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Cómo realizar el seguimiento de un inventario pagado por anticipado

Aprende cómo hacer el seguimiento en QuickBooks Online de los artículos que ya pagaste, pero que aún no recibiste.

Puedes registrar un pago a un proveedor sin afectar las existencias del inventario hasta que recibas los artículos.

Los siguientes pasos son útiles si no deseas ver un crédito en las cuentas por pagar o si deseas separar el inventario pagado por anticipado de la cuenta de activos de inventario.

Paso 1: crea una orden de compra (PO) cuando se realiza el pedido

  1. Selecciona el icono de signo más en la barra de herramientas y, luego, Orden de compra.
  2. Completa los campos que correspondan.
  3. Ve a la sección Detalles del artículo y luego introduce los detalles del producto o servicio que deseas comprar.
  4. Selecciona Guardar.

Paso 2: extiende un cheque al proveedor y luego clasifica el pago en una cuenta de inventario pagado por anticipado

  1. Selecciona el icono (+)en la barra de herramientas y, luego, Cheque.
  2. Selecciona el proveedor.
  3. En la sección Detalles de la categoría, elige otra cuenta corriente, como inventario pagado por anticipado, y luego introduce el importe del pago.
  4. Selecciona Guardar.

Paso 3: cuando el inventario se recibe físicamente, puedes transferir la PO a una factura para ese proveedor

  1. Selecciona el icono (+)en la barra de herramientas y, luego, Factura de proveedores.
  2. Selecciona el nombre del proveedor.Nota: Cuando seleccionas el proveedor, sus órdenes de compra en curso se muestran en el lado derecho de la pantalla.
  3. Busca la orden de compra que creaste y selecciona Agregar orden de compra.
  4. Selecciona Guardar.

Paso 4: en el cheque extendido anteriormente, cambia la categoría a cuentas por pagar, con lo cual se creará un crédito para el proveedor

  1. En la pantalla Cheque, cambia la Cuenta a Cuentas por pagar (C/P)en la lista desplegable.
  2. Selecciona Guardar.

Paso 5: por último, muestra la factura que creaste para el proveedor como pagada

  1. Selecciona el icono (+)en la barra de herramientas y, luego, Cheque.
  2. Selecciona el proveedor de la lista desplegable.
  3. Agrega la factura y el cheque que introdujiste para el proveedor.
  4. Selecciona Guardar.Nota: Después de que se agregan, la factura de proveedores aparece en “Transacciones pendientes”, y el cheque, en “Créditos”.
Consejo:  Otra manera de realizar el seguimiento del inventario pagado por anticipado es crear una PO cuando se realiza el pedido, introducir un cheque de pago de factura de proveedores y luego definir un crédito para el proveedor. Cuando se reciban los artículos, convierte la PO en una factura de proveedores y aplica el pago de factura anterior a la factura de proveedores.

 

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