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Aprende los términos contables más comunes

No necesitas un título de contador para llevar la contabilidad en QuickBooks Sin embargo, es bueno conocer los aspectos básicos. Usa este glosario para obtener más información sobre qué ocurre en el “detrás de escena” de QuickBooks.

A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z

A

Activo

El activo comprende elementos de los que eres propietario y que usas para llevar adelante el negocio. Por lo general, mantienen su valor durante un año o más. Hay distintos tipos de activo:

  • Activo fijo: comprende artículos físicos de los que eres propietario y que solo usas para crear o suministrar productos y servicios. Los elementos que forman parte del activo fijo tienen una “vida útil” de un año o más. Los bienes de uso son ejemplos de activo fijo y, aunque no parezcan directamente relacionados con tus operaciones, los muebles de oficina también lo son. Los productos que vendes no son activo fijo. El alquiler no es un activo, dado que no eres el dueño de la propiedad; en realidad, es un pasivo.
  • Activo corriente: comprende activos físicos de los que eres propietario y que esperas vender o usar dentro del lapso de un año. Incluye elementos tales como inventario, caja chica, prepago de gastos y depósitos de garantía.

Ejemplo: compraste un nuevo camión para entregar pizzas para tu pizzería. El camión es un activo fijo. Además, compraste una máquina para estirar la masa de pizza. Esta también es un activo fijo. (Consulta también Pasivo).

B

Balance de sumas y saldos

El balance de sumas y saldos es un reporte que usan los contadores para asegurarse de que las cuentas estén equilibradas al final del año financiero. Incluye todas las cuentas de un plan de cuentas y sus totales como débitos o créditos. Les permite a los contadores comparar todo de forma paralela y detectar errores rápidamente. Cuando los créditos de una cuenta no coinciden con los débitos de una cuenta relacionada, saben que hay un problema. A diferencia del balance general, el balance de sumas y saldos no agrupa las cuentas por tipo y muestra los totales como débitos y créditos. (Consulta también Balance general).

Balance general

El balance general te proporciona una imagen de todo tu negocio en un momento determinado. Muestra lo que tienes (activo), lo que debes (pasivo) y lo que has invertido en el negocio (fondos propios). Incluye las ventas, los gastos y otros elementos tales como muebles de oficina y préstamos. A diferencia del balance de sumas y saldos, el balance general agrupa las cuentas por tipo: activo, pasivo y fondos propios. Además, resume los saldos de las cuentas como totales de dinero. Es el reporte que usan casi todos los contadores para determinar el estado de un negocio. Los contadores observan el valor de lo que tiene el negocio y lo que ha invertido, y resta lo que debe. Esto les permite saber el valor real del negocio. Ejemplo: si quieres solicitar un préstamo, necesitarás un balance general. Este es uno de los reportes que utiliza el banco a fin de decidir si cumples con los requisitos para dicho préstamo.

C

Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos es el costo total de fabricar un producto o producir un servicio que vendes. También se lo conoce como COGS (por sus siglas en inglés), costo de ventas o COS (también por sus siglas en inglés). Es un gasto para el negocio. Si creas un artículo, el costo de los bienes vendidos incluye los materiales, la mano de obra de fabricación y los gastos en que se incurrió al venderlo. Esto afecta directamente la ganancia por artículo vendido. [Ingresos por ventas] [COGS] = El monto real que obtienes por artículo El costo de los bienes vendidos incluye costos directos. No deben incluirse gastos indirectos tales como alquiler, marketing o publicidad. Ejemplo: si vendes una taza a MXN 5 y tiene un costo de fabricación de MXN 2, el costo de los bienes vendidos es de MXN 2.

Cuentas por cobrar (CC)

La cuenta Cuentas por cobrar da seguimiento al dinero que se le debe a tu negocio. Esto suele significar facturas sin pagar. A veces, se escribe CC. En esta cuenta, QuickBooks da seguimiento a las facturas sin pagar. Ejemplo: la semana pasada, enviaste 10 facturas. Aún no las pagaron, así que se incluyen en tus cuentas por pagar.

