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Configurar y dar seguimiento a los inventarios en QuickBooks Online

Aprende cómo dar seguimiento a tu inventario en QuickBooks Online Plus.

QuickBooks Online tiene todo lo que necesitas para administrar tus inventarios. Da seguimiento a lo que tienes a mano, recibir alertas cuando sea el momento de reabastecerse y ver información de lo que compras y vendes. También puedes introducir productos y servicios no incluidos en el inventario para que puedas agregarlos rápidamente a tus formularios de ventas.

Nosotros te ayudaremos a configurar todo y a ponerte en marcha.

Las funciones de inventario están disponibles para QuickBooks Online Plus. Si no tienes Plus ,actualiza tu plan de QuickBooks para comenzar a dar seguimiento a tu inventario.

Paso 1: activa el seguimiento de inventario

Si aún no lo has hecho, activa esta configuración para que puedas agregar el inventario.

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Cuenta y configuración.how to follow inventory in QuickBooks Online
  2. Selecciona Ventas.
  3. Selecciona Editar ✎ en la sección Productos y servicios.inventory in QuickBooks Online
  4. Activa Mostrar columna Producto/Servicio en los formularios de ventas.
  5. Activa Dar seguimiento a la cantidad y el precio/tarifa y Dar seguimiento a las existencias del inventario.
  6. Selecciona Guardar.

inventory settings in QuickBooks Online

QuickBooks siempre considera los primeros artículos que compras como los primeros artículos que vendes. Los contadores llaman a este método Primeras entradas, primeras salidas o PEPS.

No todos los programas de contabilidad usan el método PEPS.

Paso 2: agrega los productos de inventario

Ahora puedes agregar tus artículos de inventario, así como cualquier otro producto y servicio que vendas en QuickBooks. Esto te permite agregarlos rápidamente como artículos de línea en tus formularios de ventas. Los pasos para agregar artículos de inventario, artículos que no están en el inventario y artículos de servicio son ligeramente diferentes:

Agrega los productos a los que quieras dar seguimiento como parte del inventario

  • Sigue los pasos para agregar artículos de inventario. Estos son productos que vendes y que te permiten establecer cantidades de productos y darles seguimiento.

Agrega productos y servicios que compras o vendes, pero a los que no das seguimiento como parte de tu inventario

  • Sigue los pasos para agregar artículos de servicio. Se trata de los servicios que vendes a los clientes. Por ejemplo: servicios de paisajismo o de contabilidad.
  • Sigue los pasos para agregar artículos que no están en el inventario. Se trata de los artículos que compras o vendes, pero a los que no das (o no puedes dar) seguimiento como inventario. Por ejemplo, las tuercas y los tornillos que se usan en una instalación.
  • Crea paquetes: los paquetes te permiten agrupar varios productos o servicios. Por ejemplo: una canasta de regalo con frutas, queso o vino. Cuando agregas productos en un paquete, te ahorras el tener que seleccionarlos uno por uno en las facturas o recibos.

Nota: recuerda que QuickBooks no le dará seguimiento a las cantidades de servicios, artículos que no están en el inventario ni a paquetes.

Paso 3: da seguimiento a lo que se vende

Una vez que configuras todos los productos del inventario, puedes darles seguimiento cuando se vendan. Hay dos maneras de dar seguimiento a lo que vendes:

QuickBooks luego disminuye las existencias según el monto de la factura o el recibo de ventas.

Consulta las existencias y los pedidos mientras trabajas

Consulta las existencias y los pedidos pendientes mientras trabajas en una factura, un recibo de ventas u otro tipo de transacción. Consulta más información con tan solo pasar el cursor sobre la cantidad que ingresaste para un artículo.

Nota: Para consultar todas las existencias de tus productos, ve al menú Ventas y, a continuación, a la pestaña Productos y servicios. También puedes ejecutar reportes para consultar las existencias en cualquier momento.

Si decidiste programar un punto de reabastecimiento, QuickBooks también te avisará cuando disminuyan las existencias de algún artículo. Además, si programaste una alerta de inventario bajo, QuickBooks también te avisará cuando algo se esté agotando.

Paso 4: reabastece tu inventario

QuickBooks te indica cuándo es momento de reabastecerse. Puedes hacer un pedido para abastecer el inventario directamente en QuickBooks. Luego, puedes dar seguimiento a lo que recibes de los proveedores y de los pedidos que aún están pendientes. Cuando haces esto, la cantidad disponible aumenta automáticamente de acuerdo con el número de artículos que recibes.

Aprende cómo reabastecer lo que está acabando o lo que ya se agotó.

Paso 5: usa reportes para consultar el estado de tus inventarios

Utiliza los reportes para ver al instante los artículos que mejor se venden, los artículos disponibles, el costo de los productos y más.

Aprende cómo usar reportes para ver el rendimiento y el estado del inventario.

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