Automatización contable: ¿qué es y cómo puede ayudarte?

El área contable de las empresas trabaja con cifras y datos que tienen que ser minuciosamente revisados y manipulados para buscar que todos los movimientos contables queden registrados correctamente. Como sabemos, esta suele ser una tarea algo complicada y, en ella, a veces se registran algunos errores, por lo que para evitar estas fallas, siempre podemos contar con un sistema de automatización contable que ayude directamente a los procesos de la empresa.  

Como su nombre lo dice, la automatización contable se apoya en la tecnología para hacer más sencillos los procesos que están relacionados con la contabilidad de las empresas, entre ellos la elaboración de facturas o temas de conciliación bancaria.

¿Cuál es el objetivo de la automatización contable?

En términos generales, la automatización se trata de la creación de herramientas que permitan agilizar y optimizar los procesos para tener mejores resultados.

Esto aplica para cualquier tipo de industria ya que la clave de nuestro avance es ser más eficientes, con menos errores y más ágiles a la hora de prestar un servicio o bien.

Ventajas de la automatización contable

Es por eso que adoptar una automatización en estos procesos tiene una gran cantidad de ventajas. ¿Quieres saber cuáles son? 

Reducción de tiempo en registros contables

Como sabemos, algunas de las tareas más demandantes de un área contable implican la captura de datos de forma manual, por lo que al implementar un avance en la tecnología de procesamiento de datos y automatización puede lograr un ahorro de tiempo significativo al anteriormente empleado en estas labores. 

Errores al mínimo

Gracias a que estas tareas dependen de un software avanzado en el procesamiento de los datos, los errores que regularmente se producían por intervención o acción humana en la gestión contable serán reducidos, lo que aportará una mayor efectividad al área, al mismo tiempo que a la empresa u organización se beneficia de estas acciones.

Áreas más competentes y eficientes

Al brindarle nuestra información financiera a un software especializado para que la procese, permitimos que el área contable se libere de responsabilidades, dándole más tiempo libre para que pueda trabajar en nuevas soluciones para la empresa. Todo esto se traduce en crear un área más efectiva y por ende una empresa con mayor competitividad.

Implementación express y eficaz

Como lo oyes, esta automatización contable no lleva mucho tiempo en la aplicación. Además, al tratarse de un software, se puede vincular con algunas otras herramientas o aplicaciones de gestión para facilitar los procesos dentro de cada organización. 

Ayuda en la toma de decisiones

Al tener un software dedicado a la implementación de datos y gestión contable dentro de una organización, podemos disponer de una información detallada y sin errores que nos ayude a tener aprendizajes que al mismo tiempo nos ayuden a tomar decisiones críticas en la empresa. Esto es una gran ventaja ya que el mercado cambia y tenemos que estar listos con la información para poder determinar cuáles son las acciones que nos pondrán en ventaja frente a los demás.

Control de procesos e identificación de deficiencias

Así como se automatiza este software, también se puede programar para identificar los errores contables y que nos muestre el origen de ellos, de esa manera podremos realizar acciones rápidas para solucionarlos.

Después de conocer estas ventajas de automatización contable parece que está demás mencionar que la implementación de estos sistemas permite tener un retorno de la inversión rápido ya que el sistema puede tener una labor 24/7 todos los días del año, por lo que resulta altamente eficaz implementar este avance dentro de nuestra organización.

¿Cómo continúo con la automatización contable?

Si estás planeando este proceso para tu organización debes tener muy presentes cuáles van a ser tus objetivos así como tener bien claros cuáles son los procesos que quieres automatizar. No te preocupes, a continuación detallaremos cuáles son los pasos para que lleves a tu empresa u organización al siguiente nivel: 

Define tus objetivos

Como te lo mencionamos, definir cuáles van a ser tus objetivos te ayudará a encontrar el proceso adecuado para tu organización, además de establecer con claridad cuáles son las metas que quieres alcanzar y en qué tiempo quieres lograrlo. 

Apóyate del área contable

Ellos más que nadie conocen cuáles son los procesos que se siguen dentro de su área, por lo que tener una guía clara con respecto a sus objetivos te ayudará a encontrar el sistema automatizado más afín.

Elige los procesos a automatizar

Es una buena práctica eligir aquellos procesos que sean más repetitivos y que impliquen más tiempo en su tratamiento, por ejemplo: el proceso y contabilidad de facturas, tanto de los proveedores como de los clientes.

Ten presentes tus resultados

Compara los resultados con los objetivos planteados para conocer la efectividad del mismo sistema y saber si es necesario algún ajuste. 

Además de lo anterior, ten presente que existen varias ofertas para diferentes tipos de organizaciones, por lo que no solo el precio debe ser un factor definitivo, sino que también los servicios complementarios son importantes si buscamos tener una actualización más adelante.

Automatiza tus procesos contables con QuickBooks

Como ya lo habrás notado, tener una automatización en tu empresa u organización puede ser de gran ayuda para que los procesos sean eficientes y tengan mejores resultados, por eso, recuerda que QuickBooks te regala 30 días para que conozcas más sus herramientas, que te ayudarán a tener una organización más efectiva. ¿Qué esperas? ¡Comienza ya!