Cuentas por pagar (CP)

La cuenta Cuentas por pagar da seguimiento al dinero que tu negocio le debe a terceros. Por lo general, se trata de facturas de proveedores que aún tienes que pagar. También la puedes encontrar como CP. En esta cuenta, QuickBooks da seguimiento a las facturas de proveedores sin pagar. Ejemplo: la semana pasada, compraste 100 kg de café de diferentes proveedores. Ahora tienes varias facturas de proveedores sin pagar sobre tu escritorio. Estas facturas de proveedores se incluyen en tus cuentas por pagar.

D

Depreciación

La depreciación es la pérdida de valor de un activo a partir de su precio original de compra. Con el correr del tiempo, todos tus activos físicos (automóviles, computadoras, equipo, maquinaria, etc.) pierden valor. La pérdida se denomina depreciación. Los activos se deprecian debido al desgaste normal, al valor actual de comercialización, anticipos, tasas pendientes, etc. Dado que hay tantos factores, la depreciación puede ser muy difícil de calcular. Habla con tu contador para ver cuál es la mejor manera de darle seguimiento a la depreciación. Ejemplo: quieres vender tu guitarra. La compraste hace 5 años para tocar en bares de la ciudad. Está muy gastada y necesita reparación. Si la vendes por menos que el precio original de compra, la pérdida del valor es su depreciación. (Consulta también Activos).

E

Efectivo disponible/caja chica

En la cuenta Efectivo disponible se incluye el dinero que tienes a mano para uso general. Sirve para hacer compras pequeñas e inmediatas para el negocio. También se conoce comúnmente como caja chica. Por ejemplo, en lugar de girar un cheque por MXN 1.50, puedes simplemente usar el efectivo disponible. Considéralo como un fondo de emergencia. En QuickBooks, clasificas la caja chica separada de tus ingresos por ventas. Designa a una persona de tu equipo para que dé seguimiento a la caja chica. Ejemplo: el efectivo que guardas en tu caja de seguridad con el fin de comprar papel extra para la impresora cuando este se termina es parte de la caja chica.

F

Flujo de efectivo

El flujo de efectivo es el movimiento del dinero dentro y fuera del negocio. El flujo de efectivo entrante es un ingreso, mientras que las ganancias o pérdidas por tipo de cambio son gastos. Quieres tener un flujo de efectivo positivo. Eso significa recibir más dinero del que gastas. Sin embargo, es normal que los negocios nuevos pasen por períodos con un flujo de efectivo negativo, en especial si están creciendo. Ejemplo: eres el propietario de una pastelería. El ingreso por la venta de pasteles es parte de tu flujo de efectivo entrante. El costo de ingredientes de los pasteles es parte de tu flujo de efectivo saliente.

Fondos propios

Los fondos propios son el posible valor de tu negocio. Los fondos propios incluyen las inversiones en el negocio y las cuentas correspondientes a todas las ganancias y pérdidas. Básicamente, son el valor neto de tu negocio. Para calcular tus fondos propios, resta lo que adeuda tu negocio (pasivo) de aquello de lo que es propietario (activo). Muchas personas usan los fondos propios para determinar el estado de un negocio. Un negocio en buenas condiciones gana más de lo que gasta. Recuerda que no es necesario vender nada para tener fondos propios. Ejemplo: tienes activos del negocio por un valor de MXN 5,000. Debes MXN 2,000 de un préstamo bancario. Este mes, tu negocio ganó MXN 1,000. Actualmente, tienes fondos propios por un valor de MXN 4,000 (MXN 5,000 – 2,000 + 1,000 = MXN 4,000).

Fondos propios del propietario

Esta cuenta corresponde al efectivo personal o a los activos que un propietario ha invertido directamente en su negocio. Cuando un propietario toma dinero del negocio, se conoce como "retiro del propietario". Hay muchas maneras de contabilizar los fondos propios del propietario. En la mayoría de los casos, depende de cómo establezcas el negocio (sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad en comandita por acciones, etc.).

G

Gastos

Los gastos son el costo de lo que usas para tu negocio. Incluyen productos y servicios que utilizas para administrar tu negocio, así como, por ejemplo, servicios. En QuickBooks, clasificas los gastos en diferentes cuentas de gastos para darles un mejor seguimiento. Ejemplo: tu teléfono laboral es un activo. Las facturas de electricidad y teléfono son gastos.

