L'accesso a QuickBooks Online è consentito da qualsiasi dispositivo dotato di connessione ad Internet, come computer o dispositivi mobili. QuickBooks è sempre aggiornato e la procedura per creare un account e diventare operativi richiede solo pochi minuti.

Per scegliere il tuo abbonamento a QuickBooks Online, visualizza la pagina QuickBooks dedicata ai prezzi. Puoi rettificare l'abbonamento in un secondo momento, poiché non hai sottoscritto alcun contratto.

Suggerimento: prima di iniziare, leggi i nostri requisiti di sistema per assicurarti di poter fruire della migliore esperienza con QuickBooks.

Se hai già un account Intuit per uno degli altri nostri prodotti, puoi accedere usando le credenziali già create. In caso contrario, completa il modulo di iscrizione per creare un account.

Dopo aver effettuato l'accesso, rispondi ad alcune domande sulla tua azienda. Ci aiuteranno a configurare il dossier della tua azienda e ad adattare il programma alle tue esigenze.

A questo punto visualizzerai la dashboard di QuickBooks, che fungerà da home page per tutte le attività di QuickBooks. Se stai cercando una panoramica riassuntiva dello stato della tua azienda, potrai trovarla qui.

La dashboard mostra informazioni di base sull'attuale stato delle tue entrate e uscite. I valori cambiano in tempo reale, mostrando una panoramica aggiornata sulle finanze della tua azienda:

leggi il nostro articolo per scoprire di più sulla dashboard.

Ora puoi iniziare ad aggiungere informazioni sulla tua azienda.

Seleziona Impostazioni ⚙️, quindi Account e impostazioni.

Completa le informazioni in ogni sezione della barra dei menu a sinistra. Mentre procedi in QuickBooks, ti verrà richiesto di rispondere ad alcune domande sulle tue necessità e su come pianifichi di usare le varie funzioni. Le informazioni vengono salvate e le impostazioni configurate automaticamente. Potrai modificarle in un secondo momento.

Il feed bancario è una delle funzionalità più utili di QuickBooks Online per risparmiare tempo.

Quando colleghi i tuoi conti bancari e della carta di credito a QuickBooks Online, le transazioni recenti vengono scaricate automaticamente e classificate per tenerle sotto controllo. Potrai visualizzare informazioni strategiche aggiornate su entrate ed uscite praticamente senza dover immettere alcun dato.

Per aggiungere informazioni precedenti, puoi caricare manualmente lo storico delle transazioni. Questo passaggio è necessario per includere informazioni preesistenti al collegamento dei conti bancari e della carta di credito con QuickBooks Online.

Per collegare un conto bancario o della carta di credito:

1. Seleziona Banking.
2. Seleziona Aggiungi conto.
3. Seleziona il tuo istituto bancario e accedi al tuo conto.

 Segui la nostra guida su come collegare i conti a QuickBooks Online per le istruzioni passo per passo.

Se hai già degli elenchi di un'altra applicazione QuickBooks aziendale o contabile, come quelle per fornitori, clienti, inventario o piano dei conti, puoi importarli in QuickBooks Online.

Nota: se hai già importato correttamente gli elenchi di fornitori, clienti e inventario da un'altra applicazione, puoi passare alla fase Personalizzare le fatture

Segui la nostra guida su come spostare gli elenchi in QuickBooks Online per le istruzioni passo per passo.

Configurare l'elenco dei clienti

Se la tua azienda gestisce transazioni con clienti, è necessario configurare l'elenco dei clienti.

Per i dettagli su come importare gli elenchi esistenti, consulta Come importare i contatti di clienti o fornitori da Outlook, Excel o Gmail. 

Puoi aggiungere nuovi clienti anche mentre lavori: ad esempio, quando crei una fattura per un cliente ancora non presente nel sistema.

Segui le istruzioni passo per passo riportate nel video di seguito per configurare gli elenchi dei clienti.

Configurare l'elenco dei fornitori

Aggiungere i dettagli dei fornitori in QuickBooks facilita e velocizza la selezione del fornitore al momento del bisogno.

Configurare prodotti e servizi

Prodotti e servizi sono articoli non a magazzino che la tua azienda fornisce. Puoi aggiungere nuovi prodotti e servizi manualmente oppure importare le informazioni esistenti da Excel.

