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Registrar pagos de facturas en QuickBooks Online

RESUELTApor QuickBooksQuickBooks Online30Se actualizó 2 semanas hace

Aprende cómo recibir y registrar pagos de facturas en QuickBooks Online.

En QuickBooks Online, puedes registrar transacciones de venta de dos maneras. Si tu cliente pagó por el producto o servicio en el momento de la venta, puedes crear un recibo de venta que completa la transacción y la registra en tus libros.

Sin embargo, si tu cliente planea pagarte en el futuro, puedes crear y enviarle una factura. Cuando el cliente realiza un pago en la factura, debes registrar el pago en QuickBooks. Esto relaciona la transacción de pago con la factura original para que las cuentas estén conciliadas. Así es como se registran los pagos de facturas.

Registrar los pagos de facturas

Después de procesar un pago de un cliente, debes registrarlo en QuickBooks para que la factura se marque como pagada. De lo contrario, la factura permanecerá abierta y sin pagar en los reportes. Puedes registrar el pago total o parcial en una factura. Estos son los pasos que debes seguir:

Registrar el pago de una sola factura

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. Selecciona Recibo de pago.
  3. En el menú desplegable Cliente, selecciona el nombre del cliente.
  4. En el menú desplegable Forma de pago, selecciona la forma de pago.
  5. En la sección Transacciones pendientes, selecciona la casilla de verificación de la factura para la que estás registrando el pago.
  6. Ingresa el N.º de referencia y las Notas si es necesario (Esto es opcional).
  7. Cuando termines, selecciona Hacer un pago.

Registrar el pago parcial de una factura

Registra los pagos, incluso si solo te pagaron una parte de lo que te deben. QuickBooks da seguimiento al saldo restante de la factura:

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. Selecciona Recibo de pago.
  3. En el menú desplegable Cliente, selecciona el nombre del cliente.
  4. En el menú desplegable Forma de pago, selecciona la forma de pago.
  5. En el menú desplegable Depositar en, selecciona la cuenta en la que colocaste el pago. Consejo: Puedes colocar el dinero directamente en una cuenta, como tu cuenta corriente o seleccionar la cuenta Fondos sin depositar si necesitas agrupar el pago con otros pagos.
  6. En la sección Transacciones pendientes, selecciona la casilla de verificación de la factura para la que estás registrando el pago.
  7. En Importe recibido, ingresa la cantidad de dinero que haya pagado el cliente.
  8. Ingresa el N.º de referencia y las Notas si es necesario (esto es opcional).
  9. Cuando termines, selecciona Hacer un pago.como registrar un pago parcial en quickbooks

Si un cliente te paga más o menos de lo que esperabas, puedes modificar fácilmente el recibo de pago. 

  1. Ve a Finanzas, selecciona Transacciones y después Todas las ventas (Ir).
  2. Busca y abre la transacción de pago.
  3. Edita el campo Importe recibido.
  4. Selecciona Hacer un pago.

Nota: Si estás editando o eliminando una transacción vinculada a otras, QuickBooks te alertará automáticamente.

Si quieres eliminar un pago por completo, busca y abre la transacción de pago, selecciona Más en la parte inferior de la página y luego Eliminar. Una vez que hayas eliminado una transacción, esta acción no se puede revertir.

Para ver el saldo restante del cliente:

  1. Ve a Información general de la empresa y selecciona Reportes (Ir), o ve a Reportes (Ir).
  2. Busca y abre el reporte Resumen del saldo del cliente .
  3. Selecciona Ejecutar reporte.
  4. Revisa el saldo pendiente del cliente en la columna Total.

detalles del saldo del cliente en quickbooks.png

Nota: Cuando registras pagos parciales, QuickBooks aplica el pago al primer concepto de la factura y a continuación, a cada concepto siguiente hasta que se agote el pago. Así es el diseño y el orden no se puede cambiar.

Agrupar varios pagos en un solo depósito

Si haces un depósito bancario con varios cheques en un solo depósito, usa la cuenta Fondos sin depositar para registrar los pagos en QuickBooks. Esto te permite agrupar varios pagos en una transacción de depósito en QuickBooks. Haz esto solo si tu banco registró varios pagos como un solo depósito.

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