¿Tienes una empresa y buscas oportunidades de mejora? ¿Estás en busca de hacer crecer tu negocio y mostrarlo a posibles inversionistas? Quizás sólo consideres oportuno saber qué tan bien va tu compañía actualmente. Cualquiera que sea el caso, antes que realizar cualquier reporte complejo, un paso básico es realizar el balance general de tu empresa.

La finalidad del balance general es que conozcas con cuántos recursos cuenta tu negocio y si estos equivalen a su fuente. Si lo piensas de otro modo, es como poner las cartas sobre la mesa para ver qué tienes y de dónde ha salido. Conocer este resultado, mediante sus correspondientes cuentas del balance general, te permitirá saber con precisión el valor real de tu empresa en números y escenarios cada determinado tiempo.

De hecho, el papel que desempeña el balance general es equiparable con otros reportes importantes para una compañía, como el estado de resultados y el estado de flujo de caja.

Si quieres aprender su relevancia y de qué forma interpretarlo, en este artículo te daremos la parte teórica de una manera sencilla: en qué consiste, cómo se dividen sus cuentas, en qué casos concretos te servirá utilizarlo.

¿Qué es un balance general?

Cuando nos referimos al balance general, también conocido como estado de resultados integrales, hablamos del estado financiero que arroja la situación económica de una empresa en un momento específico, y que se conforma por 3 elementos patrimoniales.

Las principales cuentas del balance general son: activo, pasivo y patrimonio neto o capital contable. Con esto, podemos resumir en una primera mirada que el activo es lo que se tiene, el pasivo es lo que se adeuda y el patrimonio neto o el capital contable son los recursos financieros que pertenecen a la empresa.

Pero ojo, no confundas esto con la información que un balance general aporta, ya que ésta no reflejará la variabilidad o fluctuación financiera a lo largo de cierto periodo temporal, sino la situación exacta del momento en que se genere dicho reporte, o bien, el estado inmediato de la empresa.

¿Cuándo elaborar el balance general?

Aunque el balance general puede realizarse cuando se crea necesario, es más común que las empresas elijan hacerlo al final del año. El motivo es que, de este modo, pueden comparar los resultados finales del periodo y luego tomarlos como punto de partida para iniciar el siguiente año, aplicando las proyecciones y los reportes consecuentes que cada empresa considere necesarios.

¿Cuáles son las cuentas del balance general?

Ya hemos adelantado que las principales cuentas del balance general, cuya interacción arroja las cifras del balance general, son: el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Veamos más a detalles de cómo se desglosa cada una:

1.- Cuenta de activo

¿Has pensado qué es aquello que forma parte de tu empresa? ¿Cuánto posee, en términos económicos? En la cuenta de activos se engloban todas las propiedades de tu negocio, que pueden ser traducidas a dinero, como en los ejemplos que verás adelante.

En otras palabras, esta cuenta del balance general contempla las cuentas que integran los derechos y bienes de la empresa. Entonces, los elementos del activo son los que permiten atraer ingresos por medio de su intercambio, uso o venta. A su vez, los activos pueden dividirse en: corriente, fijo y no corriente.

Los activos corrientes:

¿Hiciste una inversión en una nueva campaña de marketing? ¿Varios clientes te han apartado mercancía y, por lo tanto, tienes facturas pendientes de cobro?

Los activos corrientes son aquellos que pueden convertirse en efectivo dentro de los siguientes 12 meses. En los activos corrientes con mayor nivel de liquidez encontramos el efectivo (en fondo de caja o cuentas bancarias), inversiones temporales, cuentas por cobrar, IVA en compras, etc., mientras que, entre los activos corrientes con menor grado de liquidez tenemos materias primas, suministros o materiales, inventarios o productos en proceso.

Al leer esta cuenta en un balance general, encontrarás que el orden de los activos corrientes está dispuesto de menos a más, en cuestión de liquidez. Así, tendremos enlistados los activos, de modo que el que se encuentre hasta arriba será el activo más líquido, y el que se halle más abajo de la lista será el menos líquido.

Los activos fijos o no corrientes:

Esta segunda subclasificación de las cuentas del balance general se refiere a aquellos bienes cuyo fin no es su procesamiento o venta, sino un instrumento operativo para el negocio o empresa.

Aquí se halla el equipo de cómputo desde donde, tal vez, estás leyendo este artículo, y el mobiliario de oficina que te rodea; también tu querida cafetera, la sala de estar, la maquinaria que posees, los vehículos, los terrenos comerciales o locales, entre otros.

En conjunto, son aquellos elementos que forman parte de tu empresa, pero cuya función es ajena a la venta… porque, no venderías el local donde se instala tu negocio, ¿o sí?

Debido a que hay activos fijos que se devalúan por el tiempo y uso, hay que tomar en cuenta su depreciación.

Por último, el orden que estos poseen en tu balance general debe ser de acuerdo a su ciclo de vida útil, es decir: hasta arriba de tu reporte, deberás colocar aquellos que tengan mayor vida útil, y al final los más vulnerables. Hay quienes ordenan estos elementos de acuerdo a su valor.

