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Configurar y usar la función Proyectos

Aprende cómo usar la función Proyectos para realizar el seguimiento de ingresos, gastos y rentabilidad de los proyectos. Esta función está disponible para QuickBooks Online Plus.

La función Proyectos te ayuda a mantenerte organizado y a realizar el seguimiento de todos los factores variables. Puedes agregar ingresos y gastos de proyectos, agregar transacciones antiguas a proyectos nuevos y ejecutar reportes específicos de cada proyecto desde un único panel. Esto simplifica la administración de tu trabajo y la visualización de tu progreso.

Estos son los pasos que debes seguir para configurar Proyectos. Una vez terminada la configuración, aprende cómo usar las herramientas de costos y rentabilidad de proyectos para realizar “estimaciones de costos”.

Paso 1: Activar Proyectos

Si aún no lo hiciste, activa la función Proyectos.

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, luego, selecciona Cuenta y configuración.
  2. Ve a la pestaña Opciones avanzadas.
  3. Busca la sección Proyectos. Selecciónala para ampliarla.
  4. Selecciona el cuadro Organizar toda la actividad relacionada al trabajo en un solo lugar.
  5. Selecciona Guardar. Luego, cierra la configuración.

El menú Proyectos aparecerá ahora en la barra de navegación principal.

Paso 2: Crear tu primer proyecto

  1. Selecciona el menú Proyectos.
  2. Selecciona Nuevo proyecto.
  3. Asigna a tu proyecto un nombre fácil de recordar.
  4. En el menú desplegable, selecciona el cliente para el que estás trabajando.
  5. Agrega notas o detalles acerca del proyecto.
  6. Si así lo deseas, agrega tareas.
  7. Selecciona Guardar.

Verás cómo la lista de proyectos se alarga a medida que tu negocio va aceptando más trabajos.

Paso 3: Agregar ingresos y gastos del proyecto

Ahora que ya creaste tu primer proyecto, comienza a agregar ingresos y gastos.

Agregar transacciones a los proyectos no modificará su categorización ni afectará tus cuentas. Simplemente, las estás añadiendo para poder realizar el seguimiento de ingresos y gastos de proyectos específicos.

  1. Abre tu proyecto.
  2. Selecciona el botón Agregar a proyecto para crear una transacción nueva.
  3. Selecciona Factura a clientes, Recibir pagoGastoPresupuestoOrden de compra, Factura de proveedores u Horas trabajadas.

Asignarás automáticamente nuevos elementos a los proyectos cuando selecciones el botón Agregar a proyectos.

La opción Horas trabajadas te permite registrar un único día de trabajo de uno de tus empleados. Si deseas agregar hojas de horas semanales a un proyecto, debes realizar algunos pasos adicionales. Comienza desde el Paso 5 de “Realizar el seguimiento de ingresos, costos y rentabilidad por proyecto” para calcular los costos por horas trabajadas. Luego, agrega tus hojas de horas.

¿Trabajas a partir de un presupuesto?

Agrega presupuestos a proyectos antes de convertirlos en facturas de ingreso para tu cliente.

Paso 4: Agregar gastos y hojas de horas existentes

También puedes añadir gastos y hojas de horas (facturables o no facturables) que hayas creado fuera del menú Proyectos.

Agregar gastos existentes a proyectos:

  1. Ve a la pestaña Gastos.
  2. Busca la transacción y ábrela.
  3. Selecciona el proyecto desde el menú desplegable Cliente/proyecto. Repite esto para cada gasto que desees añadir. No es lo mismo que el acreedor para el gasto.
  4. Selecciona Guardar y cerrar.

Agregar hojas de horas existentes (facturables o no facturables):

  1. Ve a la pestaña Ventas.
  2. Selecciona la columna Tipo para ordenar la lista.
  3. Busca la hoja de horas y ábrela.
  4. Selecciona el proyecto desde el menú desplegable Elegir un cliente o proyecto. Repite esto para las horas trabajadas de cada empleado que desees añadir.
  5. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 5: Agregar facturas a clientes y presupuestos existentes

Si bien puedes crear fácilmente facturas de ingreso nuevas para un proyecto, agregar facturas de ingreso existentes requiere un poco más de cuidado.

El mejor momento para agregar a los proyectos facturas de ingreso existentes es antes de que se paguen. Si agregas a un proyecto una factura a cliente pagada, esta se desvinculará del pago correspondiente. Además, la factura pasará a figurar como no pagada. Deberás seguir los pasos para volver a vincular el pago para evitar cobrar al cliente dos veces por error.

No recomendamos agregar facturas de ingreso vinculadas a más de una transacción, gasto facturable u hoja de horas. Si agregas a un proyecto una factura de ingreso vinculada, solo se agregará la factura. Deberás agregar las transacciones vinculadas al proyecto y volver a vincularlas a la factura de ingreso.Puedes agregar presupuestos existentes a los proyectos siempre y cuando no los hayas convertido en facturas de ingreso.

Paso 6: Realizar el seguimiento de la rentabilidad

En la página de cada proyecto, verás información importante sobre costos y rentabilidad (“estimaciones de costos”).

Cómo desactivar la función Proyectos

Para desactivar la función Proyectos, debes ser el administrador principal.

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, luego, Cuenta y configuración.
  2. En el menú que aparece a la izquierda, selecciona Opciones avanzadas y, a continuación, busca Proyectos.
  3. Selecciona Proyectos y, luego, desmarca la casilla.
  4. Selecciona Guardar y, luego, Listo.

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