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inventario

Gestión de proveedores: qué es y cómo aprovecharla

Sin importar el tamaño, casi cualquier empresa adquiere productos y servicios por medio de otros negocios, los cuales funcionan como proveedores, pues estos permiten desempeñar las operaciones de cada organización de manera cotidiana. Si quieres conocer más acerca de la administración de proveedores, acompáñanos en esta entrada.

Hay diversos factores a tomar en cuenta al momento de elegir y negociar con un distribuidor de recursos. Sin embargo, a nivel interno, también es importante que cada organización tenga una adecuada gestión de proveedores, pues esta puede ser clave en el logro de objetivos de la organización. No obstante, en la práctica, muchas empresas no consideran las herramientas que facilitan las tareas vinculadas con la relación cliente proveedor, y que, de igual forma, pueden simplificar actividades que consisten en solicitar pedidos, darles seguimiento, saber cuándo es el momento indicado para abastecer un almacén, entre otras más.

En QuickBooks queremos que tu empresa logre mejores resultados, y por eso te explicamos lo que debes saber acerca de la administración de proveedores para mejorar tu estrategia.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es el proceso de una organización que provee y abastece los recursos que necesita otra empresa, asociación, institución o agrupación, para desarrollar sus propios productos o servicios. A su vez, ofrece tales soluciones al público. En suma, se trata de un proceso muy importante dentro de la cadena de suministros de cualquier negocio.

De esta manera, cualquier proveedor puede tener un impacto directo en la calidad de los servicios prestados al cliente final, es decir, el cliente que no ve todo el engranaje detrás del producto o servicio que adquirió. Aunque la empresa proveedora que se encarga de este proceso es independiente a la propia organización o empresa, su participación adecuada o inadecuada puede afectar la percepción del cliente final.

¿Cómo puede beneficiar a mi negocio la relación con proveedores?

Como hemos mencionado, una relación de proveedores eficaz repercute de manera directa en la empresa que se vale de ellos. Por lo tanto, si contamos con distribuidores que cumplan con entregas en tiempo y forma, podemos mejorar el negocio e incrementar su rentabilidad. Por el contrario, si contamos con un proveedor que no tiene los productos a tiempo o que hace entrega de productos defectuosos, esto podría afectar nuestra credibilidad como empresa ante nuestros clientes.

Si logramos establecer y mantener una buena relación con los agentes distribuidores, no solo mejoraremos los resultados finales, sino que también podremos ofrecer un producto de calidad y diferenciarnos de otras empresas que ofrezcan algo similar en el mercado. Lo anterior se traduce en mayor eficiencia operativa, y para lograrla, hay que saber elegir bien un distribuidor en el que podamos confiar.

Sin embargo, el inconveniente más común que enfrentan todas las empresas es el tiempo que se requiere para hallar al proveedor adecuado, pues, en la teoría, se sugiere realizar una evaluación profunda para fijar todos los parámetros y estándares de lo que se espera en esa relación cliente proveedor.

Hay que adoptar un enfoque que prevea los procesos en la cadena de suministro, contar con productos de mejor calidad y capacidad de tomar decisiones comerciales. Una manera de hacerlo es contratar a una consultora que ofrezca servicios de gestión o administración de proveedores, la cual se encarga de elegir a los mejores distribuidores, fabricantes.

La otra manera es que tu propia empresa realice este proceso por su cuenta. En este caso, hay que tener presente que una inadecuada gestión con los proveedores puede provocar impactos negativos en el negocio, como imprevistos o interrupciones que podrían afectar plazos o la demanda de los clientes. Esto también puede impactar a la reputación de tu empresa y producir pérdidas económicas.

¿Cómo conseguir y mantener una adecuada relación con proveedores?

Como la gestión de proveedores se ocupa de mantener buenas relaciones cliente-proveedores, es necesario implementar un sistema de trabajo que responda a las necesidades de este proceso, con el propósito de que nuestro negocio disponga de todos los suministros necesarios para ofrecer un buen servicio a nuestros clientes. A continuación, te daremos unos consejos para la gestión de proveedores que te pueden ayudar.

Busca y elige diferentes proveedores

La elección de proveedores no debe hacerse únicamente en función del precio; el margen de la rentabilidad y la calidad del servicio que ofrecen también son aspectos importantes. Además, el proceso de selección debe ser exhaustivo para que nuestro negocio sea sólido.

