Hoja de horas en Excel: guía paso a paso y plantillas gratuitas
Registrar las horas trabajadas de los empleados en una hoja de cálculo de Excel no es la forma más sencilla de realizar un seguimiento para el manejo de la nómina. En cambio, conviene usar un sistema automatizado de seguimiento de las horas trabajadas que se integre a la perfección con tu solución de nómina. Pero, si aún no te decidiste y sigues preguntándote si las hojas de cálculo son la opción adecuada para ti, descarga una de nuestras plantillas gratuitas de hojas de horas que están disponibles más adelante, o bien aprende a hacer una. A continuación, podrás encontrar una guía paso a paso para crear una hoja de horas en Excel, así como plantillas para descargar y usar en tu empresa.
Cómo se crea una hoja de horas en Excel
Cada empresa tiene diferentes necesidades, que varían según el tipo de trabajo que realizan, la cantidad de empleados que tienen y cientos de otros factores. Por ello, el primer paso para realizar una hoja de horas en Excel es identificar las categorías que debes crear para administrar la nómina y tu empresa correctamente. Además, debes incluir un espacio para que los empleados anoten la siguiente información cada semana:
- la fecha;
- el trabajo o turno;
- la hora de entrada del empleado (antes y después del almuerzo);
- la hora de salida del empleado (antes y después del almuerzo);
- la cantidad total de horas;
- la cantidad total de horas extra;
- la cantidad total de horas de licencia por enfermedad;
- la cantidad total de horas de vacaciones;
- la cantidad total de horas de vacaciones;
Ventajas y desventajas de usar una plantilla de hoja de horas
Ventaja: automatización
Las hojas de horas optimizan los procesos gracias a la automatización. Con una plantilla de hoja de horas, no es necesario calcular de forma manual la cantidad de horas que trabajaron los integrantes de un equipo durante un mes específico. Por lo tanto, la automatización permite que los empleados de otros departamentos, como Recursos Humanos y Nómina, tengan más tiempo para ocuparse de otras tareas.
Ventaja: reducción de costos gracias a la precisión en la facturación
Las hojas de horas facilitan el seguimiento de la facturación, especialmente en el caso de las agencias o la tercerización de trabajos a otra agencia. Las plantillas de hojas de horas hacen que el proceso de facturación sea más preciso, lo que da como resultado pagos correctos a los empleados y, en última instancia, menores costos gracias a la reducción de errores.
Ventaja: mejor seguimiento del comportamiento de los empleados
Las plantillas de hojas de horas simplifican la identificación de los departamentos que registran más horas de trabajo, y esto permite identificar mejor qué departamentos requieren ayuda adicional. Además, estas plantillas permiten detectar con exactitud qué empleados suelen marcar la salida temprano y cómo optimizar sus actividades durante el trabajo.
Desventaja: trabajo adicional para los empleados
Si bien a los departamentos de Recursos Humanos y Nómina les encantarán por la cantidad de tiempo que ahorran en procesos manuales, las hojas de horas crean más trabajo para otros. Antes, el seguimiento de las horas trabajadas de los empleados se realizaba sin su intervención, pero ahora deben recordar completar la plantilla de hoja de horas antes de que termine la semana.
Desventaja: errores humanos
Para completar las hojas de horas, se requiere la intervención de los empleados, y esto genera un mayor riesgo de errores humanos. Pueden ser accidentales, ya que, después de todo, los errores suceden, pero también existe el riesgo de que alguien altere las horas a propósito.
Las hojas de horas pueden incluir columnas para respuestas a ciertas preguntas cerradas (por ejemplo: ¿se produjo alguna lesión en el trabajo?, ¿se completó el proyecto?) o un espacio para la firma de los clientes.
Cuando sepas qué columnas o etiquetas quieres incluir en la hoja de horas, será momento de poner manos a la obra. A continuación, veremos cómo se crea una plantilla de hoja de horas básica para todos los empleados.
Paso 1: Da formato a la hoja de cálculo
Para crear una hoja de cálculo que sea fácil de leer, primero debes darle formato. Asegúrate de que todas las celdas sean amplias. Primero, amplía la celda A (la nuestra está configurada en 14,83). Luego, haz clic derecho en la columna A; selecciona Copiar; resalta las columnas B a L; vuelve a hacer clic derecho; y selecciona Pegado especial y, a continuación, Formato.
