de identificación fiscal. Así, se puede deducir el IVA correspondiente.
  • Descripción de los productos o servicios prestados: mencionar el producto o servicio ofrecido, junto con su cantidad y el precio por unidad. 
  • Importes totales de la factura: mencionar el importe total sin IVA, el tipo impositivo (IVA) aplicado, dependiendo de tu negocio o productos ofertados. 
  • Observaciones: en donde puedes mencionar cualquier acuerdo que tengas con tu cliente. 
  • Método de cobro: mencionando si se hizo el pago en efectivo, transferencia o pago interbancario, debes incluir la fecha de vencimiento de la factura. 

Requisitos de una factura de venta 

Ahora que ya conoces las características y elementos presentes en una factura de venta, te mencionaremos los requisitos que debe cumplir una factura para que tenga efectos tributarios:

  1. Estar expresamente claro que es una factura de venta.
  2. Apellidos, nombre o razón social junto con la identificación fiscal del vendedor que presta un servicio u oferta un producto. 
  3. Apellidos, nombre o razón social junto con la identificación fiscal del comprador, junto con la discriminación del IVA pagado. 
  4. Llevar un número correspondiente a la numeración del sistema de facturación consecutivo de facturas de venta. 
  5. Fecha de expedición. 
  6. Descripción de los artículos vendidos o servicios adquiridos. 
  7. Valor de la operación. 
  8. Nombre y razón social junto con la identificación fiscal del que emite la factura. 
  9. Indicar la calidad de retenedor de impuestos sobre ventas. 

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Crea y envía facturas de venta profesionales con QuickBooks 

Tener un software de facturación de QuickBooks te brindará ventajas, entre las cuales encontramos la creación de facturas profesionales y personalizadas en pasos sencillos. De forma que, tu negocio o pequeña empresa podrá pasar del envío al cobro en pocos días. Con QuickBooks tienes la posibilidad de:

  • Crear facturas a clientes personalizadas: puedes crear una factura que represente tu marca y convertir las cotizaciones o presupuestos en facturas a clientes en un solo clic. 
  • Realizar seguimiento de pagos en tiempo real: conocer cuál cliente realizó el pago y quién no, desde cualquier dispositivo (computadora, teléfono o tableta). También, puedes enviar recordatorios a tus clientes de forma automática. 
  • Ahorrar tiempo por medio de facturación automatizada: permitiendo enviar facturas a los clientes regulares de forma automática. Además, QuickBooks junto con sus planes ofrece agendamiento por día para cada cliente y la posibilidad de crear facturas con impuestos o descuentos. 
  • Enviar facturas a los clientes desde cualquier lugar: administrando tu negocio desde donde te encuentres. 

Ahora que sabes qué es una factura de venta, cuáles son sus características y requisitos, esperamos que puedas elegir el software de facturación que más beneficie a tu negocio.

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