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Agregar productos de inventario en QuickBooks Online

Aprende cómo agregar tus productos de inventario en QuickBooks Online Plus.

Agrega en tu inventario de QuickBooks todo lo que compras y vendes. Después, mientras tú trabajas, deja que QuickBooks actualice la cantidad disponible por ti. Una vez configurado, es fácil dar seguimiento al inventario en QuickBooks y agregar productos a los formularios de ventas.

Si compras y vendes productos y servicios, pero no les das seguimiento como parte de tu inventario, esto es lo que debes hacer para agregarlos a QuickBooks.

  • Inventario: productos que vendes y a cuyas cantidades das seguimiento. Las funciones de inventario están disponibles en QuickBooks Online Plus y Advanced. Esto es lo que debes hacer para activar y usar las funciones de inventario.
  • Fuera del inventario: productos o artículos que compras o vendes, pero cuyas cantidades no necesitan seguimiento. Por ejemplo, tuercas y tornillos que usas para trabajos de instalación, pero que no vendes directamente.
  • Servicios: los servicios que les proporcionas a los clientes.
  • Paquete: varios productos o servicios que vendes en conjunto como un solo artículo. Por ejemplo, una canasta de regalos.
  • Productos: los productos que compras o vendes, pero para los que no necesitas dar seguimiento de las cantidades. Por ejemplo, tuercas y tornillos que usas para trabajos de instalación, pero que no vendes directamente.
  • Servicios: los servicios que les proporcionas a los clientes.

Paso 1: activa el seguimiento de inventario

Asegúrate de activar el seguimiento de inventario para poder agregar artículos.

  1. Selecciona el icono de Engrane .
  2. Elige Cuenta y configuración.
  3. Selecciona Ventas y, después, elige Productos y servicios.
  4. Activa Dar seguimiento a las existencias del inventario y, a continuación, haz clic en Guardar.

Paso 2: agrega el nombre del producto, el SKU y la categoría

Si ya tienes lista la configuración, así es como puedes agregar productos de inventario.

Consejo: ¿Ya estás dando seguimiento a tus productos en una hoja de cálculo? Ahorra tiempo y, en su lugar, impórtalos todos a la vez

  1. Ve a Ventas y, después, selecciona Productos y servicios.
  2. Selecciona Nuevo o Agregar un producto o servicio. Luego, elige Inventario.
  3. Agrega la clave del SAT o selecciona la clave en el menú desplegable Clave SAT* ▼.
  4. Selecciona la unidad en el menú desplegable Unidad * ▼.
  5. Selecciona la categoría del menú desplegable Categoría ▼.

Paso 3: agrega la cantidad del producto, el punto de reabastecimiento y la cuenta de activos de inventario

  1. Agrega la cantidad inicial en existencia del producto. Después, ingresa la fecha en la que comenzaste a dar seguimiento a esa cantidad en el campo A partir de la fecha.
    Nota: si estás empezando a conocer QuickBooks, las existencias iniciales dependerán de la fecha en que planeas comenzar a dar seguimiento a tu negocio. Por ejemplo, si vas a comenzar a dar seguimiento desde el inicio del año financiero, ingresa la cantidad de productos desde ese momento.

    Si solo deseas agregar el nuevo producto de un proveedor, ingresa “0” como cantidad inicial. Luego, una vez guardada la cantidad inicial, da seguimiento a la cantidad de producto que recibes de los proveedores. De este modo, te asegurarás de no duplicar la cantidad inicial.

  2. Agrega un punto de reabastecimiento para recibir una alerta cuando llegue el momento de reabastecer.
  3. Selecciona el menú desplegable Cuenta de activos de inventario ▼ y elige Activos de inventario. QuickBooks usa esta cuenta para dar seguimiento al costo de todos los productos que tienes en existencia (o a su valor de inventario).

Paso 4: agrega la información de compras, ventas e impuestos del producto

  1. Agrega la descripción del producto en los formularios de ventas. La información aparece en las facturas, los recibos de ventas y en otros formularios que envías a los clientes.
  2. Agrega el precio unitario.
  3. Agrega el precio/tarifa de venta.
  4. Selecciona el menú desplegable Cuenta de ingresos ▼ y elige la cuenta que usas para dar seguimiento a lo que vendes.
  5. Selecciona la casilla de verificación Impuestos incluidos si es necesario.
  6. Selecciona el menú desplegable Impuestos ▼ y elige la tasa de impuesto que se usará para el artículo. Si no ves este menú desplegable, configura el impuesto sobre las ventas en QuickBooks.
  7. Agrega la descripción del producto en los formularios de compra. Esta aparecerá en las facturas de proveedores, las órdenes de pago y otros formularios que envías a los proveedores.
  8. Agrega el costo del producto. No te preocupes si el precio cambia; aún puedes ingresar el precio actualizado cuando compres insumos.
  9. Desde el menú desplegable Cuenta de gastos ▼, selecciona Costo de ventas. QuickBooks usa esta cuenta para dar seguimiento al costo de los productos que vendes.
  10. Selecciona la casilla de verificación Impuesto de compra incluido, si corresponde.
  11. Desde el menú desplegable Impuesto sobre las compras ▼, selecciona el impuesto de compra aplicable.
  12. Agrega Cobro revertido.
  13. Selecciona a tu proveedor preferido. QuickBooks recuerda a tu proveedor preferido para que puedas hacer un nuevo pedido de este producto con facilidad.
  14. Selecciona Opciones avanzadas.
  15. Agrega el SKU y o la categoría de aquello a lo que estás dando seguimiento. Consejo: las categorías te permiten agrupar tus productos y servicios para que sean más fáciles de encontrar.
  16. Selecciona Guardar y cerrar.

Conforme vayas vendiendo nuevos productos, podrás seguir los mismos pasos para configurarlos.

Incluye en el inventario un producto que no forme parte del inventario

¿Necesitas comenzar a dar seguimiento al suministro de un producto que configuraste como no incluido en el inventario? Cambia el tipo de producto a inventario en lugar de crear un nuevo artículo.

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