Paso 2: Asígnale un título a la hoja de horas
Ingresa el nombre de tu empresa en la celda A1. Centra el texto según el ancho y el alto. Luego, cámbiale la fuente, el tamaño (usamos el tamaño 38) y el color, y aplícale formato de negrita. Resalta las celdas A1 a L1. Selecciona Fusionar y centrar en la barra de herramientas principal.
Paso 3: Agrega etiquetas a la hoja de horas
Agrega etiquetas, como EMPLEADO y GERENTE (deja una línea para la firma de cada uno y la fecha), FECHA DE INICIO DE ESTA SEMANA, TARIFA DE PAGO ESTÁNDAR y TARIFA DE PAGO DE HORAS EXTRA. Usamos las celdas A2, A4, F2, F4, K2, K4, E6, H6 y K6.
En FECHA DE INICIO DE ESTA SEMANA, TARIFA DE PAGO ESTÁNDAR y TARIFA DE PAGO DE HORAS EXTRA, selecciona Ajustar texto, así las palabras no ocupan más de una celda.
En las celdas al lado de cada etiqueta, incluye una línea para que los empleados y los gerentes escriban o completen fusionando las celdas, y luego aplica un borde inferior (con la herramienta de bordes que se encuentra en la barra de herramientas principal). Fusiona las celdas A7 a L7 para crear una pequeña división con el siguiente conjunto de etiquetas.
Paso 4: Agrega etiquetas a la hoja de horas
En la fila 8, crea etiquetas para cada columna: DÍA, FECHA, TRABAJO/TURNO, HORA DE ENTRADA, HORA DE SALIDA, HORA DE ENTRADA, HORA DE SALIDA, TOTAL (HORAS), HORAS EXTRA, LICENCIA POR ENFERMEDAD (HORAS), VACACIONES (HORAS) y DÍAS FESTIVOS (HORAS). Las etiquetas HORA DE ENTRADA y HORA DE SALIDA se incluyen dos veces para registrar las pausas para el almuerzo.
Rellena la fila con el color que quieras y usa la herramienta de bordes para agregar casillas alrededor de las etiquetas de las columnas. Centra el texto y ponlo en negrita.
En esta hoja de horas semanal, incluimos en las celdas debajo de la etiqueta DÍA los días de la semana, que representan las 24 horas durante las cuales un integrante del equipo puede trabajar. Comenzamos con el día lunes en la celda A9 y terminamos con el día domingo en la celda A15. Centra las etiquetas en sentido descendente y de lado a lado. Luego, amplía las filas 8 a 19 para mejorar la legibilidad. En nuestro caso, las filas miden aproximadamente 46,00 de alto. Aplica bordes a todas las celdas debajo de la fila de etiquetas. Luego, agrega bordes de casilla gruesos para dividir mejor el cuadro.
Paso 5: Imprime la hoja de horas
Si deseas imprimir esta plantilla para que los empleados la completen a mano, ¡ya casi terminas!
Lo último que debes hacer es configurar las etiquetas de los totales. En las celdas G16, G17 y G18, escribe HORAS DE ESTA SEMANA, TARIFA y SUBTOTAL. En la celda K19, escribe TOTAL. Usa los colores que desees y luego centra el texto y cámbialo a negrita. Usa la herramienta de bordes para destacar estas secciones.
Agrega los toques finales y elimina las líneas de cuadrícula que no necesites para arreglar el documento. Selecciona Vista y desactiva la casilla Cuadrícula. Ahora, puedes imprimir copias de esta hoja de horas en Excel para que completen los empleados.
- Resalta todo lo que quieras imprimir (columnas A1 a L1 y hacia abajo hasta la fila 19).
- Haz clic en Archivo > Imprimir > Mostrar detalles.
- Selecciona Horizontal.
- En Imprimir, elige Selección.
- En Márgenes, elige Márgenes anchos.
- Selecciona la casilla Ajustar al área de impresión y luego haz clic en Imprimir.
¡Y eso es todo! Si no deseas imprimir el documento, sigue leyendo este artículo.
