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Establecer reglas bancarias para clasificar las transacciones bancarias en línea en QuickBooks Online

Aprende a usar las reglas bancarias para clasificar automáticamente las transacciones de tu banco.

Cuando descargues transacciones de tu banco, tendrás que clasificarlas para que se incluyan en las cuentas correctas. Las reglas bancarias aceleran este proceso de revisión.

Puedes crear reglas para clasificar automáticamente las transacciones por ti. Cuanto más QuickBooks use tus reglas bancarias, mejor hará la clasificación. Después de un tiempo, podrá incluso escanear transacciones y agregar detalles como beneficiarios.

Paso 1: crear una regla bancaria

  1. Ve a Banca en el menú Transacciones importadas. Luego, selecciona la pestaña  Reglas.
  2. EligeNueva regla.
  3. Introduce un nombre en el campo¿Cómo quieres llamar a esta regla? 
  4. Desde el menú desplegable ▼ Aplicar a transacciones que son, elige  Ingreso de dinero o Egreso de dinero.
  5. Desde el menú desplegable ▼Ingreso, elige el banco o la cuenta de tarjeta de crédito.
  6. Establece las condiciones de la regla. Puedes establecer una regla hasta con cinco condiciones. Establece e incluye lo siguiente y, después, selecciona + Agregar una condición.
  7. En los campos de condiciones, especifica si la regla aplica a Descripción,texto de banco o Importe. Luego, elige Contiene, No contiene o Es exacto para decidir cómo Quickbooks aplica las reglas.
  8. Selecciona los ajustes para la regla. Elige Tipo de transacción, Categoría, Impuesto, Etiquetas y el Beneficiario para aplicar.
  9. Selecciona Guardar.

QuickBooks aplica automáticamente tus reglas a las transacciones en la pestaña Para revisión. Estas son las que tienes que revisar todos los días.

Consejo: Puedes crear rápidamente una regla para transacciones en la pestaña Para revisión. Simplemente escoge una transacción y selecciona el enlace Crear una regla para abrir la ventana de reglas y comenzar a establecer las condiciones para la misma.

Si has establecido reglas bancarias en otro archivo de empresas de QuickBooks Online, puedes exportarlas a otro archivo de empresas:

  1. Inicia sesión en el archivo de empresas desde donde quieras exportar las reglas bancarias.
  2. Ve a Banca en el menú Transacciones importadas. Luego, selecciona la pestaña  Reglas.
  3. Selecciona el menú desplegable ▼ Regla nuevay, después, Exportar reglas.
  4. Guarda el archivo exportado en Excel.
  5. Cierra la sesión en el archivo de empresas e inicia sesión en la que quieras importar estas reglas.
  6. Ve a Banca en el menú Transacciones importadas. Luego, selecciona la pestaña  Reglas.
  7. Selecciona el menú desplegable ▼ Regla nuevay, después, Importar reglas.
  8. Elige Buscar y encuentra el archivo de Excel que has exportado.
  9. Selecciona la regla y los detalles que quieras importar.
  10. Sigue las instrucciones para terminar de importar.

Paso 2: revisar las transacciones reconocidas

Puedes ver las transacciones descargadas que fueron reconocidas por una regla bancaria. Dentro de la pestaña Para revisión, seleccionaReconocidas del menú desplegable ▼ Todas las transacciones. Esto mostrará una lista de todas las transacciones reconocidas por cualquier regla bancaria. También verás la etiqueta "Regla" agregada a la transacción.

Si todo luce bien, elige Agregar para mover las transacciones directamente a una cuenta en QuickBooks. También puedes seleccionarlas y revisarlas antes de moverlas.

Nota: Si QuickBooks no sabe cómo clasificar una transacción, utiliza la cuenta de Activos no clasificados, Ingresos no clasificados o Gastos no clasificados para almacenarla de forma temporal.
No puedes usar estas cuentas para crear reglas bancarias.

Próximos pasos: establecer la función de adición automática

Puedes crear reglas específicas para que las transacciones específicas se acepten automáticamente en tus libros desde la página de banca.
Consejo:  Recomendamos comenzar con transacciones sencillas y consistentes como gastos de combustible o renta al principio. Una vez que comprendas la función, puedes utilizarla para cubrir más transacciones.

  1. Sigue estos pasos para crear una nueva regla bancaria.
  2. Selecciona Confirmar automáticamente las transacciones en que esta regla aplique en la ventana de Reglas.
  3. Selecciona Guardar.

Después de crear una regla de adición automática, cualquier transacción en la pestaña Para Revisión que cumpla con las condiciones se agregará automáticamente. Las reglas de adición automática se ejecutan cuando inicias sesión, cargas un archivo, o creas o modificas una regla nueva de adición automática.

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