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Realizar el seguimiento de los ingresos, los costos y la rentabilidad por proyecto

Aprende cómo usar los proyectos para calcular las ganancias y los costos de cada uno. Estas características de "estimación de costos" están disponibles en QuickBooks Online.

Puedes usar los proyectos para calcular rápidamente los ingresos y los costos de cada uno. QuickBooks separa los costos de hora de trabajo de otros costos de proyecto para que todo se entienda fácilmente. Esto te proporciona una imagen clara de las ganancias de cada proyecto.

Paso 1: activar y crear proyectos.

Si aún no lo hiciste, este es un paso sencillo para activar y crear un nuevo proyecto.

Paso 2: agregar ingresos y gastos del proyecto

Ahora que ya creaste tu primer proyecto, comienza a agregar ingresos y gastos.

Agregar transacciones a los proyectos no modificará su categorización ni afectará tus cuentas. Simplemente, las estás añadiendo para poder realizar el seguimiento de ingresos y gastos de proyectos específicos.

  1. Abre tu proyecto.
  2. Selecciona el botón Agregar a proyecto para crear una transacción nueva.
  3. Selecciona Factura a clientes, Recibir pagoGastoPresupuestoOrden de compra, Factura de proveedores u Horas trabajadas.

Asignarás automáticamente nuevos elementos a los proyectos cuando selecciones el botón Agregar a proyectos.

La opción Horas trabajadas te permite registrar un único día de trabajo de uno de tus empleados. Si deseas agregar hojas de horas semanales, hay que realizar algunos pasos adicionales (se indican en el paso 5).

¿Trabajas a partir de un presupuesto?

Agrega presupuestos a proyectos antes de convertirlos en facturas de ingreso para tu cliente.

También puedes usar la facturación progresiva para crear varias facturas de ingreso a partir de un solo presupuesto. De ese modo, en lugar de reclamar el pago total al comienzo, puedes facturar pagos parciales a lo largo del proyecto. Esta es una buena opción si a tus clientes les cobras una tarifa fija.

Paso 3: agregar gastos existentes.

También puedes añadir gastos y hojas de horas (facturables o no facturables) que hayas creado fuera del menú Proyectos.

Para agregar gastos existentes:

  1. Ve a Gastos.
  2. Busca y abre la transacción.
  3. Selecciona el proyecto desde el menú desplegable Cliente/Proyecto . Repite esto para cada gasto que desees añadir. No es lo mismo que el acreedor para el gasto.
  4. Selecciona Guardar y cerrar.

Agregar hojas de horas (facturables o no facturables):

  1. Ve a Ventas.
  2. Selecciona la columna Tipo para ordenar la lista.
  3. Busca la hoja de horas y ábrela.
  4. Selecciona el proyecto en el menú desplegable ▼ Elegir un cliente o proyecto. Repite esto para las horas trabajadas de cada empleado que desees añadir.
  5. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 4: agregar facturas a clientes existentes.

Puedes agregar cualquier factura a clientes a un proyecto siempre que no se haya creado a partir de un presupuesto ni tenga adjunto ningún gasto facturable u hora trabajada. Para agregar la factura a clientes a un proyecto, reemplaza el nombre del cliente en la factura a clientes por el nombre del proyecto.

Si la factura a clientes está pagada y la agregas al proyecto, se desconectará el pago de la factura a clientes. Para evitar cargar dos veces al cliente, sigue estos pasos.

  1. Ve a Configuración ⚙ y, luego, selecciona Plan de cuentas.
  2. Selecciona Historial de la cuenta en la cuenta en la que se depositó el pago.
  3. Selecciona el pago para la factura a clientes y, luego, selecciona Editar.
  4. Selecciona la casilla de verificación de factura a clientes para la que se realiza el pago y, luego, elige Guardar y cerrar.

Paso 5: realizar el seguimiento de los costos de hora de trabajo.

El seguimiento de los costos de mano de obra de tu proyecto es un proceso que consiste en dos partes. Primero, debes calcular la tasa de costo por hora para cada trabajador. Luego, podrás agregar hojas de horas a los proyectos usando las tasas de costo por hora.

Importante: Las entradas de horas históricas creadas antes de introducir un costo de hora de trabajo no se mostrarán en el reporte Costo de horas trabajadas ni en las Actividades horarias dentro del costo en QuickBooks Online.

  1. Selecciona el menú Proyectos.
  2. Selecciona Tasa de costo por hora. Esta acción abre la ventana Tasa de costo por hora.
  3. Selecciona Agregar junto al nombre de un empleado.
  4. Selecciona el icono de la calculadora para que aparezca la calculadora del costo por hora.
  5. Agrega el salario por hora de tu trabajador y los impuestos del empleador (por hora).
  6. También puedes introducir sus costos administrativos.
  7. Cuando termines, selecciona Agregar y, luego, Guardar para agregar su tasa de costo por hora.
  8. Repite estos pasos para cada trabajador.
  9. Selecciona Listo.

Tu proveedor de nómina debe tener reportes que te ayuden a calcular estos costos.

Agregar hojas de horas a proyectos

Ahora que agregaste los costos de hora de trabajo para cada trabajador, es momento de agregar sus horas dedicadas a proyectos. Aprende cuál es la forma más fácil de agregarlas.

Puedes activar la casilla Facturable (/hora) y editar la tasa facturable (el precio que cobras a tus clientes) si planeas facturar a tu cliente horas de proyecto específicas.

Si tienes una hoja de horas facturable:

  1. Selecciona el menú Proyectos y abre el proyecto.
  2. Ve a la pestaña Transacciones.
  3. Busca la hoja de horas en la lista.
  4. En la columna Acción, selecciona Crear factura a clientes.
  5. Completa la factura y envíala a tu cliente.

Ver tus ganancias

Se mostrará un resumen de tus ingresos, costos y ganancias en el encabezado de cada página de proyecto. En la pestaña Información general, verás tus costos de hora de trabajo separados de otros costos de proyecto.

Paso 6: hacer que todo funcione sin inconvenientes.

Ahora sabes cómo realizar el seguimiento de los costos y ganancias de cada proyecto. Esto es lo que debes hacer para asegurarte de que lo que veas sea preciso siempre:

  • Usa las columnas de ingresos y costos en la pestaña Información general como guía. Asegúrate de que el total de la columna correcta aumente al agregar facturas a clientes, gastos y hojas de horas semanales. Puedes ver estos costos en la pestaña Actividad horaria o en el reporte Horas no facturables.
  • La pestaña Actividad horaria desglosa el trabajo de tu equipo por fecha. Además, proporciona el costo total de cada empleado y cada servicio que ofreces.
  • La pestaña Transacción enumera todas las transacciones asignadas a un proyecto. Puedes completar las tareas directamente desde esta pantalla, por ejemplo, convertir un presupuesto en una factura a clientes.
  • Revisa los reportes de horas no facturables todos los meses. Asegúrate de haber asignado correctamente todas las horas de trabajo relacionadas con proyectos. Si faltan horas o se contaron demasiadas, el total de tus ganancias no será exacto.

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