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Registrar un cheque de cliente devuelto o incobrable mediante un asiento de diario

Aprende cómo usar un asiento de diario para registrar un cheque incobrable de un cliente en QuickBooks Online o sigue estos pasos si necesitas registrar uno de tus propios cheques incobrables.

Si el cheque de un cliente es rechazado, hay algunas formas de manejar la contabilidad. Revisa la guía de información general para que sepas de qué se trata. Luego, sigue estos pasos. Usarás un asiento de diario para crear un registro, equilibrar tus cuentas, contabilizar las tasas bancarias y enviarle el dato a tu cliente.

Nota: Estos pasos son complicados. El método de gastos es más fácil, pero puedes usar un asiento de diario si lo prefieres. Si no estás seguro, comunícate con tu contador. Esto puede ser un poco complicado y un contador sabrá cómo manejar los siguientes pasos.

Paso 1: crea un artículo para las tasas de cheques incobrables de tu banco

Consejo: Solo tienes que configurar el artículo una vez. Si ya lo habías hecho, ve al paso 2.

Crea un artículo de servicio para los cheques incobrables y las tasas. Esto te permite agregarlos a una factura que, más adelante, puedes enviar a tu cliente.

Crea dos artículos: uno para la tasa del banco y otro para lo que quieres cobrar a tu cliente por las tasas de cheques devueltos:

  1. Selecciona el icono del engrane y, luego, en Listas, elige Productos y servicios.
  2. Selecciona Nuevo y, luego, selecciona Servicio.
  3. Asigna al artículo el nombre Tasas de cheques incobrables.
  4. Selecciona una cuenta que uses para dar seguimiento a las tasas de cheques incobrables en la lista desplegable Cuenta de ingresos.
    Nota: Para dar seguimiento a las tasas de cheques incobrables, también puedes usar una cuenta de gastos.
  5. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 2: registra el cheque incobrable en un asiento de diario

Vamos a registrar el cheque incobrable en un asiento de diario:

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. En Otro, selecciona Asiento de diario.
  3. Introduce la fecha del cheque incobrable en el campo Fecha del diario.
  4. En la primera línea, selecciona Cuentas por cobrar en el menú Cuenta.
  5. En la columna Débitos, introduce el monto del cheque incobrable.
  6. En el menú desplegable de la columna Nombre, selecciona el cliente.
  7. En la segunda línea, selecciona la cuenta bancaria en el menú Cuenta.
    El monto aparecerá automáticamente en el campo Créditos.
  8. Introduce una anotación que explique el motivo del asiento de diario en el campo Nota.
  9. Selecciona Guardar.

Se registra el cheque incobrable. El próximo paso es borrar la factura que se pagó con el cheque incobrable y vincular ese cheque al asiento de diario que creaste.

Paso 3: borra la factura original y vincula el cheque incobrable al asiento de diario

Debes borrar la factura original que se pagó con el cheque incobrable y vincular ese cheque al asiento de diario:

  1. En el menú izquierdo, selecciona Ventas o Facturación.
    Las opciones del menú izquierdo varían según la configuración de la empresa.
  2. En la pestaña Clientes, selecciona el nombre del cliente que emitió el cheque incobrable para abrir la Lista de transacciones.
  3. Ubica y selecciona el cheque incobrable.
  4. Desactiva la casilla de la factura a la que el cheque se vinculó originalmente y selecciona Asiento de diario.
  5. Selecciona Hacer un pago.

El cheque incobrable ahora está vinculado al asiento de diario. El próximo paso es introducir el arancel de servicios bancarios para el cheque incobrable como un gasto.

Paso 4: introduce el arancel de servicios bancarios para el cheque incobrable

Introduce el arancel de servicios bancarios para el cheque incobrable como un gasto:

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. En Proveedores, selecciona Gasto.
  3. En el campo Beneficiario, introduce el nombre de la institución financiera.
  4. En el campo Fecha de pago, introduce la fecha en la que el cheque resultó incobrable.
  5. Escribe Tasa de fondos insuficientes en el campo N.º de referencia.
  6. En la primera línea, en Categoría, selecciona la cuenta de gastos Cargos bancarios.
  7. En la columna Monto, introduce el monto que te cobró el banco por el cheque incobrable.
  8. Selecciona Guardar.

La tasa queda registrada. El próximo paso es crear elementos del Servicio para cheques incobrables y tasas para usar al registrar estos cargos.

Paso 5: crea una factura para la tasa de servicios bancarios

Debes crear una factura para la tasa de servicios bancarios:

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. En Clientes, elige Factura.
  3. Selecciona el nombre del Cliente y, en el campo Fecha de la factura, introduce la fecha en la que el cheque resultó incobrable.
  4. En la columna Producto/Servicio, selecciona el artículo de Tasa por cheque incobrable que creaste de la lista desplegable.
  5. Introduce el monto que le cobrarás al cliente por el cheque incobrable.
  6. Selecciona Guardar y cerrar.

Se crea la factura por la tasa del cheque incobrable. El próximo paso es enviarle un resumen al cliente con respecto al cheque incobrable y las tasas.

Paso 6: imprime un resumen para enviar al cliente

Para imprimir un resumen de las tasas del cheque incobrable y enviárselo a tu cliente:

  1. En el menú izquierdo, selecciona Ventas o Facturación.
  2. En la pestaña Clientes, selecciona el nombre del cliente que emitió el cheque incobrable para abrir la Lista de transacciones.
  3. El próximo paso es crear elementos del Servicio para cheques incobrables y tasas para usar al registrar estos cargos.
  4. Selecciona el Tipo de resumen para crear desde la lista desplegable.
  5. Establece la Fecha del resumen, Fecha de inicio y Fecha de finalización.
  6. Activa la casilla junto al nombre del destinatario.
  7. Selecciona Imprimir para generar una copia del resumen, o selecciona Guardar y enviar para crear un correo electrónico para enviar al cliente con el resumen adjunto.

Se genera el resumen para el cliente. Cuando se recibe el pago, el próximo paso es registrar el nuevo pago.

Paso 7: recibe del cliente el pago de la nueva factura

Cuando recibes el pago de tu cliente, puedes aplicarlo a la nueva factura:

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. En Clientes, elige Recibir pago.
  3. Selecciona el cliente de la lista desplegable Cliente.
  4. Introduce la fecha de pago y el método de pago para el nuevo pago.
  5. En la lista desplegable, selecciona la cuenta Depositar en.
  6. Introduce el monto recibido.
  7. Selecciona la factura que creaste de la lista Transacciones pendientes.
  8. Selecciona Guardar y cerrar.

El pago está registrado.

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