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Formatear archivos CSV en Excel para trasladar transacciones bancarias a QuickBooks

Aprende cómo verificar el formato del archivo CSV que obtuviste de tu banco

En lugar de conectar tus cuentas bancarias y de tarjeta de crédito con QuickBooks, puedes cargar las transacciones manualmente. Por lo general, este documento lo descargas de tu banco. Antes de poder cargarlo, debes asegurarte de que los datos estén en el formato correcto. A continuación, te indicamos cómo verificar el formato de las transacciones bancarias en un archivo CSV que planees cargar en QuickBooks.

Si eres cliente de alguno de los siguientes bancos, puedes conectar tu banco en lugar de importar las transacciones manualmente:
  • BBVA Business
  • BBVA Personal
  • Banamex Personal
  • Scotiabank (ScotiaWeb)

Más información sobre los formatos CSV

Cada banco da un formato diferente a los archivos CSV. Por lo tanto, es posible que no puedas importar los archivos CSV de algunos bancos.

Puedes cargar archivos CSV con cualquiera de los siguientes formatos de tres o cuatro columnas. Estas son las únicas columnas que QuickBooks puede manejar y en el siguiente orden:

Formato de 3 columnas

Este formato tiene las columnas Fecha, Descripción e Importe.

ABC
1FechaDescripciónImporte
21/1/2018Ejemplo de un pago-100.00
31/1/2018Ejemplo de un depósito200.00

Formato de 4 columnas

Este formato tiene las columnas Fecha, Descripción, Crédito y Débito.

ABCD
1FechaDescripciónCréditoDébito
21/1/2018Ejemplo de un pago100.00
31/1/2018Ejemplo de un depósito200.00

Estas son algunas otras cosas que debes verificar. Si ves un mensaje de error al momento de cargar el documento, haz lo siguiente:

  • Elimina los ceros (0) del archivo y deja esas celdas en blanco.
  • Corrige las transacciones que muestran números en la columna Descripción.
  • Elimina la palabra «Importe» si aparece en el encabezado de la columna Crédito o Débito. Solo debe decir «Crédito» y «Débito» sin la palabra «importe».
  • Asegúrate de que las fechas estén en el mismo formato. Te recomendamos usar el formato dd/mm/aaaa.
  • Los usuarios de MAC deben guardar el archivo como archivo CSV de Windows.
  • Algunos bancos agregan el día de la semana en la columna Fecha (por ejemplo, MAR 20/11/2018). Tendrás que quitar el día de la semana. Para hacer esto, coloca la fecha y el día de la semana en columnas separadas:
    1. Abre el archivo CSV en Microsoft Excel.
    2. Resalta la columna que contiene la fecha.
    3. Ve a Fecha y, después, selecciona Texto en columnas.
    4. Sigue los pasos que aparecen en pantalla y selecciona lo siguiente:
      • Tipo de datos originales: delimitado
      • Delimitadores: espacio
      • Formato de datos de la columna: general

También puedes seguir los pasos de Microsoft.

Los archivos CSV para las cuentas de tarjetas de crédito pueden mostrar las transacciones en sentido inverso; por ejemplo, los depósitos pueden aparecer como importes negativos.

Para asegurarte de que estas transacciones se importen correctamente, selecciona la cuenta de tarjeta de crédito correspondiente (que no sea una cuenta bancaria) cuando cargues el archivo en QuickBooks Online.

Carga las transacciones en QuickBooks Online

Si el archivo tiene el formato correcto, sigue estos pasos para cargarlo en QuickBooks Online.

  1. Selecciona Transacciones importadas y, después, elige Banca.
  2. Selecciona la flecha desplegable del menú Vincular cuenta y, después, elige Cargar desde archivo. Si nunca has conectado una cuenta, puedes seleccionar Comenzar. También puedes comenzar la carga desde la página Importar datos (selecciona Configuración ⚙, después, en Herramientas, selecciona Importar datos y, luego, Datos bancarios).
  3. Arrastra y suelta el estado de cuenta bancario en el área correspondiente. También puedes cargar el archivo manualmente.
  4. Selecciona Continuar.
  5. En la lista desplegable Cuenta de QuickBooks, selecciona la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito y, después, selecciona Continuar.
  6. Ingresa una Fecha, formato de fecha, Descripción y el Importe, y, después, selecciona Continuar. Nota: Puedes elegir 1 o 2 columnas.
  7. Selecciona las casillas de verificación de las transacciones que deseas importar y elige Continuar.
  8. Cuando se te indique, selecciona  para confirmar que deseas importar las transacciones.
  9. Selecciona Listo cuando aparezca la notificación Importación completada.

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