Los criterios más importantes para elegir proveedores son:

  • Estudiar la trayectoria y perfil del proveedor
  • Evaluar su relevancia estratégica dentro de nuestra empresa
  • Consultar las referencias y clientes con los que ha trabajado previamente
  • Investigar la tecnología, logística e infraestructura que utiliza

Revisa con atención y detalle los contratos

Los contratos con proveedores son uno de los aspectos que requieren de una revisión minuciosa, pues en algunas ocasiones se pueden incluir cláusulas perjudiciales para nuestro negocio. Aunque hayamos considerado o priorizado otros aspectos en el proceso de negociación, siempre hay que investigar información detallada, comprobar que ese proveedor empata con nuestros estándares de calidad y servicio al cliente, antes de celebrar un contrato.

Adquiere un sistema de pagos a proveedores

Uno de los problemas más comunes en la relación con proveedores que puede tener una empresa es el incumplimiento de contratos, y un tema frecuente son los pagos.

Los problemas de pagos pueden deberse a una mala administración de los cobros y pagos por parte de la empresa. Un software contable, como QuickBooks, puede ayudar a tu negocio a conciliar cuentas, verificar facturas pagadas, incluso automatizar la contabilidad de tu almacén para una mejor gestión de compras. Para esto se puede usar un software de inventario que ayudará a esta gestión.

Conoce las herramientas y plantillas gratuitas para la administración de inventarios de QuickBooks

Evita demoras en la entrega de productos

Otro aspecto clave es el proceso de entregas y la gestión de compras de forma eficaz, así como de sus respectivos comprobantes. Aunque es común delegar esta responsabilidad a la empresa proveedora, tu negocio, al ser receptor de mercancías, debe cumplir, por ejemplo, con las facturas debidamente emitidas. Pues, si en algunos casos no cumples con esta parte, tu proveedor podría retener tus productos hasta que entregues las facturas.

Mantener una buena comunicación con proveedores

Una comunicación constante y abierta con tus proveedores te ayudará a evitar malentendidos, incluso puede mejorar tu relación con ellos. Considera que un buen proveedor te brindará soluciones a problemas que pueden surgir en tu negocio, pero si estos problemas no los pones en común, probablemente continúes experimentando tales dificultades.

Sin importar a qué giro se dedique tu proveedor, sea mayorista, prestador de servicios o de telecomunicaciones, trata siempre de preguntar o avisar cuando te entreguen un documento contable con errores. Recuerda que, por ejemplo, los gastos deducibles de tus facturas con proveedores dependen de que el comprobante fiscal y documentación esté bien emitida.

Busca nuevos proveedores constantemente

¿Te imaginas que la empresa de la cual depende tu negocio, por la razón que sea, tenga problemas y quiebre; que cambie su política y comience a brindar un mal servicio que no corresponde con lo que habías contratado? La búsqueda de nuevos proveedores es importante porque te permite no depender de uno solo. Por ejemplo, si tienes una tienda en línea y trabajas con un único servicio de logística y la empresa no actúa correctamente, esto puede ser un riesgo para tu negocio y puede afectar tus ventas. Aunque lleves una relación de mucho tiempo con ella, siempre puedes encontrar a alguien más que se ajuste a las expectativas de lo que tu empresa espera. Incluso, contar con varios proveedores de mensajería hará que tus productos lleguen a más lugares.

Claves para una buena relación cliente proveedor

Ahora bien, si ya tienes a tus proveedores y quieres que cada una de esas relaciones sean lo mejor posible, por los beneficios que traen a tu empresa, te decimos qué puedes hacer para continuar haciendo negocios con ellos.

Información de proveedores

Es importante contar con una base de datos actualizada de cada uno de los proveedores interesados en lo que hace tu negocio. Toma en cuenta cómo se integraría cada distribuidor en la cadena de suministros y cómo se haría de manera adecuada.

Ciclo de vida del proveedor

Este aspecto está relacionado en cómo se gestionan los proveedores de acuerdo al estado en que se encuentre la empresa. Podemos tener distintos tipos de relaciones y fases para acabar contratando a un distribuidor y no otro:

  • Sin relación
  • Bajo revisión
  • Evaluación
  • Aprobado
  • Privilegiado
  • Contratado

Rendimiento o desempeño del proveedor

Para conseguir los mejores resultados, hay que identificar y retener los mejores proveedores que impulsen a la empresa. Para ello, se deben establecer unos KPI para cada proveedor y áreas de suministro. Esta gestión puede abarcar muchos aspectos, incluyendo la calidad del producto, la entrega, el comportamiento, entre otros factores. Y, para comprobar el estado del rendimiento del proveedor, hay que dar seguimiento a las ganancias obtenidas de cada uno de ellos. La empresa tiene que analizar todas las tareas del abastecedor y medir su progresión.

