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Importa tu catálogo de cuentas a QuickBooks Online

Aprende cómo importar tu catálogo de cuentas a QuickBooks Online desde una hoja de cálculo

QuickBooks usa tu catálogo de cuentas para organizar toda la contabilidad. Cuando configuras tu empresa, QuickBooks se ocupa de personalizar el catálogo de cuentas por ti.

Estos son los pasos para importar las cuentas desde una hoja de cálculo.

Consejo: el mejor momento para importar cuentas es cuando aún estás configurando tu empresa en QuickBooks.
Si no tienes muchas cuentas para agregar, puedes crear nuevas cuentas en su lugar.

Paso 1: da formato a la hoja de cálculo

Puedes importar tu catálogo de cuentas usando una hoja de cálculo en Excel o un archivo CSV. Estos son los pasos para formatear la hoja de cálculo para que puedas importarla a QuickBooks.

  1. Abre la hoja de cálculo de cuentas existente o crea una. También puedes exportar el catálogo de cuentas de otra empresa de QuickBooks.
  2. Asegúrate de que la hoja de cálculo tenga estas columnas:
    • Nombre de cuenta
    • Tipo
    • Tipo de detalles
    • Número
  3. Si organizas tus cuentas por número, agrega una columna de Número de cuenta o puedes omitir esto si no usas números de cuenta.
  4. Si tienes una cuenta secundaria, agréguela en la columna Nombre de la cuenta en este formato: Cuenta principal: cuenta secundaria. Por ejemplo, Servicios públicos: gas. Consulta la siguiente tabla para ver más ejemplos de cómo dar formato a cuentas secundarias.
  5. Si se ve correcta, guarda la hoja de cálculo en formato Excel o CSV.

Aquí tienes un ejemplo de cómo debería verse tu hoja de cálculo. También puedes descarga nuestra hoja de cálculo de muestra si necesitas más ejemplos.

 Número de cuenta Nombre de la cuenta TipoTipo de detalles
 112720Cuenta Corriente - Scotiabank BancoCorriente
Mercado monetario - Banamex BancoMercado monetario
 63200Servicios: GasGastos Servicios 
 68100Servicios públicos: teléfonoGastos Servicios

Paso 2: cargar la hoja de cálculo

  1. Inicia sesión en QuickBooks Online.
  2. Selecciona Configuración ⚙. Después, selecciona Importar datos.
  3. Selecciona Catálogo de cuentas.
  4. Para cargar un archivo desde tu computadora, selecciona Examinar y elige el archivo. Después, selecciona Abierto.
  5. Selecciona Siguiente.

Paso 3: asigna los campos de tu hoja de cálculo a los campos de QuickBooks

Una vez que cargues la hoja de cálculo, asigna tus cuentas para que se importen correctamente.

  1. En la columna Tu campo, selecciona la flecha pequeña ▼ y empareja los nombres con el campo de QuickBooks Online para lo siguiente:
    • Tipo de detalles
    • Nombre de cuenta
    • Número de cuenta
    • Tipo
  2. Con la excepción de Nombre de la cuenta, puede seleccionar Sin coincidencia si hay un campo que no tiene una columna coincidente en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si no usas números de cuenta.
  3. Selecciona Siguiente.

Paso 4: importa el catálogo de cuentas

Ya casi terminas. Verifica todo por última vez antes de importar tus cuentas.

  1. Si aún no lo has hecho, asegúrate de agregar los tipos y los tipos de detalles.
    Consejo: Primero, concéntrate en que los tipos de cuenta sean correctos. Luego, selecciona los tipos de detalle que se adaptan a las transacciones a las que deseas dar seguimiento.
  2. Si ves un campo resaltado en rojo, coloca el cursor sobre el campo resaltado para ver qué tienes que corregir.
  3. Anula la selección de las cuentas que no quieras guardar.
  4. Si todo está correcto, selecciona Importar.

Paso 5: ingresar saldos iniciales de cuentas

Una vez que todas tus cuentas estén en QuickBooks, tendrás que introducir los saldos iniciales de las cuentas bancarias, de tarjeta de crédito y otras. Un saldo inicial es el punto de partida para la cuenta que crea en QuickBooks. Así es como se ingresa el saldo inicial:

  1. Ve a Configuración ⚙ y, después, Catálogo de cuentas.
  2. Busca tu cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.
  3. En la columna Acción, selecciona el icono de la flecha pequeña ▼. Después, selecciona Editar.
  4. Selecciona el icono de la flecha pequeña ▼ abajo de ¿Cuándo quieres comenzar a dar seguimiento a tus finanzas desde esta cuenta en QuickBooks? Después, elige la fecha en la que deseas comenzar a dar seguimiento a las finanzas de la cuenta.
  5. En el Saldo de la cuenta, ingresa el saldo de la cuenta para la fecha seleccionada. Conoce más información sobre los saldos iniciales.
  6. Selecciona Guardar y cerrar.

Nota: si ya se ha asignado una transacción a la cuenta, tendrá que registrar un asiento de diario para el saldo de apertura.

Próximos pasos: descarga las transacciones en QuickBooks

Para descargar las transacciones de la cuenta, conecta tus cuentas bancarias o de tarjeta de crédito a QuickBooks. QuickBooks descargará y clasificará tus transacciones para que puedas revisarlas y aprobarlas.

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