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Dar seguimiento a los ingresos, costos y rentabilidad por proyecto

Aprende cómo usar los proyectos para calcular las ganancias y los costos de cada uno. Estas funciones de “estimaciones de costos” están disponibles en QuickBooks Online.

Puedes usar los proyectos para calcular rápidamente los ingresos y los costos de cada uno. QuickBooks separa los costos de hora de trabajo de otros costos de proyecto para que todo se entienda fácilmente. Esto te proporciona una imagen clara de las ganancias de cada proyecto.

Paso 1: activar y crear proyectos.

Si aún no lo hiciste, este es un paso sencillo para activar y crear un nuevo proyecto.

Paso 2: agregar ingresos y gastos del proyecto

Ahora que ya creaste tu primer proyecto, comienza a agregar ingresos y gastos.

Agregar transacciones a los proyectos no modificará su categorización ni afectará tus cuentas. Simplemente, las estás estiquetando para poder dar seguimiento a ingresos y gastos de proyectos específicos.

  1. Abre tu proyecto.
  2. Selecciona el botón Agregar a proyecto para crear una transacción nueva.
  3. Selecciona Factura, Recibir pagoGastoCotizaciónOrden de compra,Factura de proveedores u Horas.

Asignarás automáticamente nuevos elementos a los proyectos cuando selecciones el botón Agregar a proyectos.

La opción Horas trabajadas te permite registrar un único día de trabajo de uno de tus empleados. Si deseas agregar hojas de horas semanales, hay que realizar algunos pasos adicionales (se indican en el paso 5).

¿Trabajas a partir de una cotización?

Agrega cotizaciones a proyectos antes de convertirlos en facturas para tu cliente.

También puedes usar facturación progresiva para crear varias facturas desde una sola cotización. De ese modo, en lugar de reclamar el pago total al comienzo, puedes facturar pagos parciales a lo largo del proyecto. Esta es una buena opción si a tus clientes les cobras una tarifa fija.

Paso 3: agrega gastos existentes.

También puedes añadir gastos y hojas de horas (facturables o no facturables) que hayas creado fuera del menú Proyectos.

Para agregar gastos existentes:

  1. Ve a Gastos.
  2. Busca y abre la transacción.
  3. Selecciona el proyecto desde el menú desplegable Cliente/Proyecto . Repite esto para cada gasto que desees añadir. No es lo mismo que el acreedor para el gasto.
  4. Selecciona Guardar y cerrar.

Agregar hojas de horas (facturables o no facturables):

  1. Ve a Ventas.
  2. Selecciona la columna Tipo para ordenar la lista.
  3. Busca la hoja de horas y ábrela.
  4. Selecciona el proyecto desde el menú desplegable Escoger un cliente o proyecto ▼. Haz lo mismo con las horas de cada empleado que quieras asignar.
  5. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 4: agregar facturas existentes.

Puedes agregar cualquier factura a un proyecto siempre y cuando no se haya creado desde una cotización y no tenga horas o gastos facturables atribuidos. Para agregar la factura a un proyecto, reemplaza el nombre del cliente en la factura por el nombre del proyecto.

Si la factura está pagada y la agregas al proyecto, se desconectará el pago de la factura. Para evitar cargar dos veces al cliente, sigue estos pasos.

  1. Ve a Configuración ⚙ y seleccionaCatálogo de cuentas.
  2. Selecciona Historial de cuenta en la cuenta donde se haya depositado el pago.
  3. Selecciona el pago para la factura y, luego, selecciona Editar.
  4. Selecciona la casilla de verificación Factura  correspondiente al pago y, después, Guardar y cerrar.

Paso 5: Da seguimiento a los costos por hora.

El seguimiento de los costos de mano de obra de tu proyecto es un proceso que consiste en dos partes. Primero, debes calcular la tasa de costo por hora para cada trabajador. Luego, podrás agregar hojas de horas a los proyectos usando las tasas de costo por hora.

Importante: Las entradas de horas históricas creadas antes de introducir un costo de hora de trabajo no se mostrarán en el reporte Costo de horas trabajadas ni en las Actividades horarias dentro del costo en QuickBooks Online.
  1. Selecciona el menú Proyectos.
  2. Selecciona Tasa de costo por hora. Esta acción abre la ventana Tasa de costo por hora.
  3. Selecciona Agregar al lado del nombre de un empleado.
  4. Selecciona el icono de la calculadora para que aparezca la calculadora del costo por hora.
  5. Agrega el salario por hora de tu trabajador y los impuestos del empleador (por hora).
  6. También puedes introducir sus costos administrativos.
  7. Cuando termines, selecciona Agregar y, después,  Guardar para agregar su tasa de costo por hora.
  8. Repite estos pasos para cada trabajador.
  9. Selecciona Listo.

Tu proveedor de nómina debe tener reportes que te ayuden a calcular estos costos.

Agregar hojas de horas a proyectos

Ahora que has agregado el costo de hora de trabajo  para cada trabajador, será hora de agregar sus horas de proyecto. Aprende la forma más sencilla de agregarlas.

Puedes marcar la caja Facturable (/hr) yeditar la tasa facturable (el precio que cobras a los clientes) si planeas facturar a tu cliente por las horas de proyectos específicos.

Si tienes una hoja de horas facturable:

  1. Selecciona el menú Proyectos y abre el proyecto.
  2. Ve a la pestaña Transacciones.
  3. Busca la hoja de horas en la lista.
  4. En la columna Acción, selecciona Crear factura.
  5. Completa la factura y envíala a tu cliente.

Ver tus ganancias

Se mostrará un resumen de tus ingresos, costos y ganancias en el encabezado de cada página de proyecto. En la pestaña Información general, verás tus costos de hora de trabajo separados de otros costos de proyecto.

Paso 6: hacer que todo funcione sin inconvenientes.

Ahora sabes cómo dar seguimiento a los costos y ganancias de cada proyecto. Esto es lo que debes hacer para asegurarte de que lo que veas sea preciso siempre:

  • Usa las columnas de ingresos y costos en la pestaña Información general como guía. Asegúrate de que el total de la columna correcta aumente al agregar facturas, gastos y hojas de horas semanales. Puedes ver estos costos en la pestaña Actividad horaria o en el reporte Horas no facturables.
  • La pestaña Actividad horaria desglosa el trabajo de tu equipo por fecha. Además, proporciona el costo total de cada empleado y cada servicio que ofreces.
  • La pestaña Transacción enumera todas las transacciones asignadas a un proyecto. Puedes completar las tareas directamente desde esta pantalla, por ejemplo, convertir una cotización en una factura.
  • Revisa los reportes de horas no facturables todos los meses. Asegúrate de haber asignado correctamente todas las horas de trabajo relacionadas con proyectos. Si faltan horas o se contaron demasiadas, el total de tus ganancias no será exacto.

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2 RESPUESTAS 2
Nnelsondaniel1
Nivel 2

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