2020-09-21 08:20:08 Controla tu negocio English 馃挵馃挵 Los gastos operativos y administrativos son fundamentales para saber cu谩l es la salud financiera de nuestra empresa. Te... https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/es_mx_qrc/uploads/2020/09/rsz_alizee-baudez-yku-lmrf_4-unsplash.jpg https://quickbooks.intuit.com/mx/recursos/controla-tu-negocio/gastos-operativos-administrativos/ %%title%% %%page%% %%sep%% QuickBooks

Cu谩les son los gastos operativos y administrativos

8 Minutos para leer

Llevar la contabilidad de una peque帽a y mediana empresa (PyME) puede ser complicado, especialmente cuando no se tienen conocimientos especializados en el 谩rea. Sin embargo, es importante saber lo b谩sico, al menos, para llevar los libros de contabilidad en orden y estar en regla con el Servicio de Administraci贸n Tributaria. Es por esto que en este art铆culo aprender谩s a identificar los gastos operativos y administrativos de tu empresa.

En la contabilidad fiscal, los conceptos de gastos son los que m谩s retienen la atenci贸n de los tomadores de decisiones de las empresas, ya que puede dar pistas sobre acciones que pueden emprenderse para ahorrar o ser m谩s eficientes.

Recordemos que algunas de las principales funciones de la contabilidad son: llevar el control de ingresos y egresos; determinar las utilidades o p茅rdidas obtenidas en determinados periodos, llevar un seguimiento del presupuesto, entre otras. De ah铆 que es muy importante conocer qu茅 tipo de gastos existen.

Diferencia entre gastos y costos

Algo que es b谩sico entender y que puede confundir a quienes no son contadores, es que los gastos y los costos no son lo mismo. El costo siempre va a estar ligado de manera directa con la producci贸n de lo que la empresa vende. Si la compa帽铆a vende ropa, por ejemplo, la adquisici贸n de la tela es el costo, as铆 como la luz que se utilizar谩 para producir las prendas.

Gasto se refiere siempre a la administraci贸n general de la organizaci贸n. Es importante saber esta diferencia para registrar las cuentas de manera correcta en la contabilidad, ya que los proveedores se escriben en el registro de los costos, es decir, son empresas que proveen la materia prima para hacer el producto terminado.

Por otro lado, en la cuenta de acreedores聽se incluye el registro de los gastos, es decir, se registran las cuentas que le deben a la organizaci贸n o a la empresa de alg煤n tipo de transacci贸n.

La cuenta de acreedores tendr谩 subcuentas para especificar a qui茅nes se les debe y el concepto del monto. Por ejemplo, en uno se puede reflejar al acreedor de papeler铆a, que ser铆a la empresa a la que se le compra plumas, papel y otros art铆culos de oficina que se necesitan en la empresa. Tambi茅n entrar铆an las empresas de luz y tel茅fono.

No olvides que, aunque son dos conceptos diferentes, tanto los costos como los gastos son cuentas de pasivo porque son consideradas deudas u obligaciones que la empresa ha adquirido durante su operaci贸n.

驴Gastos de administraci贸n o gastos operativos?

De acuerdo con el libro Principios de Contabilidad, de 脕lvaro Javier Romero L贸pez, Premio Nacional de Contabilidad, los gastos operativos son el nombre com煤n que reciben los gastos ordinarios o generales.

En ejemplos que cita el libro, los gastos operativos incluyen gastos de venta, de administraci贸n, investigaci贸n, entre otros. Es decir, dentro de los gastos operativos se contemplan los gastos de administraci贸n. No son t茅rminos opuestos ni clasifican cosas diferentes, sino que uno abarca al otro.

Los gastos de administraci贸n registran los aumentos y las disminuciones relativos a las pagos que la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue establecida, es decir, son los gastos relacionados con las personas y oficinas encargadas de la direcci贸n o administraci贸n del negocio.

Durante el ejercicio, los gastos de administraci贸n pueden venir del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, realizadas para lograr los objetivos propuestos, es decir, todos los gastos efectuados por el departamento de administraci贸n, incluyendo a todas aquellas personas encargadas de tomar decisiones, tales como directores, gerentes, administradores, contadores, etc.

Por lo tanto, los gastos administrativos incluyen: renta de oficinas, tel茅fonos, luz, sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, IMSS, Infonavit, papeler铆a y 煤tiles, seguros, depreciaciones y amortizaciones del equipo e instalaciones utilizados por el departamento de administraci贸n, combustibles, gastos de representaci贸n y, en general, todos los gastos efectuados por el departamento administrativo.

La importancia de las subcuentas

Si bien los gastos operativos comprenden muchos conceptos relacionados con los gastos generales, es importante dividirlos en subcuentas para diferenciar desde d贸nde se hizo el gasto, recomienda C茅sar Cervantes, director general de Contador Contado.

Por ejemplo, aunque la papeler铆a sea considerada como un gasto operativo y a la empresa proveedora un acreedor, este egreso puede ir en una subcuenta diferente dependiendo del 谩rea al que est茅 destinado. Si la papeler铆a se va al 谩rea de ventas, se registrar谩 en la subcuenta de gastos de ventas, si se va al 谩rea de administraci贸n de la empresa, se registra como gasto administrativo.

Esto puede ser 煤til para los tomadores de decisiones cuando quieran recortar gastos, ya que se puede identificar qu茅 谩rea gasta m谩s en qu茅 concepto y evaluar si se pueden ahorrar gastos y c贸mo.

