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Configurar y enviar facturas progresivas en QuickBooks Online

Aprende cómo enviar facturas progresivas a partir de una cotización en QuickBooks

La facturación progresiva te permite dividir una cotización en muchas facturas, según tus necesidades. En lugar de solicitar el pago completo al comienzo de un proyecto, puedes emitir facturas por pagos parciales a tus clientes. Cuando completes el trabajo, agrega artículos de la cotización inicial a las facturas progresivas. Esto mantiene los pagos de proyectos organizados y conectados de principio a fin.

Paso 1: activa la facturación progresiva

Si aún no lo has hecho, activa la facturación progresiva.

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Cuenta y configuración.
  2. Haz clic en la pestaña Ventas.
  3. En el Facturación progresiva, selecciona Editar ✎.
  4. Selecciona la casilla de verificación Crear varias facturas parciales a partir de una sola cotización.
  5. Selecciona Guardar y Listo.

Ahora puedes crear varias facturas a partir de tus cotizaciones.

Paso 2: crear una cotización

  1. Seleccionar Nuevo ⨁ y luego Cotización
  2. Selecciona tu cliente.
  3. Completa el resto de la cotización.
  4. Seleccionar Guardar y nuevoGuardar y cerrar, o Guardar y enviar.

Toma en cuenta que los totales de la columna restante de tu cotización no incluyen impuestos, descuentos ni costos de envío.

Consejo: si usas la función Proyectos (QuickBooks Online Plus)
) y deseas agregar una cotización a un proyecto, agrégalo antes de comenzar a crear facturas progresivas.

¿Necesitas editar algo en tu factura progresiva?

Si necesitas editar un elemento en una factura progresiva, haz los cambios en la cotización original y no en la factura. Puedes hacer cambios siempre que no hayas facturado el monto total de la cotización.

Paso 3: crea facturas progresivas a partir de una cotización

Hay más de una forma de crear facturas progresivas. Ambos métodos producen los mismos resultados.

Crea una factura progresiva a partir de una cotización

  1. Ir a Ventas y selecciona Todo Ventas.
  2. Busca la cotización en la lista.
  3. Selecciona Crear factura en la columna Acciones. También puedes abrir la cotización y seleccionar Crear factura.
  4. Decide cuál es el monto que deseas facturar y, a continuación, selecciona Crear factura. Puedes cobrar un porcentaje o un monto específico. Si eliges Personalizar el monto para cada línea, introduce un monto específico para cada artículo de la factura. 
  5. Completa el resto de la factura.
  6. Seleccionar Guardar y nuevoGuardar y cerrar.

Conectar una cotización a una nueva factura

  1. Seleccionar Nuevo ⨁ y luego Factura.
  2. En el menú desplegable, selecciona tu cliente. Si el cliente tiene una cotización abierta, QuickBooks abrirá la barra lateral Agregar a factura.
  3. Busca la cotización en la barra lateral y selecciona Agregar.
  4. Decide cuál es el monto que deseas facturar y, a continuación, selecciona Copiar en una factura.
  5. Completa el resto de la factura.
  6. Seleccionar Guardar y nuevo o Guardar y cerrar.

Cuando crees una factura progresiva, tu cotización original no cambiará. QuickBooks guarda un registro de ambos.

No te preocupes si envías facturas por error.

Luego de facturar el total de la cotización, el estado de este cambia automáticamente a Cerrada. Si tratas de facturar más del 100 % de la cotización total, solo podrás agregar lo que haya quedado del saldo restante.

¿Necesitas desvincular una factura progresiva?

Si quieres desconectar una factura progresiva de la cotización original, selecciona el icono del bote de basura para el artículo de línea correspondiente a la cotización. QuickBooks te preguntará si quieres desvincular la factura completa. Si es así, selecciona , desvincularla.

Paso 4: Dar seguimiento a tus facturas progresivas

Revisa tus cotizaciones, facturas progresivas, proyectos y reportes para mantener todo organizado.

Revisa cotización

Puedes ver todas tus facturas progresivas en la cotización original.

    1. Ir a Ventas y selecciona Todas las ventas.
    2. Busca y abre la cotización.
    1. Selecciona la(s) transacción(es) vinculada(s) en color azul para ver las facturas que ya creaste.

Revisa las facturas progresivas

Las facturas progresivas incluyen un resumen de la cotización con el total facturado. También hay enlaces a la cotización original y a todas las facturas progresivas correspondientes.

Si agregas cotizaciones a proyectos, puedes ver todo en la pestaña Transacciones de la página de un proyecto.

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