Cómo agregar fórmulas para hacer cálculos automáticos
Aquí es donde comienza la magia de las hojas de cálculo. Si no eliminaste ni agregaste ningún día a la hoja de cálculo, HORAS DE ESTA SEMANA debe aparecer en la celda G16, y TOTAL, en la K19.
Paso 1: Agrega fórmulas para uso digital
Sigue las instrucciones indicadas en el paso 5 y luego selecciona las celdas H16 a L16 hacia abajo hasta la fila 18. Cambia a gris el color de estas celdas y de la L19. Así podrás destacar estas casillas y sus cálculos del resto de las entradas de la hoja de horas del empleado.
Paso 2: Haz clic en la celda H16 o en la que esté justo al lado de la casilla HORAS DE ESTA SEMANA. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(H9:H15) y presiona Intro. Ahora, se sumarán en esta casilla los números que se ingresen en la columna TOTAL (HORAS).
Paso 3: Haz clic en la celda I16. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(I9:I15) y presiona Intro. Ahora, se sumarán en esta casilla los números que se ingresen en la columna HORAS EXTRA.
Paso 4: Haz clic en la celda J16. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(J9:J15) y presiona Intro. Ahora, se sumarán en esta casilla los números que se ingresen en la columna LICENCIA POR ENFERMEDAD (HORAS).
Paso 5: Haz clic en la celda K16. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(K9:K15) y presiona Intro. Ahora, se sumarán en esta casilla los números que se ingresen en la columna VACACIONES (HORAS).
Paso 6: Haz clic en la celda L16. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(L9:L15) y presiona Intro. Ahora, se sumarán en esta casilla los números que se ingresen en la columna VACACIONES (HORAS).
Paso 7: En la celda H17 (o la que esté justo al lado de la casilla TARIFA), ingresa la tarifa por hora del empleado. En la celda que está al lado, ingresa la tarifa de horas extra del empleado.
Si tu empresa ofrece horas no trabajadas remuneradas (PTO, por sus siglas en inglés) en caso de licencia por enfermedad, vacaciones y días festivos, completa las celdas J17, K17 y L17 con la tarifa por hora estándar del empleado.
Por ejemplo, si tu empleado gana USD 10 por hora, la parte inferior de la hoja de cálculo quedará así:
Paso 8: Calcula los subtotales. Haz clic en la celda H18 (o la que esté justo al lado de la casilla SUBTOTAL). En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(H16*H17) y presiona Intro. Ahora, se multiplicará en esta casilla el total de horas trabajadas de un empleado por la tarifa de pago estándar para indicar el importe de dinero que se le adeuda*.
Paso 9: Haz clic en la celda I18. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(I16*I17) y presiona Intro. Ahora, se multiplicarán en esta casilla las horas extra del empleado por la tarifa de pago por horas extra para indicar el importe que se le adeuda*.
Paso 10: Haz clic en la celda J18. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(J16*J17) y presiona Intro. Ahora, se multiplicarán en esta casilla las horas pagas en caso de licencia de enfermedad del empleado por la tarifa de pago estándar para indicar el importe de dinero que se le adeuda*.
Paso 11: Haz clic en la celda K18. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(K16*K17) y presiona Intro. Ahora, se multiplicarán en esta casilla las horas pagas en caso de vacaciones del empleado por la tarifa de pago estándar para indicar el importe de dinero que se le adeuda*.
Paso 12: Haz clic en la celda L18. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(L16*L17) y presiona Intro. Se multiplicarán en esta casilla las horas pagas en caso de días festivos por la tarifa de pago estándar para indicar el importe de dinero que se le adeuda*.
Supongamos que un empleado trabajó 42 horas durante esta semana. En la celda H16, ahora debería aparecer 40, y en la I16, 2. Si las fórmulas son correctas, en la celda H18 deberá aparecer 400, y en la I18, 30.
* Estos son cálculos básicos y no incluyen impuestos, compensaciones ni otras deducciones salariales.
Paso 13: Calcula el dinero total adeudado. Selecciona la celda L19. En la barra de fórmulas, ingresa =SUMA(H18:L18) y presiona Intro. Ahora, se sumarán en esta casilla los cinco subtotales para indicar la cantidad de dinero total que ganó el empleado (antes de bonos, impuestos u otras deducciones).
