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Configurar y crear proyectos en QuickBooks Online

Aprende cómo configurar y administrar proyectos en QuickBooks Online Plus

La función Proyectos te ayuda a mantenerte organizado y a dar seguimiento a todos los factores variables. Puedes agregar ingresos y gastos de proyectos, agregar transacciones antiguas a proyectos nuevos y ejecutar reportes específicos de cada proyecto desde un único panel. Esto facilita la administración de tu trabajo y ver de tu progreso.

Estos son los pasos que debes seguir para configurar Proyectos.Una vez configurado, aprende a usar <a href ="https://community.intuit.com/content/p_na_na_gl_cas_na_article:L6VLEZrgH_GLOBAL_GLOBAL">herramientas de rentabilidad y costo del proyecto</a> hacer el cálculo de costos.

Paso 1: activar la función Proyectos

Si aún no lo hiciste, activa la función Proyectos.

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, luego, Cuenta y configuración.
  2. Ve a pestaña Opciones avanzadas.
  3. Encuentra el Proyectos sección y selecciona Editar ✎ para expandirlo.
  4. Activar Organice todas las actividades relacionadas con el trabajo en un solo lugar.
  5. Seleccionar Guardar y cierra la configuración.

Tienes que ser un administrador principal para desactivar la función Proyectos:

  1. Selecciona Configuración ⚙ y después Cuenta y configuración.
  2. Ve a pestaña Opciones avanzadas.
  3. Encuentra el Proyectos sección y selecciona Editar ✎ para expandirlo.
  4. Selecciona la opción de alternar verde para desactivar Organice todas las actividades relacionadas con el trabajo en un solo lugar.
  5. Seleccionar Guardar y luego Listo.

Paso 2: crear un proyecto

  1. Selecciona la Proyectos menú.
  2. Seleccionar Iniciar un proyecto si es la primera vez que crea. O selecciona Nuevo proyecto si ya creaste una.
  3. Asigna a tu proyecto un nombre fácil de recordar.
  4. En el menú desplegable, selecciona el cliente para el que estás trabajando.
  5. Agrega notas o detalles acerca del proyecto.
  6. Selecciona Guardar.

Verás cómo la lista de proyectos se alarga a medida que tu negocio va aceptando más trabajos.

Paso 3: Agregar ingresos y gastos del proyecto

Comienza a agregar ingresos y gastos a tu proyecto. Agregar transacciones a proyectos no cambiará la forma en que se clasifican ni afectará tus libros. Simplemente los estás etiquetando al proyecto:

  1. Abre tu proyecto.
  2. Selecciona Agregar a proyecto para crear una transacción nueva.
  3. Selecciona Factura, Recibir pagoGastoCotización, Factura de proveedores o la Hora.

Etiquetarás automáticamente nuevos elementos a los proyectos cuando selecciones Agregar al proyecto.

Nota: la opción Horas trabajadas te permite registrar un solo día de trabajo de uno de tus trabajadores. Si deseas agregar hojas de horas semanales a un proyecto, debes realizar algunos pasos adicionales. Comienza desde el Paso 5 de “Realizar el seguimiento de ingresos, costos y rentabilidad por proyecto” para calcular los costos por horas trabajadas. Luego, agrega tus hojas de horas.

Si usas QuickBooks Time para dar seguimiento a las horas trabajadas de tus empleados, puedes importar las horas trabajadas registradas directamente en hojas de horas semanales.

Consejo: ¿estás trabajando a partir de una cotización de un proyecto ya existente? Agrégalos a proyectos antes de convertirlos en facturas para clientes.

Paso 4: agrega gastos y hojas de horas existentes a los proyectos

También puedes añadir gastos y hojas de horas (facturables o no facturables) que hayas creado fuera del menú Proyectos.

Agregar gastos existentes

  1. Ve a Gastos menú.
  2. Busca la transacción y ábrela.
  3. Selecciona el proyecto desde el menú desplegable Cliente/proyecto. Repite esto para cada gasto que desees añadir. No es lo mismo que el acreedor para el gasto.
  4. Selecciona Guardar y cerrar.

Agregar hojas de horas existentes (facturables o no facturables):

  1. Ve a menú Ventas.
  2. Selecciona la columna Tipo para ordenar la lista.
  3. Busca la hoja de horas y ábrela.
  4. Selecciona el proyecto desde el menú desplegable Cliente/proyecto. Repite esto para las horas trabajadas de cada empleado que desees añadir.
  5. Selecciona Guardar.

Paso 5: Agregar facturas y cotizaciones existentes

Puedes crear fácilmente nuevas facturas para proyectar, pero ten cuidado con las facturas existentes.

El mejor momento para agregar a los proyectos facturas de ingreso existentes es antes de que se paguen. Si agregas a un proyecto una factura pagada, esta se desvinculará del pago correspondiente. Además, la factura pasará a figurar como no pagada. Deberás seguir los pasos para volver a vincular el pago para evitar cobrar al cliente dos veces por error.

No recomendamos agregar facturas de ingreso vinculadas a más de una transacción, gasto facturable u hoja de horas. Si agregas a un proyecto una factura de ingreso vinculada, solo se agregará la factura. Deberás agregar las transacciones vinculadas al proyecto y volver a vincularlas a la factura de ingreso.

Puedes agregar cotizaciones existentes a los proyectos siempre y cuando no las hayas convertido en facturas.

Paso 6: Realizar el seguimiento de la rentabilidad

En la página de cada proyecto, verás información importante sobre costos y rentabilidad (“estimaciones de costos”).

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