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Cómo activar y configurar el seguimiento de horas trabajadas

Aprende cómo activar y configurar el seguimiento de horas trabajadas en QuickBooks Online Essentials y QuickBooks Online Plus.

Usa esta función para realizar un seguimiento y facturar a los clientes la cantidad de horas que llevó un proyecto o una actividad. Estos son los pasos que debes seguir.

Detalles de horas trabajadas

En función de las tasas que especifiques y de si las horas trabajadas son facturables, el detalle de las horas trabajadas aparecerá automáticamente en las facturas a clientes. La cantidad de detalles incluidos en la factura depende de ti. Puedes incluir lo siguiente:

  • Nombre del empleado
  • Tasa por hora cobrada
  • Cantidad de horas facturadas: en tu factura a clientes, esto aparece como un número decimal; en la versión impresa o enviada por correo electrónico, aparece con formato de hora. Por ejemplo, una hora y quince minutos se mostrará como 1,25 al introducir el valor en una factura a clientes y como 1:15 cuando se envíe la factura a tu cliente.

También puedes personalizar la factura a clientes para mostrar lo siguiente:

  • Texto del campo Descripción en la hoja de horas
  • Nombre del servicio estándar que estás usando
  • Texto personalizado que especificas para los cargos del seguimiento de horas trabajadas

Nota: Los usuarios solo pueden realizar un seguimiento de las horas trabajadas en sus teléfonos móviles o aplicaciones si inician sesión en QuickBooks Online mediante un navegador.

Activar el seguimiento de horas trabajadas

Así es como se activa el seguimiento de horas trabajadas:

  1. Ir a Configuraciones ⚙ y selecciona Cuenta y configuración.
  2. Selecciona Opciones avanzadas.
  3. En la sección Seguimiento de horas trabajadas, selecciona Editar ✏.
  4. Configura tus preferencias de seguimiento de horas trabajadas:
    • Agregar el campo Servicio a las hojas de horas o Permitir la facturación de actividad horaria única al cliente: cuando una de estas casillas está seleccionada, los empleados y los contratistas que completan las hojas de horas pueden especificar si corresponde facturar las actividades a un cliente.
    • Mostrar tasa de facturación a usuarios que ingresen las horas (opcional)
    • Menú desplegable ▼ de primer día de la semana: esto afecta cómo los empleados y los contratistas ven las hojas de horas semanales.
  5. Selecciona Guardar y, luego, Listo.

Agregar un usuario a la función de seguimiento de horas trabajadas

Así es como se agrega un usuario a la función de seguimiento de horas trabajadas:

  1. Ir a Configuraciones ⚙ y selecciona Administrar usuarios.
  2. Selecciona Agregar usuario.
  3. Selecciona Solo seguimiento de horas trabajadas.
  4. Selecciona Siguiente.
  5. Busca al empleado o proveedor que deseas agregar, selecciona Siguiente y luego introduce la información de contacto.
  6. Selecciona Guardar.

Una vez agregado, el usuario puede introducir horas en una hoja de horas:

Nota: No puedes cambiar el tipo de usuario de un usuario de la función de solo seguimiento de horas trabajadas. Si un usuario habilitado para realizar el seguimiento de las horas trabajadas necesita acceder a otra empresa, elimina el usuario y vuelve a agregarlo con el nuevo tipo de usuario.

Convertir las horas trabajadas en facturables

Una vez configurado el seguimiento de horas trabajadas, puedes empezar a marcar las hojas de horas como facturables.

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. Seleccionar Actividad horaria única o Hoja de horas semanales.
  3. Introduce todos los detalles necesarios.
  4. Selecciona la casilla Facturable.
  5. Selecciona Guardar y cerrar.

Convertir las horas trabajadas en siempre facturables

  1. Ve a Empleados.
  2. Busca el empleado que deseas y, luego Editar ✏.
  3. Selecciona la casilla de verificación Facturable de forma predeterminada.
  4. Selecciona Guardar.

Acceder a los reportes de seguimiento de horas trabajadas

  1. Ve a Reportes.
  2. En el campo Introducir nombre del reporte, escribe cualquiera de las siguientes opciones: actividades horarias recientes/editadas, detalles de actividades horarias por cliente, detalles de actividades horarias por empleado y horas trabajadas sin facturar.

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