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Personalizar reportes en QuickBooks Online

Aprende cómo aprovechar al máximo los reportes financieros.

Los reportes financieros en QuickBooks te brindan mucha información útil acerca de tu negocio. Hay muchas formas de personalizar tus reportes. Puedes filtrarlos para que se muestren cuentas o clientes específicos o darle formato al diseño para que los datos correctos aparezcan en el lugar adecuado. Aquí te explicamos cómo personalizarlos para mostrar los detalles que más te interesan.

Paso 1: ejecuta un reporte

  1. En el panel de navegación izquierdo, ve al menú Reportes.
  2. Busca y abre un reporte.
  3. Usa los filtros básicos del reporte para ajustar algunos datos, como las fechas del reporte.
  4. Selecciona Personalizar en la esquina superior derecha de la página .

Esto permite abrir la ventana de personalización.

Paso 2: personaliza un reporte

Puedes aplicar varios filtros para personalizar tu reporte. La mayoría de los reportes tienen el mismo grupo de filtros. Algunos filtros solo están disponibles en ciertos reportes.

Esta es la información general de los aspectos que puedes personalizar:

  • Sección General: cambia lo que desees, como el método de contabilidad, el período del reporte y el formato de número.
  • Sección Filas/Columnas: elige las filas y las columnas que aparecerán en el reporte.
  • Sección de filtros: selecciona los clientes, cuentas de distribución, proveedores, cuentas y productos que se mostrarán en el reporte.
  • Sección Encabezado/Pie de página: decide lo que aparecerá en el encabezado y en el pie de página.

Guardar reportes personalizados

Una vez que tengas el grupo de filtros que quieres, guárdalos para poder ejecutar el mismo reporte en el futuro.

  1. Después de personalizar un reporte, selecciona Guardar personalización.
  2. Asigna un nombre al reporte.
  3. Selecciona Guardar.

Mostrar cuentas específicas

  1. En la ventana de personalización, selecciona el ícono Filtrar ▼.
  2. Selecciona la lista desplegable Cuenta de distribución.
  3. Selecciona los cuadros de las cuentas que deseas ver en el reporte.
  4. Cuando hayas terminado, selecciona Ejecutar reporte.

Ver todas las cuentas por tipo

En lugar de cuentas individuales, puedes mostrar todas las cuentas por tipo, como activos o cuentas por pagar.

  1. En la ventana de personalización, selecciona el ícono Filtrar ▼.
  2. En la lista desplegable Cuenta de distribución, selecciona una de las opciones “Todo”, como “Todas las cuentas de activos”.
  3. Cuando hayas terminado, selecciona Ejecutar reporte.

Mostrar clientes, proveedores, productos o servicios específicos

  1. En la ventana de personalización, selecciona el ícono Filtrar ▼.
  2. Selecciona los clientes, los proveedores, los productos y los servicios que deseas incluir en el reporte.
  3. Cuando hayas terminado, selecciona Ejecutar reporte.

Filtrar todo por clase o ubicación

Si activaste las clases y las ubicaciones, puedes filtrar las columnas del reporte por clase o por ubicación.

  1. En la Ventana de personalización, selecciona el ícono Filas/Columnas ▼.
  2. En la lista desplegable Columnas, selecciona Clases o Ubicaciones.
  3. Cuando hayas terminado, selecciona Ejecutar reporte.

Ver todos tus reportes personalizados

  1. Ve al menú Reportes.
  2. Selecciona la pestaña Reportes personalizados.
  3. Busca y abre un reporte.

Automatizar los reportes personalizados

Si quieres obtener reportes personalizados con regularidad, prográmalos para que se ejecuten automáticamente:

  1. Ve al menú Reportes. Luego, selecciona la pestaña Reportes personalizados.
  2. Busca el reporte personalizado en la lista.
  3. Selecciona Editar en la columna Acción.
  4. Selecciona Establecer programación de correo electrónico para activarlo.
  5. Agrega las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas enviar el reporte.
  6. Completa el formulario y establece la programación.
  7. Selecciona Guardar y cerrar.

Mostrar reportes personalizados a grupos específicos

También puedes agregar reportes a un grupo para que solo puedan verlos ciertas personas.

  1. Después de crear un reporte personalizado, selecciona Guardar personalización.
  2. En el menú desplegable Agregar este reporte a un grupo, selecciona un grupo.
  3. Selecciona Guardar para agregar el reporte al grupo.
  4. Ve al menú Reportes. Luego, selecciona la pestaña Reportes personalizados.
  5. Busca el grupo en la lista.
  6. Selecciona Editar en la columna Acción.
  7. Selecciona la opción Establecer programación de mensajes de correo electrónico para activarla.
  8. Agrega las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas enviar el reporte.
  9. Completa el formulario y establece la programación.
  10. Selecciona Guardar y cerrar.

Eliminar un reporte personalizado de un grupo

También puedes eliminar reportes de un grupo.

  1. Ve al menú Reportes. Luego, selecciona la pestaña Reportes personalizados.
  2. Busca el grupo en la lista.
  3. Selecciona Editar en la columna Acción del reporte que deseas eliminar.
  4. Haz clic en Eliminar y, luego, .

Nota: Esta función no está disponible en QuickBooks Online Simple Start. 

Exportar un reporte personalizado en formato Excel o PDF 

Puede exportar un reporte personalizado en formato Excel o PDF.

  1. Ve al menú Reportes. Luego, selecciona la pestaña Reportes personalizados.
  2. Busca el reporte personalizado en la lista.
  3. Selecciona Editar en la columna Acción del reporte que deseas exportar.
  4. Haz clic en Exportar como PDF o Exportar como Excel.

El reporte se exporta en formato PDF o Excel.

Puedes compartir rápidamente PDF de los reportes por correo electrónico. Esta es la manera más sencilla de compartir con tu equipo:

  1. En un reporte abierto, selecciona el ícono de correo electrónico.
    This shows the icons available at the top of a report. Select the email icon to send the report as a pdf in an email.
  2. Selecciona Correo electrónico.
  3. Completa el formulario.
  4. Edita el mensaje del cuerpo para que los destinatarios sepan qué esperar.
  5. Cuando hayas finalizado, selecciona Enviar.

Los reportes se pueden compartir en formato Excel. 

Compartir el acceso a la edición con los miembros del equipo

Si deseas otorgar a otros miembros del equipo acceso completo para editar reportes personalizados, sigue estos pasos:

  1. En un reporte abierto, selecciona Guardar personalización.
  2. Selecciona un usuario del menú desplegable Compartir con.
  3. Cuando tengas todo listo, selecciona Guardar.

Importante: Solo comparte reportes una vez. Si compartes el mismo reporte varias veces con un usuario que ya tiene acceso, se podrían crear reportes duplicados.

Próximos pasos: haz más con los reportes personalizados

Aprende cómo obtener más información de los reportes personalizados en QuickBooks Online.

Para saber cómo otros personalizan los reportes, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.

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