Por ejemplo, el 谩rea se ventas puede necesitar demasiado papel para proveer de informaci贸n a sus clientes, as铆 como grapas, plumas, clips y otros art铆culos; sin embargo el 谩rea administrativa puede generar reportes y acuses digitales, por lo que puede prescindir de este gasto.

Lo mismo sucede con el pago de las n贸minas. Si se va a pagar a los empleados del 谩rea adminsitrativa, es decir, aquellas personas que se dedican a la gesti贸n del negocio, se registrar谩 como gasto de administraci贸n y se especificar谩 como sueldos y salarios.

Sin embargo, si se va a pagar a los empleados de producci贸n, la cuenta se registra como costo de operaci贸n y se especifica como sueldos y salarios, ya que, como explicamos m谩s arriba, este egreso est谩 relacionado directamente con la fabricaci贸n del producto final.

Toma en cuenta los impuestos

En el registro de gastos debes enlistar los asientos, o conceptos, de este tipo de egresos, as铆 como los impuestos correspondientes a cada uno. Por ejemplo, una empresa gast贸 50 mil pesos en papeler铆a, al cu谩l debe sumarse el 16% del Impuesto de Valor Agregado (IVA), que son 8 mil pesos. El total de este gasto administrativo es 58 mil pesos.

Algo que debes tomar en cuenta es si se liquid贸 o no el pago, tanto del concepto como del IVA, ya que si no se ha pagado se registra como IVA por acreeditar, pero si ya se pag贸 se registra como IVA Acreditable.

En el caso de la papeler铆a, por ejemplo, cuando se registr贸 el IVA, se escribe como por acreeditar, cuando se liquida la deuda se cancela el pasivo en el registro de gastos usando las cuentas de acreedores diversos, bancos y el IVA acreditable.

Es diferente si el gasto es de sueldos y salarios, ya que en este caso lo que debe pagarse es el Impuesto Sobre la Renta (ISR). En este caso el porcentaje de impuesto var铆a seg煤n el pago a cada empleado, pero la operaci贸n es algo parecido que con el IVA.

Por ejemplo, si el sueldo que se pag贸 a uno de los colaboradores fue de 27 mil pesos en el mes, el porcentaje de ISR es de 16%, que es de 4 mil 320 pesos, el cual debe anotarse en el registro de gastos como retenci贸n. Tambi茅n debe retenerse un monto por seguridad social, supongamos que es del 10%, entonces el monto retenido es de 2 mil 700 pesos.

Como son retenciones, al momento de pagar estos gastos se tiene que restar y no sumar al concepto de gastos. Es decir, a los 27 mil pesos se le restan 4 mil 320 pesos de ISR y 2 mil 700 de la seguridad social. El total es de 19 mil 980 pesos. Esto ser谩 el sueldo neto del trabajador, es decir, lo que a 茅l se le va a depositar en su cuenta, sin embargo no quiere decir que tu gasto sea eso, sino que est谩s pagando su sueldo al colaborador m谩s los impuestos a la federaci贸n.

驴Para qu茅 sirve identificar los gastos operativos y gastos administrativos?

Como se mencion贸 m谩s arriba, una de las principales funciones de la contabilidad es conocer las utilidades que est谩 generando la empresa y la salud financiera de esta. Para ello es que se formulan todos los documentos y conceptos que existen en esta materia.

Uno de los documentos contables en los que m谩s se usan los conceptos de gastos operativos y administrativos es en el estado de resultados, en el cual se deben sumar todos los ingresos y restarle todos los egresos, tomando en cuenta los costos de venta y los gastos operativos, as铆 como los impuestos.

El balance de comprobaci贸n es otro documento contable en el que se utilizan estos conceptos. Este informe muestra los movimientos en ingresos y egresos de la empresa, los cuales se identifican en cuentas de activo (capital, ingresos, bienes, derechos) y las cuentas de pasivo, que son los costos y todos los gastos ya sumados, pero bien identificados.

Ap贸yate de la tecnolog铆a

Si bien es necesario que conozcas la diferencia entre gastos y costos, as铆 como las clasificaciones de cada rubro, es m谩s f谩cil y eficiente usar software de contabilidad en lugar de manejar tus cuentas en una base de datos.

Quickbooks tiene varias funciones, entre ellas la de gastos, que te permite gestionar las facturas de tus proveedores y acreedores para saber de manera clara cu谩nto debes y lo que has pagado.

Te permite consultar y categorizar tus gastos en tiempo real, cargar tus comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) y tener los gastos en un solo lugar, as铆 como importar la informaci贸n bancaria para automatizar la creaci贸n de tus gastos.

Lleva un mejor control de las cuentas y facturas de tu empresa en cualquier lugar y a cualquier hora con un software en la nube.

La informaci贸n puede ser resumida y por lo tanto incompleta. Este documento / informaci贸n no constituye, y no debe considerarse un sustituto de asesoramiento legal o financiero. Cada situaci贸n financiera es diferente, el asesoramiento proporcionado est谩 destinado a ser general. P贸ngase en contacto con sus asesores financieros o legales para obtener informaci贸n espec铆fica de su situaci贸n.

Art铆culos relacionados

Qu茅 son los gastos financieros y c贸mo controlarlos

Si quieres saber qu茅 son los gastos financieros y c贸mo se dividen,…

Lee mas

Control de gastos de una empresa manual vs. QuickBooks

La evoluci贸n natural que mantendr谩 en pie tu capital y por consiguiente,…

Lee mas

10 tips para mantener un buen control de egresos

驴Eres consciente de todos los gastos que genera tu empresa? 驴Sabes c贸mo…

Lee mas