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Ingresar y administrar gastos en QuickBooks Online

Aprende cómo registrar, editar y eliminar gastos en QuickBooks Online

Además de dar seguimiento a las ventas, QuickBooks Online facilita el registro de los gastos comerciales. Al agregar tus ingresos y gastos podrás ver una imagen más completa de tu negocio y tus ganancias.

Si ya pagaste un gasto comercial, ingrésalo como gasto. Por otra parte, si planeas pagar dicho gasto en el futuro, entonces ingrésalo como una factura de proveedores. Estos son los tipos de transacciones específicas que le indican a QuickBooks cómo registrar todo. Abajo encontrarás información sobre cómo ingresar y administrar los gastos en QuickBooks.

O, si deseas, aprende más sobre la diferencia entre facturas de proveedores, cheques y gastos.

Ve este breve video para obtener información sobre cómo registrar gastos:

Registra un gasto

Sigue los pasos de abajo si ya pagaste un gasto comercial y necesitas registrarlo en QuickBooks.
Consejo: si tienes que registrar muchos gastos, ingrésalos directamente en el registro de la cuenta:

  1. Selecciona + Nuevo. Después, selecciona Gastos.
  2. En Beneficiario, selecciona el proveedor. Consejo: Si la transacción incluye varios gastos de la caja chica, deja este campo vacío.
  3. En Cuenta de pago, selecciona la cuenta que usaste para pagar el gasto.
  4. En Fecha de pago, ingresa la fecha del gasto.
  5. En Método de pago, selecciona con qué pagaste el gasto.
  6. Si quieres un seguimiento detallado, ingresa un n.º de referencia (esto es opcional).
  7. En el campo Etiquetas, ingresa la etiqueta que prefieras para clasificar el dinero.
  8. En la sección Detalles de la categoría, ingresa la información del gasto. En el menú desplegable Categoría, selecciona la cuenta de gastos que usas para dar seguimiento a las transacciones de gastos. Después, ingresa una descripción. Consejo: También puedes ingresar productos y servicios específicos en la sección Detalles del artículo para desglosar el gasto.
  9. Ingresa el Monto y el Impuesto.
  10. Si planeas facturar a un cliente por el gasto, activa la casilla de verificación Facturable e ingresa su nombre en el campo Cliente. Conoce más sobre los gastos facturables.
  11. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar.

También puedes ingresar notas en el campo Notas. Estas aparecen en el historial de la cuenta y en los reportes.

  • Si usas comprobantes de gastos, selecciona Imprimir para tener una copia del comprobante en papel.

Administra los gastos

Edita un gasto

Como ya pagaste los gastos que ingresaste en QuickBooks, puedes editarlos en cualquier momento. Sin embargo, si decides facturar a tu cliente por el gasto, los cambios que hagas afectarán la factura que le envíe más adelante:

  1. Ve al menú Gastos. Después, selecciona la pestaña Gastos.
  2. Busca el gasto que deseas editar. Selecciona Ver/editar en la columna Acción.
  3. Actualiza la transacción según sea necesario.
  4. Selecciona Guardar y cerrar.

Revisa tus gastos

¿Deseas ver los ingresos y gastos de cada cliente?

  1. Ve a Reportes en el menú izquierdo.
  2. Ejecuta un reporte de Resumen de los ingresos por cliente.

Elimina un gasto

  1. Ve al menú Gastos. Después, selecciona la pestaña Gastos.
  2. Busca el gasto que deseas eliminar.
  3. Selecciona el menú desplegable Ver/editar ▼ en la columna Acción y, luego, elige Eliminar.
  4. Selecciona para confirmar que deseas eliminar la transacción.

Una vez que eliminas un gasto, este desaparece de los reportes. Pero podrás seguir viendo un registro de él en el registro de auditorías.

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