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Cómo crear presupuestos en QuickBooks Online

Aprende cómo ingresar tus presupuestos en QuickBooks.

Muchos negocios crean presupuestos para compararlos con sus ventas y gastos reales.

En QuickBooks Online Plus, puedes crear presupuestos sobre la base de tus datos contables. Una vez que tengas los presupuestos en QuickBooks puedes revisar y ajustar todo. Además, puedes ejecutar reportes financieros para comparar tus ventas y gastos reales con tu presupuesto.

Consejo: Puedes crear un presupuesto en cualquier momento, pero el final del año es un excelente momento para planear el próximo.

Inicia sesión en QuickBooks como usuario con permiso para acceder a presupuestos, crearlos o eliminarlos.

Paso 1: configura el primer mes del año financiero

Asegúrate de que el comienzo de tu año financiero esté establecido en QuickBooks. Puedes crear un presupuesto en cualquier momento, pero el final del año es un excelente momento para planear el próximo año financiero.

  1. Inicia sesión en QuickBooks Online.
  2. Ve a Configuración y selecciona Cuenta y configuración.
  3. Selecciona Opciones avanzadas.
  4. En la sección Contabilidad, revisa el campo Primer mes del año financiero. Para cambiar la fecha, selecciona Editar.

Paso 2: obtén los datos para el presupuesto

Puedes basar tu presupuesto en datos del año financiero actual o en montos del año financiero anterior. Si planeas usar datos históricos, ejecuta el reporte Detalle de pérdidas y ganancias para asegurarte de que las transacciones y las cuentas sean correctas.

De forma predeterminada, el reporte muestra las transacciones creadas durante el año actual hasta la fecha. Personaliza el reporte de la siguiente manera para que muestre los montos del año financiero anterior:

  1. Selecciona Reportes.
  2. Busca y abre el reporte Detalle de pérdidas y ganancias.
  3. En el menú desplegable Período del reporte selecciona Último año financiero (o Último año, si enero es el primer mes del año financiero), para usar los datos del año anterior. Si deseas usar datos del año financiero actual, selecciona En lo que va de este año financiero.
  4. Selecciona Ejecutar reporte.

Usa esta información como guía para crear tu presupuesto.

Paso 3: crea tu presupuesto

Si no quieres hacer un presupuesto nuevo, puedes copiar uno existente. Ve a la sección Edita, copia o elimina presupuestos que se encuentra más abajo.

Cómo crear presupuestos en QuickBooks Online

Existen algunos reportes especiales que te ayudan a dar seguimiento a los objetivos de tu presupuesto.

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Hacer un presupuesto.
  2. Busca el presupuesto en la lista.
  3. Selecciona el menú desplegable Acción ▼ y, después, Ejecutar reporte Información general del presupuesto o Ejecutar reporte Presupuestos vs. valores reales.

El reporte Información general del presupuesto resume los presupuestos por cuenta. El reporte Presupuestos vs. valores reales resume las cuentas con sus totales reales. También muestra qué tan por debajo o por encima del presupuesto te encuentras.

Editar, copiar o eliminar presupuestos

Si tienes que editar un presupuesto, haz los cambios en QuickBooks:

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Hacer un presupuesto.
  2. Busca el presupuesto en la lista.
  3. Selecciona Editar. Si no ves esta opción, selecciona el menú desplegable Acción ▼ y, después, Editar.
  4. Edita cada cuenta de a un mes a la vez.
  5. Para cambiar el período de mensual a trimestral o anual, selecciona el icono del engrane ⚙ en la parte superior del presupuesto. Después, selecciona Trimestre o Año.
  6. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

Copia un presupuesto ya existente

En lugar de comenzar desde cero, puedes hacer una copia de un presupuesto que ya exista. Esto te ayuda a poner en marcha el presupuesto de este año con los datos del año anterior:

  1. Selecciona Configuración ⚙️ y, después, Hacer un presupuesto.
  2. Busca el presupuesto que quieres copiar.
  3. Selecciona el menú desplegable Acción ▼ y, después, Copiar.
  4. En la pantalla Copiar presupuesto, ingresa el nombre y el año financiero del nuevo presupuesto.
  5. Selecciona Crear presupuesto.
  6. Si es necesario, actualiza los montos del presupuesto.
  7. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

De esta manera, la copia se guarda como un presupuesto independiente.

Elimina un presupuesto

Si decides eliminar un presupuesto, toma en cuenta que no será posible recuperar los presupuestos eliminados:

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Hacer un presupuesto.
  2. Busca el presupuesto en la lista.
  3. Selecciona el menú desplegable Acción ▼ y, después, Eliminar.

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