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Crear transacciones recurrentes en QuickBooks Online

Aprende cómo crear plantillas para transacciones recurrentes en QuickBooks Online Essentials y Plus.
 
En QuickBooks Online, puedes crear plantillas para las transacciones recurrentes; por ejemplo, para los gastos recurrentes. Puedes hacer esto para cualquier transacción, excepto para pagos de facturas de proveedores, pagos de clientes y actividad de horas trabajadas. En este artículo, te mostraremos cómo configurar las plantillas recurrentes y sacar provecho de ellas.

Crear una plantilla recurrente desde cero

Cuando necesites una plantilla nueva, tendrás que empezar desde cero:

  1. Ve a Configuración ⚙.
  2. En Listas, selecciona Transacciones recurrentes.
  3. Selecciona Nuevo.
  4. Selecciona el tipo de transacción a crear y, después, elige  OK.
  5. Ingresa el Nombre de la plantilla.
  6. Escoge un Tipo: Programado, no programado o recordatorio.
TipoAcción
Programado
  • Crea una serie de transacciones según la programación establecida. Si decides que se envíen por correo electrónico una vez creadas, se enviarán automáticamente.

  • Cómo se controla: puedes optar por recibir una notificación cada que se realicen las transacciones. En todo caso, estas se registran sin necesidad de intervención por parte del usuario.

  • Este tipo es útil para las transacciones que tienen una programación fija e importes que no cambian, como los pagos de alquiler, los pagos de préstamos y la depreciación.
Recordatorio
  • Propone una serie de transacciones de acuerdo con la programación establecida. Las transacciones no se envían hasta que decides crearlas y enviarlas. Estos recordatorios se pueden encontrar en la sección de Tareas ubicada en el Panel. Selecciona Ver recordatorios. en el Acción columna ▼

  • Si seleccionas cada Tarea, como se indicó anteriormente, puedes decidir cuáles deseas crear. Además, puedes revisarlas y editarlas.

  • En la columna Acción▼ puedes seleccionar las tareas que deseas crear. Además, también puedes revisarlas y editarlas.

  • Este tipo es útil para las transacciones con una programación fija que deben editarse antes de crearse, como las facturas de servicios.
Recordatorio
  • Se guardan con datos parciales o completos y sin ninguna programación. No se realizará ninguna acción en este tipo de plantilla hasta que la selecciones para usarla.
  • Cómo puedes controlarlo:
    1. Ir a Configuración ⚙.
    2. En Listas, selecciona Transacciones recurrentes.
    3. En la columna Acción ▼, selecciona Usar para usar la plantilla como punto de partida para una nueva transacción.
  • Este tipo es útil para las transacciones que contienen una gran cantidad de detalles que no deseas volver a introducir, pero que no son necesarios en cualquier programación establecida. Un ejemplo son las facturas complicadas que tienen que enviarse a clientes diferentes.
  1. Completa los campos restantes y selecciona Guardar.
  • Para tipos de plantillas recurrentes Programada o de Recordatorio:
    • Si creas una plantilla de factura, especifica que debe incluir cargos no facturados y envío automático de correos electrónicos.

Convertir cualquier transacción en una plantilla base para una transacción recurrente

Para convertir cualquier transacción en una plantilla base para una transacción recurrente, comienza desde una transacción existente y crea una plantilla al seleccionar Convertir a recurrente (o habilitar pagos recurrentes).

Editar una plantilla recurrente existente

Estos son los pasos para editar una plantilla recurrente existente:

  1. Ve a Configuración ⚙.
  2. En Listas, selecciona Transacciones recurrentes.
  3. Elige la plantilla correspondiente, después selecciona el menú desplegable en la columna Acción ▼ y, después, elige Usar.
  4. Una vez abierta la transacción, haz los cambios necesarios y, después, selecciona Convertir en recurrente.

Duplica una plantilla existente

Crea plantillas más rápidamente duplicando plantillas existentes:

  1. Ve a Configuración ⚙.
  2. En Listas, selecciona Transacciones recurrentes.
  3. Selecciona la plantilla apropiada y, después, elige la columna Acción del menú desplegable ▼ y escoge Duplicar. La copia duplicada tendrá las mismas configuraciones, excepto el título.

Otros recursos

Cómo crear o editar plantillas:

Solución de problemas:

Ya sabes cómo crear plantillas para transacciones recurrentes.

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