Plantillas gratuitas de hojas de horas para descargar
Las plantillas de hojas de horas permiten realizar un seguimiento de las horas trabajadas de los empleados. Si bien están optimizadas para Excel, también se pueden imprimir. Son la solución perfecta para empresas que necesitan una plantilla que incluya las horas trabajadas de los empleados, las horas extra, los días de vacaciones e incluso las pausas para el almuerzo.
Plantillas de hojas de horas diarias
Las hojas de horas diarias incluyen espacio para horas extra, vacaciones, pausas para el almuerzo y más opciones. Son ideales para empleados temporales, de medio tiempo o de tiempo completo que trabajan por hora en uno o más sitios y que deben registrar las horas a diario. Descarga a diario una plantilla para los trabajadores a fin de realizar un seguimiento de las horas trabajadas y la nómina.
Plantillas de hojas de horas semanales
Las hojas de horas semanales incluyen espacio para horas extra, vacaciones, pausas para el almuerzo y más opciones. Son ideales para empleados por hora y asalariados, a tiempo parcial y a tiempo completo que deben realizar un seguimiento de las horas trabajadas y presentar las hojas de horas para la nómina cada semana. Cuentan con una línea para cada día de la semana, por lo que resultan perfectas para los trabajadores que registran las horas trabajadas durante un turno por día. Descarga cada semana una plantilla para cada trabajador a fin de realizar un seguimiento de las horas trabajadas y la nómina.
Plantillas de hojas de horas mensuales
Las hojas de horas mensuales incluyen espacio para horas extra, vacaciones, pausas para el almuerzo y más opciones. Sirven para empleados por hora y asalariados, a tiempo parcial y a tiempo completo que deben realizar un seguimiento de las horas de trabajadas y presentar las hojas de horas para la nómina cada mes. Las hojas de horas mensuales cuentan con espacio para 31 entradas y son ideales para los trabajadores que registran las horas trabajadas durante un turno por día. Descarga cada mes una plantilla para cada trabajador a fin de realizar un seguimiento de las horas trabajadas y la nómina.
Plantillas de hojas de horas específicas para la industria
Nuevas plantillas para la construcción
Descarga esta plantilla PDF para realizar un seguimiento de las horas trabajadas de los empleados de la construcción. Esta hoja de horas semanal incluye espacio para el nombre y el número de identificación del trabajador (si corresponde), la categoría comercial del trabajador y el nombre del gerente. Además, cuenta con espacio para la razón social, la ubicación o el proyecto, el trabajo o la actividad, la tarifa de pago del trabajador y las horas trabajadas. Sin embargo, no calcula las deducciones, las retenciones ni los salarios netos pagados del trabajador. La plantilla posee espacio suficiente para 7 entradas (una por cada día) o varias entradas por día. Los archivos PDF son de solo lectura. Imprime la plantilla para obtener mejores resultados.
Nuevas plantillas para voluntarios
Descarga esta plantilla PDF para realizar un seguimiento de las horas trabajadas de los voluntarios. Esta hoja de horas semanal incluye espacio para el nombre del voluntario y del supervisor, el nombre de la organización y el evento o programa en cuestión. Esta plantilla permite registrar las horas trabajadas y las horas extra de los voluntarios. Sin embargo, no incluye espacio para horas de licencia por enfermedad, vacaciones ni días festivos. Posee espacio suficiente para 7 entradas (una por cada día) o varias entradas por día. Los archivos PDF son de solo lectura. Imprime la plantilla para obtener mejores resultados.
Nuevas plantillas para hospitalidad
Descarga esta plantilla PDF para realizar un seguimiento de las horas trabajadas de los empleados del sector de hospitalidad. Esta plantilla semanal cuenta con espacio para el nombre del empleado, el trabajo o turno, la tarifa de pago, las horas de trabajo estándar y extra, y el nombre o la ubicación del sitio. Sin embargo, no incluye el cálculo de deducciones, retenciones ni salarios netos pagados del trabajador. Posee espacio suficiente para 7 entradas (una por cada día) o varias entradas por día. Los archivos PDF son de solo lectura. Imprime la plantilla para obtener mejores resultados.
