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Personalizzare fatture, stime e ricevute di vendita in QuickBooks Online

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Scopri come personalizzare i moduli di vendita e come aggiungere informazioni specifiche.

QuickBooks Online offre gli strumenti per creare fatture, stime e ricevute di vendita d'impatto e dall'aspetto professionale.

Personalizzare l'aspetto e il layout dei moduli di vendita è un metodo semplice ma efficace per migliorare la comunicazione aziendale. Non serve essere esperti di grafica per creare moduli accattivanti. Puoi decidere quali informazioni mostrare ai clienti e aggiungere solo quelle più rilevanti per la tua attività. Di seguito è indicata la procedura per personalizzare i moduli di vendita in QuickBooks Online.

Personalizzare l'aspetto dei moduli e le informazioni che contengono

I passaggi per la personalizzazione divergono leggermente in base ai diversi piani di QuickBooks Online. Segui la procedura per la versione che hai acquistato.

Passaggio 2: decidere l'aspetto complessivo

Partiamo dal layout. Visualizzerai l'anteprima delle modifiche mentre le apporti.

  1. Seleziona la scheda Progetto.
  2. Assegna un nome al modello.
  3. Per selezionare un layout, seleziona Modifica modello. Questi layout non possono essere modificati. Consigliamo l'uso di Airy new. 
    Nota: se pianifichi di usare gli articoli gestiti a magazzino (SKU) o di creare fatture parziali, sarà obbligatorio utilizzare il design Airy new.
  4. Per caricare un nuovo logo, seleziona Modifica logo
  5. Seleziona uno schema di colori. Puoi immettere un codice HEX (la combinazione alfanumerica di sei caratteri che corrisponde a un colore) per ottenere un colore totalmente personalizzato.
  6. Per modificare il carattere e la dimensione, seleziona Seleziona un altro carattere.
  7. Per modificare i margini, seleziona In caso di dubbi, stampa. Questo passaggio è importante per l'invio di moduli stampati ai clienti.

Passaggio 3: personalizzare le informazioni contenute nei moduli

Per iniziare a rifinire i dettagli, accedi alla scheda Contenuti. I moduli presentano tre sezioni: intestazione, tabella e piè di pagina. Seleziona una sezione del modulo di esempio per iniziare con le modifiche. Lavora su ogni sezione separatamente. Quando tutto è pronto e vuoi salvare le modifiche, seleziona Fatto.

Sono disponibili molte opzioni di personalizzazione. In questo articolo non verranno analizzate tutte, ma di seguito ne riportiamo alcune degne di nota:

Passaggio 4: personalizzare i messaggi di posta elettronica

Aggiungi il tuo tocco personale alle e-mail. Puoi modificare il messaggio che i clienti visualizzeranno alla ricezione della fattura o della ricevuta di vendita. Se desideri usare messaggi predefiniti, puoi ignorare questa parte.

Accedi alla scheda E-mail. Modifica la riga dell'oggetto, la formula introduttiva di saluto e il corpo del messaggio. Puoi perfino personalizzare le e-mail di promemoria. Nota: QuickBooks non mostra la versione ridotta degli URL nelle e-mail inviate ai clienti.

Passaggio 5: selezionare e utilizzare un modello per fatture, ricevute di vendita o stime

Con QuickBooks puoi utilizzare il tuo modello predefinito ogni volta che crei una nuova fattura, ricevuta di vendita o stima. Seleziona un modello specifico per transazioni specifiche direttamente dal modulo:

  1. Crea o apri una fattura, una ricevuta di vendita o una stima esistente.
  2. Dal piè di pagina, seleziona Personalizza.
  3. Seleziona un modello personalizzato dall'elenco.

Passaggio 6: impostare un modello personalizzato come predefinito

QuickBooks utilizza il primo modello personalizzato creato come opzione predefinita per ogni fattura, ricevuta di vendita e stima. Per impostare un altro modello personalizzato come predefinito:

  1. Accedi a Impostazioni ⚙ e seleziona Stili modulo personalizzati.
  2. Individua il tuo modello.
  3. Seleziona ▼ nella colonna Azione.
  4. Seleziona Imposta come predefinito.

Passaggio 7: modificare e gestire i modelli personalizzati

Per gestire i modelli personalizzati:

  1. Seleziona Impostazioni ⚙, quindi Stili modulo personalizzati.
  2. Individua il tuo modello personalizzato o standard.
  3. Seleziona Modifica dalla colonna Azione.

Nota: è necessario aver creato e salvato il modello. 

  1. Seleziona + Nuovo e quindi Fattura
  2. Seleziona Personalizza (nella parte bassa della fattura).
  3. Seleziona il nuovo modello, quindi seleziona Salva.

Personalizzare i dettagli

Sulle fatture è possibile aggiungere dei campi o modificare gli schemi di colore. Ecco alcune delle operazioni che puoi applicare:

  1. Crea o apri una fattura.
  2. Seleziona Impostazioni ⚙ dal modulo Fattura. Dal pannello Scegli cosa usare, seleziona Modifica informazioni mostrate ai clienti per indicare quali informazioni sulla tua società desideri mostrare ai clienti.
  3. Seleziona la sezione Contenuti.
  4. Da Moduli, seleziona Numeri modulo.
  5. Da Mostra, seleziona o deseleziona le caselle di controllo TerminiSpedizioneScadenza per aggiungere o rimuovere questi campi nel modulo.
  6. Seleziona la sezione Progetto per modificare i colori, il carattere e il logo. 
  7. Suggerimento: puoi immettere un codice HEX nel campo Colore per ottenere un colore totalmente personalizzato.
  8. Seleziona la sezione E-mail. Personalizza il messaggio che i clienti visualizzeranno alla ricezione della fattura.

Una volta ultimata la personalizzazione, seleziona Fatto per chiudere la finestra. A questo punto, finalizza la tua fattura.


Domande frequenti