Costo de mano de obra

Da seguimiento al costo de pagar a los empleados por trabajar en la fabricación de los productos o el suministro. Es un gasto para el negocio. Comprende todos los costos laborales, incluidos el transporte y los alimentos.

I

Ingresos

Los ingresos son el dinero que ganas por vender productos y servicios. En QuickBooks, usas las cuentas de ingresos para dar seguimiento a tus ingresos. Usa varias cuentas de ingresos por separado para dar seguimiento a los distintos flujos de ingresos. Consejo: Usa la cuenta Otros ingresos para dar seguimiento a los ingresos que obtienes fuera de la operación comercial. Los intereses son un ejemplo de otros ingresos.

M

Método de contabilidad en efectivo

Si usas el método en efectivo, tu negocio solo reporta los ingresos y los gastos por transacciones finalizadas. No reportas las transacciones pendientes en Cuentas por pagar (CP) ni en Cuentas por cobrar (CC). Si usas el método en efectivo en QuickBooks, los reportes financieros muestran solo las transacciones finalizadas. Solo ves las transacciones después de que los clientes te pagan y después de que pagas las facturas de proveedores. Algunas personas prefieren este método porque es más simple. Solo puedes dar seguimiento al dinero que efectivamente entra y sale del negocio. Sin embargo, hacer planes a largo plazo puede resultar más difícil, dado que no tienes en cuenta los ingresos ni los gastos futuros. Ejemplo: tu negocio usa el método de contabilidad en efectivo. Acabas de depositar el pago de una factura de MXN 100. También tienes una factura de MXN 100 sin pagar. Si ejecutas un Reporte de pérdidas y ganancias, solo verás los MXN 100 depositados, no el pago pendiente. (Consulta también Método de contabilidad por acumulación). Consejo: Cuando comiences tu negocio, elige un método contable y síguelo.

Método de contabilidad por acumulación

Si usas este método, tu negocio reporta los ingresos y los gastos de transacciones pendientes y finalizadas. Eso significa que también reportas las transacciones de cuentas por pagar (CP) y cuentas por cobrar (CC). Si usas el método por acumulación en QuickBooks, los reportes financieros muestran las transacciones pendientes y las finalizadas. Ves las transacciones de los clientes, aunque aún no te hayan pagado, y las facturas de proveedores, aunque todavía no las hayas pagado. El método por acumulación te ofrece un panorama completo de tus finanzas, dado que puedes dar seguimiento a las transacciones actuales y futuras. Sin embargo, debes prestar atención a lo que realmente tienes en el banco. Como consideras también como ingreso las transacciones sin pagar, puede parecer que cuentas con más dinero del que tienes en realidad. Ejemplo: tu negocio usa el método por acumulación. Acabas de recibir el pago de una factura de MXN 100, pero no lo depositaste. También tienes una factura de MXN 100 sin pagar. Si ejecutas un reporte de Pérdidas y ganancias, verás ambas transacciones. (Consulta también Método de contabilidad en efectivo).

P

Pasivo El pasivo es el dinero que debes actualmente a terceros. Básicamente, tus deudas. El pasivo incluye alquiler, facturas pendientes de proveedores, deudas de tarjeta de crédito, impuestos que adeudes y deudas por préstamos. Además, incluye conceptos que pagas normalmente, como las retenciones de los empleados. En QuickBooks, hay dos tipos de pasivo:

  • Otro pasivo corriente: son deudas a corto plazo que vencen en los próximos 12 meses.
  • Pasivo a largo plazo (también llamado pasivo no corriente): son deudas que esperas pagar en un plazo superior a 12 meses. En esta categoría, se incluyen los préstamos grandes y las hipotecas.

Ejemplo: supongamos que tomaste un préstamo de MXN 2,000 para pagar por una cámara. Solo puedes usar esta cámara para trabajar. El préstamo es un pasivo. Por otro lado, la cámara es un activo del negocio. (Consulta también Activos).

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