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Combinar divisas en asientos de diario

Recibiste esta alerta porque tu contabilidad tiene asientos de diario que combinan divisas para clientes o proveedores. Esto se debe corregir porque puede dar lugar a saldos pendientes incorrectos para ellos o pérdidas o ganancias por tipo de cambio incorrectos en tu contabilidad.

Cuando se trabaja con varias divisas en QuickBooks Online, todas las transacciones de un cliente o proveedor se deben registrar en la divisa que le asignaste a ese cliente o proveedor. Esto significa que cuando creas un asiento de diario que incluye cuentas por cobrar (CC) o cuentas por pagar (CP), deben coincidir las divisas de las transacciones de las CC y CP y de los clientes/proveedores.

Si los reportes de CC o CP no coinciden con el balance general o con los saldos pendientes del cliente/proveedor, es posible que tengas un asiento de diario histórico que mezcla divisas. Existen diversos motivos por los que podría haber sucedido esto. Estos son los dos motivos más comunes:

  • Le facturaste al cliente en una divisa, pero el cliente te pagó en otra y usaste un asiento de diario para convertir el pago.
  • Registraste un adelanto a un proveedor en una divisa, pero el proveedor envió la factura de proveedores en otra divisa y usaste un asiento de diario para convertir el anticipo.

QBO tiene un reporte nuevo llamado Transacciones de diario no válidas que únicamente aparece si tienes varios asientos de diario que combinan divisas para un cliente o proveedor. Se encuentra en la sección Para mi contador de la pestaña Reportes.

Si trabajas con un contador, te recomendamos que le compartas este artículo junto con el reporte Transacciones de diario no válidas. Si no trabajas con ningún contador, consulta los pasos a continuación para corregir los asientos de diario no válidos. Cuando hayas finalizado, el reporte Transacciones de diario no válidas estará vacío.

Nota: De manera predeterminada, el reporte solo mostrará los asientos de diario con problemas en el Año financiero actual. Si también deseas corregir asientos de diario no válidos de años anteriores, puedes modificar el reporte para que muestre Todas las fechas.

Para cada entrada de diario que mezcle divisas para un cliente o proveedor, tienes que realizar lo siguiente:

  1. Crea una copia de seguridad del asiento de diario con problemas.
    1. Selecciona el asiento de diario en el reporte Transacciones de diario no válidas para abrirlo.
    2. En el botón Más que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, selecciona Diario de transacciones.
    3. Cuando aparece el Diario de transacciones, selecciona el ícono del engrane que se encuentra en la parte superior derecha del reporte para personalizarlo. En la ventana de personalización, selecciona el enlace Mostrar más y, luego, selecciona estas casillas de verificación:
      • Cliente
      • Proveedor
      • Tipo de cambio
      • Débito extranjero
      • Crédito extranjero
      • Cualquier otra opción que consideres útil.
    4. Con los botones que se encuentran en el extremo superior derecho del Diario de transacciones, expórtalo a Excel o imprímelo. Ahora ya tienes una copia de seguridad del asiento de diario.
  2. Elimina el asiento de diario con problemas.
    1. Regresa al reporte Transacciones de diario no válidas y selecciona el asiento de diario del que acabas de realizar una copia de seguridad para volver a abrirlo.
    2. En el botón Más, selecciona Eliminar.
      Nota: No reviertas el asiento de diario antes de eliminarlo.
  3. Crea un reemplazo para el asiento de diario con problemas de una de estas maneras:
    Opción 1 (recomendada)
    En la mayoría de los casos, puedes volver a crear el asiento de diario que presenta el problema, de modo que la divisa de la transacción, las divisas de CC o CP y las divisas de los clientes o proveedores sean en todos los casos la misma. Es posible que debas hacer la conversión manual de una divisa a otra usando el tipo de cambio del asiento de diario eliminado.
    Ejemplo: Si creaste un asiento de diario en tu moneda nacional para un cliente o proveedor al que se le asignó una divisa extranjera, podrías crear un asiento de diario de reemplazo en la divisa extranjera dividiendo manualmente el monto en la moneda nacional por el tipo de cambio del asiento de diario eliminado.