Per immettere i tuoi prodotti o servizi manualmente, accedi a Vendite dal menu a sinistra, quindi seleziona Prodotti e servizi. Seleziona Aggiungi un prodotto o servizio o Nuovo. Immetti i dettagli per ogni prodotto o servizio:

Configurare e monitorare l'inventario

Se la tua azienda gestisce articoli di inventario, puoi abilitare il monitoraggio dell'inventario per tenere traccia delle quantità disponibili, inviare avvisi quando è il momento di reintegrare le scorte e ottenere dati strategici sulle merci acquistate e vendute.

Nota: il monitoraggio dell'inventario è disponibile solo in alcune edizioni QuickBooks selezionate. Se non visualizzi le funzionalità per abilitarlo, puoi valutare se aggiornare il tuo abbonamento.

1. Seleziona Impostazioni ⚙️, quindi Account e impostazioni.
2. Seleziona Vendite.
3. Da Prodotti e servizi, seleziona l'icona matita Modifica e verifica che Monitora quantità e prezzo/prezzo unitario e Monitora giacenza disponibile siano impostati su Attivo.
4. Seleziona Salva.

Consulta le nostre guide di supporto su come abilitare il monitoraggio dell'inventario e aggiungere prodotti all'inventario.

Le fatture sono una parte importante della gestione di un'azienda. Il processo di fatturazione è più fluido se si utilizzano fatture personalizzate per i singoli clienti.

Dal menu a sinistra, seleziona + Nuovo, quindi seleziona Fattura:

per personalizzare l'aspetto della fattura, seleziona Personalizza nella parte bassa della fattura. Puoi modificare il modello esistente o creare uno stile completamente nuovo. 

Dalla pagina successiva, puoi aggiungere un logo, modificare il carattere e il colore o importare uno stile personalizzato:

Se vuoi importare in QuickBooks delle fatture esistenti, puoi farlo anche eseguendo l'operazione in batch.

Guarda il video di seguito con le istruzioni passo per passo su come creare, personalizzare e inviare una fattura.

Puoi aggiungere facilmente l'imposta sulle vendite a fatture e ricevute e monitorare gli importi dovuti. Dal menu a sinistra, seleziona Imposte.

QuickBooks ti guida nel processo chiedendoti di rispondere ad alcune domande sulla tua azienda e sull'attuale gestione dell'imposta sulle vendite.

Consulta il nostro articolo di supporto della knowledge base su come configurare i codici dell'imposta sulle vendite.

Aggiungendo gli utenti puoi avere l'opportunità di farti aiutare con la gestione della contabilità, in base ai livelli di accesso che concedi.

QuickBooks Online presenta cinque diversi tipi di utenti:

• Amministratore principale
• Amministratore società
• Utenti standard
• Utenti Solo resoconti
• Utenti Solo monitoraggio del tempo

Seleziona Impostazioni ⚙️, quindi Gestisci utenti. Per impostazione predefinita, l'amministratore principale sarà la persona che configura l'account di QuickBooks Online, ma puoi assegnare il ruolo a un altro utente.

Nella maggior parte dei casi, puoi personalizzare sia l'utente sia il relativo livello di accesso. Puoi modificare o rettificare l'accesso che concedi agli utenti in qualsiasi momento.

Hai accesso anche al Registro di controllo. Questa funzionalità è utile quando desideri visualizzare le azioni intraprese da un utente specifico all'interno di QuickBooks Online. Seleziona Impostazioni ⚙️, quindi Gestisci utenti. Seleziona la freccia verso il basso a fianco di un nome, quindi Visualizza attività utente.

Se hai un contabile, puoi  invitarlo a gestire la tua azienda con QuickBooks. Procedura:

1. Seleziona Impostazioni ⚙️, quindi Gestisci utenti. 
2. Accedi alla scheda Società di revisione contabile, quindi immetti l'indirizzo e-mail del contabile nel campo di testo.
3. Seleziona Invita.

Consulta alcune delle nostre risorse aggiuntive su QuickBooks Online:

QuickBooks Online apprendimento e supporto: Per accedere a guide utente, video tutorial e molto altro, visita la pagina QuickBooks Online apprendimento e supporto.