En la actualidad, los avances tecnológicos facilitan la ejecución de muchas tareas administrativas. Con la ayuda de softwares o sistemas en línea, cada día es más sencillo realizar actividades que en algún momento fueron complejas, por ejemplo, ingresos a las bodegas, descargas de mercancías, toma de inventarios, facturación, entre otras. 

Estas actividades eran exclusivas para las grandes empresas, pero ahora, este tipo de control también está 100% recomendado para las Pequeñas y Medianas Empresas (pymes).

En esta nota te hablaremos sobre el software de inventario y cómo puede ser de ayuda para manejar las existencias de tu negocio. Conoce también: 

• ¿Qué software se utiliza para realizar inventarios?
• Características de un software de inventario
• ¿Cuáles son las partes de un control de inventarios?
• Técnicas y métodos para llevar el control de inventarios. 

Recuerda que la buena administración de un negocio es un factor relevante para el éxito. Los negocios en crecimiento tienen la gran responsabilidad de tener el control de la operación desde el primer día. De esto dependerá que las decisiones que se tomen a corto y largo plazo sean las más rentables. 

El control de inventarios hace parte de esas tareas esenciales en la planeación y administración de un negocio. A través de estos informes puedes conocer las existencias o stock con los que cuenta la empresa, los movimientos de productos, y las entradas y salidas de insumos. 

Según la necesidad de cada empresa, dicho inventario debe implementarse de forma periódica o permanente. Luego, debe iniciarse el conteo de cada producto disponible, que -en el pasado- solía hacerse de forma manual y física. 

¿Qué es un software para control de inventarios?

¡Pero no te preocupes! La tecnología nos ha ayudado mucho en estos procesos, ahora podemos hacerlo a través de sistemas de control de inventarios que nos permiten una mejor planeación y automatización procesos. 

El software de inventarios es un programa hecho para usarse a través de una computadora y diseñado específicamente para el control de inventarios. Aquí, podemos llevar la información a otro nivel utilizando los números con exactitud, minimizando errores y volviendo mucho más eficiente el flujo de salida y entrada de la mercancía.

¿Qué software se utiliza para inventarios?

Adquirir un software para llevar el control de inventarios es accesible para todo tipo de empresas. Una de las herramientas a la que puedes recurrir se llama QuickBooks, fácil de usar y con un costo muy accesible.  

Características de un software de inventario

En el mercado existen una gran cantidad de software de inventarios que nos ayudan con la realización diaria de estas actividades, lo ideal para la pequeña y mediana empresa es conocer las necesidades que tiene en temas de controles para poder elegir el software contable o de inventarios que más se adecue a sus actividades. 

Los aspectos a considerar a la hora de adquirir un software de inventario son:

• Accesibilidad: que se ajuste al presupuesto de la empresa. Los precios de esta herramienta no deben sobrepasar la capacidad de pago y generan una utilidad mayor a su costo.
• Información en línea: la información debería estar en la nube para poder consultar en tiempo real desde uno o varios dispositivos. Este proceso tiene muchas ventajas, por ejemplo, si uno de los vendedores necesita realizar una venta, puede tener acceso en tiempo real a sus existencias.
• Facilidad de carga y descarga de elementos al inventario: el sistema de carga de productos o artículos del inventario debe ser totalmente personalizable y las salidas deberían estar claramente registradas.
• Seguridad: que tenga claves de acceso o permita realizar determinadas tareas a usuarios en específico.

¿Cuáles son las partes de un control de inventarios?

Cuando realices tu inventario, es importante que tengas en consideración tres partes clave:

• Cantidad de elementos en tu inventario.
• Cantidad de pedidos.
• Periodicidad para reabastecer el stock disponible.

Técnicas y métodos para llevar el control de inventarios

La técnica de gestión de inventarios puede variar según las necesidades de cada negocio, pero todos estos procedimientos te permitirán controlar óptimamente la cantidad de tus insumos.  

1. Método ABC o 80/20: este método permite ordenar los productos de mayor importancia, basándose principalmente en la cantidad y el valor que representan en la operación. 
2. Método PEPS: aquí nos podemos referir a la caducidad de los productos, los primeros en llegar son los primeros insumos que se deben utilizar, para que su salida sea con mayor rapidez. 
3. Método EOQ: estos son aquellos productos que vamos a priorizar con base a su rentabilidad. 
4. Conteo cíclico: este método se tiene que complementar con el primero (ABC), ya que consiste en contar constantemente el inventario para poder controlar con mejor exactitud el material. 
5. MRP: con este método podrás controlar tu stock por temporadas. Asegura que habrá material necesario en el momento preciso, sin que todo el tiempo exista este producto en almacén.

¿Sabes cómo crear productos de inventarios en QuickBooks Online? 

Aquí te compartimos un tutorial en el que podrás apoyarte y verlo las veces que necesites:

Los reportes de inventario son esenciales en los procesos de toma de decisiones, con ellos, podremos determinar si algún producto que tenemos dentro del inventario no tuvo movimientos por falta de ventas u alguna otra razón. Podemos definir también compras de inventario en determinados períodos, productos con más y menos movimientos, consultas de kardex, definición de máximos y mínimos, creación de paquetes, y algunos hasta la creación de facturas y recibos de ventas. 

Toma el control de tu pyme en un solo lugar 

¡Es hora de conocer QuickBooks! En esta plataforma no solo podrás realizar tu inventario, sino también facturar en pocos clics, consultar tus existencias en tiempo real, organizar la información de forma sencilla y dar a conocer cada deducción que se realiza dentro de la organización.

Todo esto, con información integrada y de fácil acceso desde cualquier dispositivo, por lo que podrás vigilar tus finanzas, obtener información valiosa y evaluar el desempeño de tus procesos.

Además de mejorar fácil y rápido la administración de tu negocio, podrás obtener información valiosa para evaluar el desempeño de tus procesos al alcance de tu mano, porque gracias a la aplicación móvil podrás consultar los procesos de tu operación en donde te encuentres. ¿Qué esperas para comenzar? ¡Tenemos 30 días gratis para que puedas comprobar los grandes beneficios de QuickBooks!