    Recomendamos tomar nota de la divisa real que recibiste en el campo Nota del asiento de diario.

    Opción 2

    1. Crea un duplicado del cliente o proveedor del asiento de diario original y asigna la segunda divisa que deseas usar. Tendrás que usar un nombre para mostrar con alguna variante para el duplicado.
      Por ejemplo, si a tu cliente original se le asignó CAD pero desea pagarte en EUR, crea un cliente duplicado, asígnale EUR, y coloca espacio-guion después del nombre para mostrar.
    2. Anula todas las transacciones pendientes correspondientes al cliente o proveedor original que estén en la primera divisa pero deberían estar en la segunda.
    3. Vuelve a crearlas usando el cliente o proveedor duplicado, para que estén en la divisa correcta. En la copia impresa del asiento de diario eliminado, consulta el tipo de cambio, la moneda nacional y los montos en divisa extranjera para volver a crear estas transacciones.

    Ejemplo: Si emites la factura a un cliente en CAD, pero te paga en MXN, tienes que:

    • Crear un duplicado del cliente en MXN.
    • Recibir el pago en MXN del cliente contra la factura en MXN.
    • Anular la factura en CAD que emitiste al cliente.
    • Volver a crear la factura usando la copia en MXN del cliente, con precios en MXN.

    Opción 3
    Si estás familiarizado con la contabilidad, puedes usar una cuenta puente de moneda nacional y dos asientos de diario para trasladar un monto por cobrar o por pagar de un cliente o proveedor a otro en otra divisa.

    1. Crea una cuenta bancaria vacía en efectivo en tu moneda nacional. Esta cuenta puente solo se usará para transferencias de divisas y no debería llevar un saldo.
      Por ejemplo, si tu moneda nacional es MXN, crea la cuenta puente en MXN.
    2. Crea un duplicado del cliente o proveedor del asiento de diario original y asigna la segunda divisa que deseas usar. Tendrás que usar un nombre para mostrar con alguna variante para el duplicado.
      Por ejemplo, si a tu cliente original se le asignó CAD pero desea pagarte en EUR, crea un cliente duplicado, asígnale EUR, y coloca espacio-guion después del nombre para mostrar.
    3. Crea un asiento de diario para trasladar el monto por cobrar o por pagar del cliente o proveedor original a la cuenta puente de moneda nacional:
      • Divisa: la misma que la del cliente o proveedor original en el asiento de diario que eliminaste.
      • Tipo de cambio: el mismo que el del asiento de diario que eliminaste.
      • Créditos por cobrar o cuentas por cobrar: el mismo monto que el del asiento de diario eliminado en la divisa del cliente o proveedor original.
      • Cuenta puente de débito: el mismo monto que en el asiento de diario eliminado en la divisa del cliente o proveedor original.

    4. Crea un segundo asiento de diario para trasladar el monto por cobrar o por pagar de la cuenta puente al cliente o proveedor de destino, en la divisa que se les haya asignado:
      • Divisa: la misma que la del cliente o proveedor de destino.
      • Tipo de cambio: se debería establecer de modo que el valor en moneda nacional de este asiento de diario coincida con el valor en moneda nacional del asiento de diario que creaste en el paso 2, para que no quede ningún resto en la cuenta puente. Por lo general, es igual al monto en moneda nacional del primer asiento de diario dividido por el monto en la divisa de destino. Nota: Si tu divisa de destino es la misma que tu moneda nacional, no habrá ningún tipo de cambio (porque es 1:1).
      • Cuenta puente de crédito: el monto en la divisa de destino.
      • CC o CP de débito: el monto en la divisa de destino. Asigna el cliente o proveedor duplicado con la divisa de destino a este artículo.

    5. Cierra la transacción pendiente original con el cliente o proveedor original aplicándole el crédito del primer asiento de diario.
    6. El monto por cobrar o por pagar ahora se transfirió al cliente o proveedor duplicado, en la divisa de destino.

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