Otros activos no corrientes:

Son los que no se convierten en dinero en un plazo anual, sino que pueden tardar varios años o un periodo mayor. Entre ellos están el activo diferido, que son aquellos gastos que se llevan a cabo, pero no representan un beneficio inmediato y que deben ser amortizados, como intereses operacionales, honorarios y costos de estudios legales, gastos de constitución de la empresa, activos intangibles, como marcas y patentes, entre otros.

También hay otros activos no corrientes que no pueden clasificarse, como son las inversiones permanentes en valores, bonos o acciones, o activos intangibles como la plusvalía.

2.- Cuenta de pasivo

Esta cuenta del balance general, a diferencia de la anterior, no es tan emocionante, pues involucra los adeudos o compromisos económicos con que la empresa cuenta.

Verás que la cuenta de pasivos tiene una estrecha relación con la cuenta de activos, pues ésta se refiere al financiamiento que permite a la empresa operar su actividad para pagar el activo, es decir, esas deudas actuales adquiridas con anterioridad, como sería el caso de un préstamo o la adquisición de maquinaria o equipo a pagos diferidos, por dar un ejemplo.

La manera en que esta se subdivide es la siguiente:

Existen pasivos corrientes o exigibles:

Sí, todas las deudas que tiene una empresa con terceros y que deben liquidarse en un corto o mediano plazo. Para ser más exactos, aquí suelen integrarse aquellos cuyo plazo sea 1 año, como límite.

¿Cómo hay que organizarlos en tu balance general? De acuerdo a la urgencia con que debes pagarlos: los que pueden esperar más tiempo se colocan al final y los más urgentes de pago se colocan al inicio de la lista.

También existen los pasivos contingentes, cuya obligatoriedad puede ocurrir dentro de cierto tipo de escenarios, (como en el caso actual de la pandemia de COVID-19, un escenario en el que muchas empresas no tenían contemplado un capital destinado a momentos de crisis).

Pasivos no corrientes:

También existe el pasivo a largo plazo, cuya obligatoriedad de pago vence a 1 año a partir de la fecha del balance general, y que, por lo común, deriva del financiamiento de inversiones en activos fijos, para soportar planes de expansión o renovación en una empresa.

¿En qué casos estaríamos hablando de pasivos no corrientes? Supongamos que conseguiste uno de estos apoyos bancarios para PyMEs, o que adquiriste un préstamo de varios accionistas u otras instituciones financieras, como Konfío, por sólo dar un ejemplo.

El modo de organización de esta subcuenta es igual al anterior.

3.- Cuenta de patrimonio neto

Esta cuenta también es conocida como capital o simplemente patrimonio.

¿Cuánto invertiste para cumplir tu objetivo de emprendimiento? ¿A cuánto equivale ese capital que tú y quizá otros socios destinaron a la constitución de tu empresa?

La cuenta del balance general correspondiente al patrimonio neto engloba los fondos disponibles de la empresa y que a ésta le pertenecen. Digamos que son los recursos de autofinanciamiento, como lo sería la acumulación de ganancias en periodos o años anteriores o el dinero proporcionado por diversos socios.

Dentro de esta clasificación verás, por ejemplo, el capital emitido, que significa el valor total de las aportaciones que hicieron tú y tus socios a la empresa; también se encuentran las categorías de otras reservas, el total de pérdidas acumuladas, las utilidades a retener, entre otros.

Su forma de ordenamiento es de más fijo a menos fijo.

El patrimonio neto resulta del activo menos el pasivo, de modo que, cuando existen pérdidas, el patrimonio neto disminuye de forma automática. También podríamos traducir, en otros términos, al patrimonio neto como la capacidad de autofinanciamiento que tiene una empresa.

Coteja las cuentas del balance general

Una vez que conoces cuáles son tus resultados y cómo identificar las cuentas del balance general, sigue un paso clave: cotejar que el total del pasivo más el total del patrimonio neto sea igual al del total de los activos.

¿Por qué esto es así? Muy sencillo. Es una forma de confirmar que todo lo que tiene tu empresa, es decir, todos sus activos corresponde a todo lo que pagaste, en este caso, a tus pasivos. De este modo, lo que tienes se justifica con lo que has pagado.

Sigue aprendiendo y crece tu negocio

Esperamos que esta información haya ampliado tu panorama sobre las principales cuentas del balance general, ya que, al obtener los resultados de este reporte, cualquier empresa tendrá mayor objetividad sobre su patrimonio, basado en cuentas claras.

Te recordamos mantenerte al tanto de más información acerca del mundo financiero y contable. Encuentra más material en nuestro centro de recursos de QuickBooks y no olvides conocer las ventajas que engloba tener al alcance un sistema de contabilidad como QuickBooks, con el cual, además de obtener funciones básicas de facturación, podrás apoyarte en la elaboración de reportes tan complejos y completos como los necesites.