Para realizar este proceso, es fundamental que tengas una lista de proveedores, así la información va a estar organizada en un solo lugar. Conoce cómo agregar y adinistrar proveedores en QuickBooks Online.

Cumplimiento, riesgos y diversidad de proveedores

Es importante tener presente el comportamiento de los proveedores, ya que podrían verse involucrados en fraudes, compromisos poco realistas o conductas discriminatorias. Cualquier de estos casos afectaría a tu negocio y su credibilidad. Tu empresa puede mitigar los riesgos de los agentes consultando información en instituciones como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), por ejemplo. En tanto, la diversidad de mercancías puede ser positiva para tu negocio, lo cual se traduce en innovación mediante productos, servicios y soluciones nuevas.

Las interacciones frecuentes y cercanas con los proveedores pueden tener un efecto muy positivo en el intercambio y flujo de información. Así se consigue mejorar los procesos y el rendimiento del producto o servicio. Considera que tu proveedor debe ser de confianza y facilitarte el cumplimiento de entregas, sin embargo, también le corresponde a tu negocio dar un seguimiento adecuado de la cantidad de insumos con los que cuenta para poder operar.

¿Cómo gestionar un stock de almacén?

Si tu empresa mantiene una cantidad de mercancía siempre disponible, puede implicar determinados costos. Incluso, el stock disponible se cuenta como un activo tangible y cuantificable que necesita de una inversión. Por este motivo, la manera en cómo se administra un almacén puede afectar de forma directa al tiempo de entrega del producto a los clientes.

Existen varios modelos de gestión de almacenes y de sus stocks, pero no hay uno que se adapte a todos los tipos de empresas. Por eso, hay que tener en cuenta determinados aspectos, como:

  • ¿Cuáles son los objetivos del negocio?
  • ¿Qué tipos de existencias hay?
  • Si trabajas con productos semielaborados, materias primas o productos entregables
  • ¿Cuál es el promedio de rotación de mercancías?
  • ¿Cuáles son las características de la demanda de productos?

Prioriza los artículos del almacén

Lo más recomendable es utilizar el sistema A-B-C, que consiste en subdividir los productos en 3 categorías en función de cuál es su valor de uso: alto, medio y bajo. Este sistema se implementa siguiendo la ley de Pareto, la cual establece que el 80 por ciento de las ventanas provienen del 20 por ciento de todos los artículos disponibles. Esto implica que los artículos en la categoría “A” son los que necesitan una mayor atención, y así sucesivamente.

Datos del inventario actualizados en tiempo real

Cada movimiento, entrada o salida que se realice en un almacén debe estar supervisado y registrado, debido a que el valor de las existencias cambia constantemente. Si se lleva un registro actualizado y real de cuál es la situación del almacén, se podrán tomar decisiones efectivas, incluso prever si es momento de llamar al proveedor para ordenar un nuevo pedido, esto evitará estrés y considerará los tiempos de entrega en la gestión de compras.

Organizar el almacén

Analiza y planifica el diseño de las estanterías del almacén de tu negocio, así como de los distintos organizadores que se coloquen en ellos. Busca que estén acomodados de manera que se facilite recoger y colocar los artículos en el menor tiempo posible. También ten en cuenta las necesidades futuras que puedan requerir de una reorganización y evita tener demasiados productos que no sean demandados.

Implementa herramientas para automatizar la contabilidad del stock

Un software como QuickBooks , te facilita automatizar la administración de tu stock. De esta manera siempre tendrás actualizado el conteo de productos y con un registro de todos los movimientos que se realicen.

Recuerda que tu empresa tiene que establecer una confianza con los proveedores y una comunicación que sea honesta para así involucrarse en el proyecto de tu negocio, pues ambas partes serán (o son) socios. Este proceso beneficia la relación cliente proveedor, por lo que recomendamos establecer una adecuada planificación, cooperación y cumplimiento de todas las partes.

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